(openPR) PDF/A: Zukünftiges Standardformat für die Langzeitarchivierung
Herzogenaurach 27. November 2008 – Jedes Unternehmen ist aufgrund rechtlicher Vorschriften dazu verpflichtet geschäftsrelevante Dokumente, wie Rechnungen, Verträge, Konstruktionspläne, etc. langfristig aufzubewahren. Die Aufbewahrungsdauer beträgt je nach gesetzlicher Vorgabe zwischen 6 und 99 Jahre. Außerdem müssen die Dokumente in unveränderter Form bzw. originalgetreu aufbewahrt werden. Die Langzeitarchivierung wird durch IT-Systeme abgebildet, welche entsprechende Funktionalitäten mitbringen, um den Prozess optimal zu gestalten. Die COI GmbH, als kompetenter Dokumenten-Management-System-Anbieter, hat das zukünftige Standardformat PDF/A in COI-BusinessFlow implementiert. COI-BusinessFlow schafft mit dem PDF/A-Format eine einfache Reproduzierbarkeit von Dokumenten mit dem zusätzlichen Komfort der inhaltlich identischen Darstellung, unabhängig von Software, Versionen oder Hardware.
Das modulare Dokumenten-Management-System COI-BusinessFlow dient der Unterstützung von dokumentbezogenen Prozessen, wie zum Beispiel der Verwaltung von Kunden- und Lieferantenakten. Darüber hinaus entwickelt das Unternehmen in diesem Umfeld branchenspezifische Standardprodukte. Mit den unterschiedlichen DMS-Funktionalitäten, wie Archivierung, Workflow und Informationshandling, wird eine umfangreiche Basis für das unternehmenseigene Informationsmanagement geschaffen.
Bei der Langzeitarchivierung hat die Entscheidung für ein bestimmtes Format weit reichende Folgen. So können zwar bislang eingesetzte Formate wie „TIFF“ und „JPEG“ eine langfristige Aufbewahrung als graphische Datei gewährleisten, bringen aber auch gleichzeitig einige Einschränkungen mit sich:
Sollen die zu speichernden Dateien (Dokumente) in guter Qualität erzeugt werden, so wird unter Umständen eine größere Speicherkapazität benötigt. Textrecherchen und das Beifügen von Meta-Informationen sind bei diesen beiden Formaten nicht möglich. Mit dem PDF/A-Format können Dokumente in COI-BusinessFlow einfach und schnell reproduziert und in gleicher Form dargestellt werden, unabhängig vom eingesetzten Betriebssystem oder Anzeigeprogramm.
Das PDF/A-Format ist in zwei unterschiedlichen Ausprägungen verfügbar: Das Konformitätslevel PDF/A-1b ist die einfachere Variante, welche die visuelle Reproduzierbarkeit der Inhalte garantiert. Bei der wesentlich umfangreicheren Variante PDF/A-1a werden Meta-Informationen integriert und es besteht auch die Möglichkeit Textrecherchen durchzuführen. Gerade bei großen Datenmengen erweist sich die hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit als sehr nützlich. Der reibungslose Zugriff auf PDF-Dateien unterschiedlichster Herkunft ist ebenfalls gesichert.
