(openPR) Elektronische Archivierung im Fokus: HS - Hamburger Software (HS) stellt auf der IT & Business in Stuttgart (20. bis 22. September 2011) eine neue Lösung zur digitalen Ablage und Aufbewahrung kaufmännischer Dokumente vor. Außerdem präsentiert der Hersteller erschwingliche Software-Alternativen für die Produktionsplanung und -steuerung (PPS).
Durch elektronische Archivierung Kosten senken
Die Papierflut in Unternehmen steigt – trotz Digitalisierung. ERP-Hersteller HS hält dagegen – mit Digitalisierung: Auf der IT & Business 2011 präsentieren die Hanseaten ihre elektronische Archivlösung. Mit Hilfe der Software archivieren Firmen Dokumente, die mit den Finanzbuchhaltungsprogrammen von HS erstellt wurden, wie zum Beispiel Kontoblätter, Journale oder Berichte, automatisch und strukturiert in digitaler Form.
Darüber hinaus stellt HS in Stuttgart erstmals die neue Archivlösung für seine Warenwirtschaftssoftware HS Auftragsbearbeitung vor. Diese ermöglicht es, mit der HS Auftragsbearbeitung erzeugte Verkaufs- und Einkaufsbelege beim Druckvorgang, e-mail-Versand oder Belegexport elektronisch zu archivieren. Die Daten werden automatisch verschlagwortet und im mitgelieferten Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt. Auch Mitarbeiter aus anderen Unternehmensbereichen, beispielsweise aus der Buchhaltung oder dem Service, können damit ohne langes Suchen archivierte Belege einsehen und die jeweilige Vorgangshistorie nachvollziehen.
Gegenüber einem papiergebundenen Archiv punktet die elektronische Lösung mit deutlich niedrigeren Personal- und Sachkosten: Aufwändige Ablage- und Suchvorgänge entfallen. Zudem sinkt der Bedarf an Aufbewahrungsfläche, Druckermaterialien und Papier. Weitere Vorzüge sind das flexible Rechtemanagement und der leichter umsetzbare Schutz vor Schäden, etwa durch Feuer oder Wasser.
Der Hersteller bietet die Archivlösung als modulare Erweiterung seiner Programme HS Finanzwesen, HS Finanzbuchhaltung und HS Auftragsbearbeitung an.
HS Digitale Personalakte: effizientere Workflows im Personalbereich
Der Trend zur Digitalisierung setzt sich zunehmend auch im personalwirtschaftlichen Bereich durch. ”Mit unserer Digitalen Personalakte befreien sich Personaler von Zeit- und Kostenfressern im Büroalltag. Allein bei der Recherche lassen sich bis zu 80 Prozent der Arbeitszeit einsparen”, sagt Produktmanager Kai Eickhof. Das Programm archiviert automatisch alle mitarbeiter- und firmenbezogenen Drucke aus der Lohnsoftware. Von ihren Arbeitsplätzen aus können Personalentscheider und -referenten anschließend darauf zugreifen.
Neben optimierten Workflows und geringeren Kosten für die Aktenaufbewahrung profitiert das Unternehmen von stärkerem Datenschutz und größerer Transparenz. “Zum einen sind alle Daten in einem System gespeichert, zum anderen wird an zentraler Stelle differenziert festgelegt, welcher Mitarbeiter welche Zugriffsrechte hat”, so Eickhof.
Die Lösung ist als Erweiterung zur Lohnsoftware HS Personalwesen erhältlich.
Alternativen zur teuren PPS-Lösung
”Viele PPS-Systeme sind für kleine bis mittelgroße Betriebe zu teuer, zu aufwändig in der Installation und überdimensioniert”, sagt Produktmanagerin Andrea Haudel. HS verfolge daher einen anderen Lösungsansatz: Im Team mit regionalen Geschäftspartnern bietet das Softwarehaus auf Basis seiner Warenwirtschaftslösung HS Auftragsbearbeitung ein Modul an, das standardmäßig die für diese Betriebe notwendigen PPS-Funktionen enthält. Hierzu zählen die Produktionsplanung, Materialbedarfsplanung, Beschaffungsoptimierung, Lagerverwaltung, Vor- und Nachkalkulation sowie die Maschinen- und Betriebsdatenerfassung. Bei Bedarf können Funktionen individuell ergänzt werden. Haudel: ”Die Kunden erhalten ein System, das sich schrittweise einführen lässt, leicht bedienbar und günstiger als ein ‚großes‘ PPS ist."
Am Messestand von HS haben Besucher die Möglichkeit, mit einem Experten den Nutzen des Moduls unter den Bedingungen des eigenen Betriebs zu erörtern und sich Praxisbeispiele zeigen zu lassen.
HS stellt auf der IT & Business 2011 in Halle 5, Stand 5C14 aus.
