RELion hat das Rennen gemacht

(openPR) Bauverein Rüstringen eG arbeitet seit 01.01.2009 mit RELion

“Nach einem umfangreichen Auswahlprozess landete RELion klar auf dem Siegerpodest. Mit Microsoft im Rücken ist die mse ein starker Partner und passt optimal in unser EDV-Portfolio“, Reiner Stiller, IT-Systembeauftragter des Bauvereins Rüstringen eG aus Wilhelmshaven.

Der 1903 von Werftarbeitern in der Gemeinde Heppens, dem heutigen Wilhelmshaven, gegründete Bauverein Rüstringen eG ist eine Wohnungsbaugenossenschaft, der rund 6000 Mitglieder angehören. Der BVR ist ein modernes, kundenorientiertes Dienstleitungsunternehmen mit einem starken sozialen Engagement. Die Genossenschaft zählt zurzeit 3000 Einheiten zu ihrem Bestand und hat sich vorrangig der Förderung ihrer Mitglieder durch eine gute, sichere und sozial verantwortbare Wohnungsversorgung verschrieben.

Der Bauverein arbeitet seit dem 01.01.2009 mit RELion, der Branchenlösung der mse. „Die moderne und zukunftsorientierte Software besitzt eine auf dem Markt unvergleichliche Bandbreite für Auswertungsmöglichkeiten und erlaubt es, uns auf das Kerngeschäft, nämlich die Betreuung unserer Mieter und Wohnungen, zu konzentrieren“, berichtet Frank Menzel, Vorstandsvorsitzender.

Umfangreiches Auswahlverfahren

Der Bauverein Rüstringen eG setzt bereits seit langer Zeit auf die Produkte von Microsoft. So lag es nahe, dass sich die Genossenschaft, nach einer Microsoft-basierten Lösung für die Immobilienwirtschaft erkundigte. Microsoft empfahl dem Unternehmen die zertifizierte Branchenlösung RELion auf Basis von Dynamics NAV. Anfang 2006 folgte Herr Stiller der Einladung der mse zu einer Informationsveranstaltung nach Berlin. Er blickt heute noch begeistert zurück: „Ich war ziemlich beeindruckt nach den Vorträgen und von der ersten Sekunde an überzeugt von RELion.“ Aber das war erst der Beginn eines intensiven und aufwendigen Auswahlverfahrens. Nach gründlichen Recherchen auf dem Softwaremarkt initiierte Herr Stiller einen umfangreichen Findungsprozess. Fünf in Frage kommende Unternehmen, nämlich die ESS AG, Aareon AG, GAP GmbH, Techem IT und mse, wurden zu einer eintägigen Präsentation eingeladen. Von Seiten der Wohnungsgenossenschaft gehörten zur „Elefantenrunde“ der Vorstand, der Prokurist sowie die Teamleiter der IT, Buchhaltung, Technik und Kundenbetreuung. Nach der Erstpräsentation mussten die verbliebenen drei Firmen in der 2. Phase einen vom Bauverein Rüstringen eG erstellten Präsentationsfahrplan über die Arbeitsabläufe (Interessent, Aufnahme, Mitglied, Wohnungsvermietung, Einzug, Instandhaltung, Zahlungsverkehr etc.) absolvieren. Jedes Unternehmen stellte in zweitätigen Workshops die Prozesse in ihrer Lösung vor. In die nächste Runde schafften es sowohl eine SAP- als auch eine Microsoft-basierte Lösung. Die bei den Präsentationen anwesenden Mitarbeiter – je zwei jeder Abteilung – erhielten die Aufgabe, die beiden verbliebenen Systeme anhand eines umfangreichen Fragebogens zu beurteilen. Nach der Auswertung stand RELion mit weitem Vorsprung auf dem Siegerpodest. „Mir war das von Anfang an sonnenklar! Der aufwendige Findungsprozess überzeugte auch den Vorstand und die Mitarbeiter voll von RELion“, erklärt Reiner Stiller.

