Aus Schaden klug geworden

(openPR) Steuerberater Paul Gehrmann verlässt sich seit einem Festplattencrash auf OUTBACK als praktikable zuverlässige Lösung zur Datensicherung.


Der Bildschirm bleibt nach dem Starten des Computers schwarz: Nichts geht mehr. Eine Horrorvorstellung für jeden Unternehmer – zur schrecklichen Realität wurde es für Steuerberater Paul Gehrmann (Name aus berufsrechtlichen Gründen geändert). Ein eilig herbei gerufener Systemadministrator analysierte das Problem und stellte fest, dass die Festplatte des Servers einen Headcrash erlitten hatte. Für seine Arbeitszeit zahlte die Kanzlei rund 500 Euro. Doch viel schlimmer traf sie der Datenverlust.

Gehrmann sicherte jahrelang täglich die Daten mit Bändern, die er mit nach Hause nahm und dort sieben Tage lang aufbewahrte. Nach einer Woche wurde das erste Band dann wieder überspielt. „Das war sehr mühsam und aufwändig. Wenn ich nicht da war, fühlte sich keiner zuständig, sodass wir teilweise mehrere Tage nicht sicherten“, erklärt er. Genau in so einer Situation, als die Datensicherung eine Woche im Rückstand war, kam es zur Katastrophe.


Kosten, Ärger und Imageverlust

Allein die Analyse, ob Daten der defekten Festplatte gerettet werden können, kostete die Kanzlei weitere 500 Euro. 80 Prozent des Platteninhalts konnte das beauftragte Spezialunternehmen dann zwar wiederherstellen, was aber mit weiteren etwa 2.000 Euro zu Buche schlug. „All diese Ausgaben waren leider völlig sinnlos, denn die entscheidenden Daten der letzten Woche fehlten“, erinnert sich Gehrmann. Zudem wurden bei einigen Mandanten ganze Buchhaltungsmonate vermisst. Der Kanzlei blieb nichts anderes übrig, als ihre letzte, sieben Tage alte Bandsicherung aufzuspielen und durch Überstunden die verloren gegangene Woche aufzuholen. „Wir haben insgesamt über vier Wochen mit circa 8.000 Euro an zusätzlichen Personalkosten benötigt, um den Schaden zu beheben“, erläutert Gehrmann. Dabei mussten er und seine acht Mitarbeiter Steuertermine verlängern lassen und Mandanten vertrösten, die Auskünfte und Beratungsgespräche wünschten. „Kosten, Ärger, Imageverlust und nicht zuletzt die Strapazierung meiner Nerven – so etwas darf einfach nie wieder passieren“, ist sich Gehrmann sicher.


OUTBACK als zuverlässige Alternative

Bei seiner Suche nach Alternativen stieß er auf OUTBACK Online-Backup – eine Lösung der it-workgroup ag. Das Angebot, Daten einfach und effizient ohne Investitionskosten in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum zu sichern, klang verlockend. „Die Lösung schien mir sofort geeignet. Nur was passiert mit meiner Sicherung, wenn deren Festplatte kaputt geht?“, war die offene Frage, die Gehrmann zögern ließ. Ein kurzes Telefonat mit der kostenlosen OUTBACK-Hotline beseitigte aber schnell seine letzten Zweifel, denn die Antwort lautete: gar nichts! Die OUTBACK Backup-Server mit den Kundendaten sind mehrfach abgesichert. Dank externer RAID-Laufwerke gehen bei einem Festplattendefekt keine Daten verloren, das System bleibt voll betriebsbereit. Zudem wird jeder OUTBACK-Server gespiegelt. Sollte aus irgendeinem Grund ein Server komplett ausfallen, wird sofort und automatisch auf den ,Zwillingsbruder' umgeschaltet. Selbstverständlich werden täglich die Daten aller Server gesichert (Backup der Backup-Daten). Es gibt unterbrechungsfreie Stromversorgung mit Batterie-Pufferung, Notstrom- und automatische Notlöschanlagen sowie Überwachung rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche.


