(openPR) Der E-Postbrief, De-Mail, Internet-Portale, e-billing, lauter Schlagworte, die uns heute um die Ohren geschlagen werden, aber was bedeutet das wirklich für die Poststelle?
Sicher ist jedenfalls, daß viele Unternehmen, ja teilweise ganze Branchen versuchen, Ihren Output auf Papier einzuschränken und das merkt auch die Poststelle.
Erstaunlicherweise geht der Verbrauch von Büropapieren aber keineswegs zurück, vielmehr berichten die Papierhersteller von steigenden Absatz-Zahlen.
Aber wie wir wissen gibt es zu jedem Trend auch einen Antitrend! Und der führt über eine höhere Regulationsdichte auch wieder zu einem höheren Verbrauch.
Die Energieversorger gehören z.B. zu denjenigen Branchen, die sich besonders um e-billing Lösungen bemühen. Gleichzeitig hat aber jetzt jeder Kunde das Recht, auf Verlangen auch eine monatliche Abrechnung zu bekommen. Das allein führt bei den Kunden die das wünschen zu einem vielfachen Druck-und Versandvolumen. Wohin also geht der Weg?
Es steht wohl außer Frage, daß die Branche langfristig mit einem zurückgehenden Versandvolumen leben muß. Aber aus verschiedenen Gründen wird dennoch der Briefversand dauerhaft eine Zukunft haben.
Viele Branchen lehnen den Versand von bestimmten Dokumente auf dem elektronischen Weg prinzipiell ab. Gründe dafür sind z.B. Sicherheitsaspekte. Von De-Mail ist noch zu wenig bekannt, aber der E-Postbrief hält laut den eigenen AGB's die versprochene Sicherheit nicht ein. Laut AGB der Post ist das Briefgeheimnis beim E-Postbrief nicht gegeben. Man widerspricht hier der eigenen, werblichen Aussage. Dazu kommen vielfältige technische Unsicherheitsfaktoren.
Weitere Gründe für die Verweigerung des elektronischen Versand sind z.B. durch die Art der Dokumente gegeben. So gibt es bisher noch kein Versicherungsunternehmen das auf den Papierversand von Policen verzichtet. Ebenso müssen im Finanzbereich eine Vielzahl von Dokumenten im Original verschickt werden, beispielsweise KfZ-Scheine von Leasing-Firmen.
Generell gilt natürlich: Überall wo die Schriftform-Erfordernis gilt, ist nach wie vor der Brief angesagt.
Die Anforderungen der Revisionssicherheit und Compliance-Richtlinien legen ebenfalls den Brief-Versand nahe. Bisher ist völlig ungeklärt – höchstrichterliche Urteile stehen noch aus- wieviele und welche digitalen Dokumente z.B. die Finanzbehörden zu akzeptieren gewillt sind. Endgültige Sicherheit wird es hier erst geben wenn die ersten Fälle auftreten, daß digitale Dokumente vorgelegt werden müssen aber nicht mehr lesbar sind. Mit dem Papierdokument, verbunden mit einer revisionssicheren Verarbeitung und Produktion der Daten wie sie z.B. die Software ICOM ProductionControl und ICOM Dokustream gewährleistet, ist man - unabhängig von den Launen der Rechtsprechung - auf der sicheren Seite.
Für die Poststellen (soweit wir von Ausgangspostbearbeitung reden) wird es in Zukunft darauf ankommen nicht mehr nur der empfangende Dienstleister am Ende einer Prozesskette zu sein. Vielmehr muß die Poststelle über andere Möglichkeiten eine verantwortliche Rolle bei Querschnittsprozessen des eigenen Unternehmens übernehmen. Dazu gibt es verschiedene Ansatzpunkte. Zum einen geht es darum Verbündete zu suchen. Diese kann man z.B. im Druck-und Kuvertierzentrum finden, sofern die Poststelle diese Aufgaben nicht selbst übernimmt. Dort ist man in einer ähnlichen Situation. Ein möglicher Verbündeter kann aber auch das Controlling sein!
In vielen Unternehmen, wahrscheinlich in den meisten werden die Kosten für Druck und Versand nicht auf die verursachenden Kostenstellen gebucht sondern gehen in die Gemeinkosten ein. Es gibt heute aber Softwarelösungen von ICOM, die in der Lage sind, alle Kosten von Porti, Druck und Kuvertierung auf Artikelnummern und Kostenstellen zu buchen und so Gemeinkostenblöcke in diesem Bereich praktisch aufzulösen. Bei Portokosten, die in größeren Einheiten leicht mehrere Millionen p.a. betragen können, sicher keine Kleinigkeit.
Darüber hinaus bietet es sich an, z.B. auch die Tagespost zentralen Prozessen wie der Portooptimierung zuzuführen und hier beträchtliche Einsparungen zu erzielen. Mit ICOM DirectPrint werden frei unter Windows erstellte Dokumente direkt beim Sachbearbeiter abgeholt. Dabei hat der Sachbearbeiter das Gefühl ganz normal zu drucken, sein Druckauftrag landet aber auf einem Server der z.B. von der Poststelle abgefragt wird um die gesammelten Briefe aller Sachbearbeiter in einem Job zentral zu verarbeiten.
Wirklich wichtig ist in diesem Zusammenhang die lückenlose Sendungsnachverfolgung sowie die revisionsichere Verarbeitung und Abrufbarkeit solcher Informationen. Mit dem elektronischen Postausgangsbuch und der Datenbank- gestützten Produktion ist ICOM wiederum der ideale Partner.
Die Zukunft der Poststelle liegt in der Funktion als Kommunikationsbroker des Unternehmens. Sie empfängt, verteilt, versendet, speichert und reproduziert die wichtige Kommunikation des Unternehmens. Über die genannten Instrumente läßt sich auch der Versand von e-mails/ de-mail/ e-post Brief mit einbeziehen, so daß diese Entwicklungen nicht nur als Bedrohung sondern auch als Chance gesehen werden können! Die Poststelle hat das Potential lebenswichtiger Prozessknotenpunkt des Unternehmens zu sein, aber sie darf nicht abwarten sondern muß ihre Zukunft selbst gestalten. ICOM unterstützt dabei mit passgenauen und modularen Lösungen für die Dokumenten-Logistik. Der ganzheitliche Ansatz von ICOM hat sich in der Praxis unzähliger Poststellen bestens bewährt. Bernd Bronstert
www.icomsoftware.de