Reibungsloser Projektverlauf

Die Ansprüche der Wohnungsgenossenschaft aus Wilhelmshaven waren auch bei den Verhandlungen hoch sowie die Anforderungen umfangreich. „Wir fühlten uns sehr wohl in der Verhandlungsphase. Mit der mse haben wir einen selbstbewussten Partner gefunden, der gerne bereit und in der Lage ist, spezielle Kundenwünsche zu realisieren.

Der Startschuss für das Projekt fiel am 01.01.2008 und begann mit der Datenmigration aus GES. Anfängliche Bedenken über den reibungslosen Ablauf und die 1:1 Übertragung der Daten waren nahezu unbegründet. Die Teamleiter der Wohnungsgenossenschaft sowie der Projektleiter der mse, Uwe Ulmer, standen in ständigem Kontakt, nutzten regelmäßige Treffen und das mse Projekt-Portal zum Austausch über den Umstellungsstatus. „Die sehr intensive und korrekte Kooperation hat Beispielcharakter. Probleme, die im Vorfeld nicht vorhersehbar waren, wurden umgehend angepackt und rasch bewältigt“, berichtet Herr Stiller.

Zwei Monate vor Echtstart Anfang 2009 wurden Mitarbeiter aus allen Abteilungen intensiv geschult. Während der Schulungsphase war bereits zu erkennen, dass Anregungen, Wünsche und Bemerkungen des Bauvereins in der Projektphase im neuen Release RELion 5 realisiert wurden. Herr Stiller ist voll des Lobes: „Die neue Version beinhaltete einige Bearbeitungs-Assistenten, die wir für unsere alltäglichen Aufgaben benötigten, und einige neue Felder, die Routinetätigkeiten beschleunigten.“

Effiziente Mitgliederverwaltung

Als Genossenschaft nutzt der Bauverein das RELion Modul Mitgliederverwaltung. Dieses ist unmittelbar mit der Vertragsverwaltungs- und Finanzbuchhaltung sowie allen anderen Funktionsbereichen vernetzt. Die Mitgliederverwaltung verfügt über einen umfangreichen Bestand an Reports und Übersichten. Als Dreh- und Angelpunkt dient die Mitgliedsmaske in RELion. In ihr werden alle Informationen zum Mitglied gespeichert (z.B. Eintritt/Austritt, Kontaktdaten, Anteilsverwaltung, Bankverbindung, Erben, Statistikwerte über Geschäftsguthaben, Verbindlichkeiten, Wohnungsbauprämien und VWL, Ertragssteuerbefreiungen sowie evtl. Ratenzahlungsvereinbarungen für Geschäftsanteile). Diese Angaben sind von jedem Mitarbeiter zu jeder Zeit einsehbar, wodurch die Servicequalität erheblich verbessert wurde. Benachrichtigungen und Schriftstücke an Mitglieder können zudem individuell angepasst werden. „Die Integration in die Microsoft Office – Welt ist sehr angenehm und bietet uns eine unglaublich hohe Arbeitserleichterung“, bestätigt Herr Stiller.
Die Investition hat sich nach zwei Jahren als gerechtfertigt erwiesen und die 22 Mitarbeiter des Bauvereins Rüstringen eG blicken positiv in die Zukunft. Die Einführung der neuen Software führte dazu, dass die alltägliche Arbeit besser, sorgfältiger und effizienter erledigt werden kann. Der Fokus auf das Kerngeschäft wurde intensiviert und der Mehrwert, an die Mitglieder weitergegeben. Resultate sind wachsende Mitgliederzahlen und optimal instandgehaltene Wohnungsbestände.

Pressemitteilung zum Download:
http://www.mse-gruppe.de/branchenloesungen/immobilienwirtschaft/relion-referenzen/bauverein-ruestringen-relion/