Einfach sicher und allzeit bereit

Gehrmann installierte sofort die kostenlose Software und wählte anschließend die zu sichernden Daten aus. „Das dauerte nur wenige Minuten und funktionierte problemlos, obwohl ich bestimmt kein Computerexperte bin.“ Die Daten werden seitdem nach einem festgelegten Zeitplan automatisch einmal täglich über eine bestehende Internetverbindung zu einem OUTBACK Server in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum gesendet. Dabei werden sie komprimiert, mit 448 Bit verschlüsselt übertragen und auch verschlüsselt abgelegt. Der Kunde ist der einzige, der das geheime Passwort kennt und damit die Daten entschlüsseln kann. Wenn er sehr brisante Informationen speichern möchte, kann Gehrmann die Sicherung auch jederzeit zwischendurch manuell durchführen.
„Ich sichere alle Mandantendaten, ganze Programme, Word- und Excel-Dokumente mit OUTBACK. Dabei sind die Unterlagen teilweise aus dem Jahr 2000, aber da nur geänderte Daten übertragen werden, belastet das die Sicherungszeit nicht“, weiß er. Auch seinen Organizer mit den ganzen Prüfungsterminen, die für ihn überlebenswichtig sind, sichert er mit OUTBACK. Die Daten werden standardmäßig bis zu vier Wochen auf dem OUTBACK Server gespeichert, damit der Anwender problemlos frühere Versionen von Dateien wiederherstellen kann. Wenn ein Mitarbeiter versehentlich eine Datei gelöscht oder überschrieben hat, ist der Fehler in wenigen Minuten korrigiert. Falls ein Laptop, PC, Server oder der Organizer zerstört oder gestohlen wurde, ist der gesamte Datenbestand in kürzester Zeit wieder verfügbar.


Service statt Eigenleistung

Die Backups müssen nicht beaufsichtigt werden und nach Abschluss der Sicherung wird der Rechner bei Bedarf automatisch heruntergefahren. Die Integrität der Daten und die Vollständigkeit der Sicherungssätze wird durch die „Auto Correct Backup“-Funktion gewährleistet. Gehrmann erhält per E-Mail einen Bericht über die Sicherungen, sodass er auf einen Blick sehen kann, ob alles reibungslos verlief. Zudem wird er informiert, wenn Sicherungen ausgeblieben oder unvollständig sind. „Ehrlich gesagt, verlasse ich mich aber vollkommen auf OUTBACK und kann jetzt auch beruhigt mal in den Urlaub fahren. Das Thema Datensicherung hat sich für mich dank OUTBACK komplett erledigt, denn ich muss mich um nichts mehr kümmern“, freut sich Gehrmann. Das lästige Ein- und Auslagern der Bänder zum Schutz vor Brand oder Diebstahl entfällt völlig. Zudem ist die neue Lösung flexibel an steigende Datenmengen angepasst. „Ohne Investitionskosten und mit geringstem personellem Aufwand sind unsere Daten nun abgeschirmt vor Katastrophen. Wichtig ist für uns eine praktikable Lösung, die die größtmögliche Sicherheit mit den wenigsten Kopfschmerzen bietet. Und die haben wir nun mit OUTBACK gefunden!“, fasst Gehrmann zusammen.


Über die it-workgroup AG

Die it-workgroup AG wurde im März 2005 gegründet und hat ihren Sitz in Rohrdorf bei Rosenheim. Das Unternehmen besteht derzeit aus einem Team von rund zehn Spezialisten verschiedener Fachgebiete – überwiegend IT-Experten. Die it-workgroup ag entwickelt Lösungen, die ihren Kunden den komplexen Umgang mit der Informationstechnologie vereinfachen und dadurch den Arbeitsalltag erleichtern. Als ein entscheidendes Kernproblem bei der Analyse auf Kundenseite hat die it-workgroup das Datensicherungskonzept identifiziert. Daher zielt ihr erstes marktreifes Produkt OUTBACK genau auf diese Schwachstelle.

Weitere Informationen und Bildmaterial gibt es unter http://www.it-workgroup.com. Bitte schicken Sie nach Veröffentlichung ein Belegexemplar (per Post, Fax, E-Mail oder einen Link).


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