(openPR) Multinational tätige Unternehmen mit Niederlassungen in europäischen Ländern stehen vor der Herausforderung der elektronischen Rechnungsverarbeitung. B2Bnet, die Business-to-Business-Plattform von Compudata, bietet diesen umfangreichen Gesamtprozess des Crossboarder-Billing durch die Praxis namhafter Unternehmen.
Basiert die Rechnungsverarbeitung auf Originalbelegen aus Papier, stellt sich das Problem der zu archivierenden Papierflut über einen Zeitraum von 10 Jahren. Sollen statt der Papierbelege Rechnungen in elektronischen Archiven langzeit gespeichert werden, sind diese Rechnungen digital zu signieren. Dieser Prozess muss rechtssicher im Sinne einer Buchprüfung oder MWST-Revision sein und somit den landesspezifischen, gesetzlichen Anforderungen genügen. Dies ist im Großen und Ganzen die Umschreibung der sich stellenden Ausgangssituation. Entscheidet sich ein Konzern für die elektronische Rechungsverarbeitung innerhalb seiner einzelnen Firmen im selben Land, so kann er diesen Prozess über das so genannte Intercompany-Billing von Compudata abwickeln. Als Erweiterung dazu bietet Compudata für multinational tätige Unternehmen, die über Landesgrenzen hinaus Rechnungen austauschen, das Crossboarder-Billing.
Durch den Tatbestand der Landesgrenzenüberschreitung wird der Gesamtprozess komplexer, da die vielen unterschiedlichen, nationalen Verordnungen und Gesetze beachtet werden müssen, um Rechnungen gesetzeskonform zu verarbeiten. Hier gelten, je nach Land, sehr restriktive Vorschriften.
Beispielsweise müssen in Frankreich die Rechnungen entweder in Frankreich selbst oder in Deutschland langzeit archiviert sein. In Slowenien bestehen diesbezüglich keinerlei gesetzliche Vorschriften und in Polen muss mit einem Zertifikat einer in Polen akkreditierten Zertifizierungsstelle signiert werden. Die technische Umsetzung einer europaweit einsetzbaren, in den jeweiligen Ländern jeweils gesetzeskonformen Lösung, benötigt umfangreiche infrastrukturelle und personelle Mittel. Die realisierte Lösung muss jedoch auch in den einzelnen zum Einsatz kommenden Ländern von den Steuerbehörden beurteilt werden, will das Unternehmen zukünftige Rechtssicherheit bei Steuer- und Buchführungsüberprüfungen sicher stellen.
Alternativ zur Realisierung einer eigenen, kosten- und zeitintensiven Lösung, steht die Nutzung bereits bestehender und erfolgreich eingesetzter Lösungen von B2Bnet zur Verfügung:
Seit 2007 ist der B2Bnet-Service „Crossboarder-Billing“ das länderübergreifende elektronische Fakturieren, in produktivem Einsatz. Dieser Provider verarbeitete im Jahre 2007 über 1.2 Mio Crossboarder Rechnungen, sowohl auf Seite Rechnungssteller wie auch Rechnungsempfänger. Der technische Ablauf des Gesamtprozesses basierte dabei auf dem E-Invoicing für Rechnungssteller bzw. Rechnungsempfänger. B2Bnet unterstützt das fortgeschrittene Signaturverfahren der Schweiz (EIDI-V) und das qualifizierte deutsche Signaturverfahren (SigG) mit zusätzlichen qualifizierten Zeitstempeln, so genanntem “Trusted Timestamp”.
Trusted Timestamp garantiert die absolute Sicherheit bezüglich Erstellung oder Änderung eines Dokumentes. Nach einer solche Zertifizierung ist es nicht einmal dem Eigentümer des Dokumentes gestattet bzw. möglich, irgendeine Änderung vorzunehmen; es wurde sozusagen „zeitlich versiegelt“.
Die Kunden der Crossboarder Lösung nutzen das elektronische Online-Archiv von B2Bnet, d.h. alle elektronischen Dateien und alle gescannten Papierbelege werden im B2Bnet Rechenzentrum archiviert. Der Einsatz eines elektronischen Dokumenten Managements sichert einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil, denn damit ist die Möglichkeit eines permanenten Zugriffs auf das jeweilige Archiv via Web-Browser zur Kontrolle und Nachforschung gegeben.
B2Bnet verarbeitet Rechnungen für die Schweiz, Spanien, Frankreich, Belgien, Niederlande, Großbritannien, Deutschland, Dänemark, Schweden, Norwegen, Polen, Tschechien, Ungarn, Slowakei, Österreich, Slowenien, Griechenland und Italien. In allen genannten Ländern werden den nationalen Verordnungen und Gesetzen Folge geleistet.
