(openPR) Mancher Manager „steht mit einem Bein im Knast“ und weiß gar nichts davon.
Im Gegensatz zu kaufmännischen Fehlentscheidungen die für Manager in der Regel juristisch folgenlos bleiben, ist die Nichteinhaltung des gesetzlichen Rahmenwerks hier mit einer Strafandrohung von bis zu zwei Jahren Haft bewehrt.
Das Bundesdatenschutzgesetz, das Telekommunikationsgesetz, das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich und ganz wichtig die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Selbst ausländisches Recht muß befolgt werden wenn z.B. die Gesellschaft in den USA börsennotiert ist. Beispielhaft sei der Sarbanes-Oaxlex Act genannt, der nach dem Enron-Skandal in den USA implementiert wurde und als strengste Vorschrift weltweit gilt. Weiterhin gibt es eine Fülle branchenspezifischer Regularien.
Revisionsicherheit als Prozess
Im Prinzip muß Revisionssicherheit als Prozess verstanden werden. Eine der wichtigsten konkreten Aufgaben ist die komplette Dokumentation sämtlicher Prozesse und der gesamten Kommunikation. Eine Konzentration auf die als wesentlich erachteten Dinge scheidet dabei aus, da sonst stets die Frage im Raum steht ob nicht etwas übersehen oder falsch eingeordnet wurde.
Jederzeit muß die Frage nach einem Kommunikationsverlauf konkret beantwortet werden können.
Um dieses Ziel zu erreichen müssen Hardware, Software, IT-Infrastruktur und Web-Services angepasst werden. Definition von Rollen, Rechteverwaltung und Prozesse stehen dabei auf dem Prüfstand.
Das Dokumenten- und Output Management, eMail-Archivierung und die Prozessdokumentation sind besonders betroffen, insbesondere im Transaktionsbereich.
Nachdem in den letzten Jahren, fast schon Jahrzehnten das Druck-und Kuvertierzentrum immer öfter auf dem Prüfstand war, bildet sich jetzt der Gegen-oder Antitrend. Im gleichen Maße indem die Dokumenten-und Prozessdokumentation an Bedeutung gewinnt wird auch die Leistung des Druck-und Kuvertierzentrums wieder stärker unternehmens-und erfolgskritisch.
Eine wichtige technische Voraussetzung für eine revisionsichere Verarbeitung von Daten ist zunächst einmal, daß Daten unverändert bleiben wo immer das möglich ist. Die vielerorts übliche Datenkonvertierung ohne inhaltliche Notwendigkeit ist ungeeignet für revisionssichere Prozesse. Konvertierung verändert Daten – und das nicht zum Besseren!
Die mannigfaltigen Probleme der Datenkonvertierung führen dazu, daß namhafte Spezialisten wie zum Beispiel der President des AFP-Konsortiums oder Geschäftsführer eines Konverterherstellers eher davon abraten („Jede Konvertierung ist eine zuviel“).
Nötig ist die Konvertierung nur in Ausnahmefällen. Gute Anbieter beherrschen die Datenanalyse von Druckdatenströmen und arbeiten nativ mit diesen. Die Daten bleiben unverändert und werden lediglich um die für den weiteren Produktionsprozess erforderlichen Elemente (z.B. Kuvertiersteuerzeichen, DV-Freimachung) angereichert.
Eine solche Lösung ist die Software-Suite von ICOM Software Research: Dokustream und ProductionControl.
Die ICOM Lösungen sind extrem modular und stellen die passgenaue Umsetzung der Kundenanforderung sicher. Der Funktionsumfang ist im Markt beispiellos.
Beispielweise:
Erstellung von Soll-Listen für automatische Reprints, Load-Balancing zur Vereinzelung von Dateien bzw. zur Verteilung auf verschiedene Drucker
Aufteilbarkeit der Datenströme über split & merge in beliebige Tranchen
Zugang zu externen Datenbanken über definierte Routinen
Bündelungen von Sendungen an den gleichen Empfänger oder anderen Kriterien (Maklerversand) mit Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, evtl. auch mit Zwischenkuvertierung
Möglichkeiten der festen und dynamischen Beilagensteuerung
Bernd Bronstert, www.ICOMSoftware.de
