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(openPR) Unternehmen sind per Gesetz dazu verpflichtet, Geschäftskorrespondenz, die per E-Mail abgewickelt wird, zu archivieren. Die Ulmer c-entron software Gmbh hat mit dem „MailFinder“ eine passende Software entwickelt, mit der die elektronischen Nachrichten einfach und vor allem auch gesetzeskonform auf internen oder externen Servern oder in der „Cloud“ abgelegt werden können.
Das Thema E-Mail-Archivierung ist ein heikles Thema. Denn seit dem Jahr 2002 sind Unternehmen verpflichtet, jegliche E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufzubewahren. „Was und wie wird archiviert, wie lassen sich die E-Mails wieder finden und ist der Datenschutz berücksichtigt?“, listet c-entron-Geschäftsführer Andreas Bortoli nur einige der Fragen auf, die die IT-Spezialisten in kleineren und mittleren Unternehmen beschäftigen. Die Vorgaben können nur mit einer E-Mail-Archivierungssoftware erfüllt werden.
Als eines der ersten Unternehmen in Deutschland hat die c-entron software GmbH aus Ulm nun mit dem „MailFinder“ eine passende Software entwickelt, die Administratoren das einfache und gesetzeskonforme Ablegen der elektronischen Nachrichten ermöglicht. „Die Lösung verspricht die – seit dem Jahr 2002 vom Gesetzgeber verlangte - rechtssichere Speicherung aller sensiblen Daten auf externen oder internen Servern oder in der Cloud. Die Datensicherheit ist gewährleistet und Datenverluste sind somit nicht mehr möglich“, erklärt Andreas Bortoli.
„MailFinder“ legt automatisch Kopien aller elektronischen Nachrichten in einem zentralen Archiv ab. Über Jahre hinweg haben die Unternehmen so die Sicherheit und auch die Verfügbarkeit auf relevante Daten. „Die Anwendung integriert sich einfach in das bestehende E-Mail-System und greift auf die Daten des Mail-Servers zu“, betont Bortoli die Vorteile der Software „made in Ulm“, die komplett in der Münsterstadt konzipiert und programmiert wurde. „MailFinder“ ermöglicht unter anderem die schnelle Suche aller ein- und ausgehenden E-Mails, reduziert die IT-Kosten, entlastet den Mail- Server durch Auslagerung, vereinfacht die Datensicherung, verhindert Datenverlust durch versehentliches Löschen und garantiert eine lückenlose Protokollierung und Transparenz mit einem integrierten Auditorenportal. „Mit dieser Software sichern Unternehmen unkompliziert und gesetzeskonform ihre Korrespondenz und senken gleichzeitig ihre IT-Kosten“, fasst Bortoli die Vorzüge von „MailFinder“ zusammen. Details unter www.mailfinder.net
