(openPR) Allgeier IT Solutions veranstaltet in Bremen ein Business Breakfast mit einer Vortragsreihe über den Einsatz Dokumenten Management Systeme (DMS) in Unternehmen.
Das Business Breakfast Anfang Mai bietet die passende Gelegenheit, einen komprimierten Überblick über wichtige Aspekte eines Dokumenten Management Systems zu gewinnen und zu vertiefen. Nach einem stärkenden Frühstück in angenehmer Atmosphäre startet die Veranstaltung mit einleitenden Vorteilen über die digitale Archivierung anfallender Dokumente in Unternehmen und deren rechtlichen Anforderungen an das einzusetzende Dokumenten Management System.
Unter dem Motto „aus der Praxis für die Praxis“ zeigt die Allgeier IT Solutions im zweiten Themenblock Ausschnitte aus dem Portfolio des Dokumenten Management Systems scanview®. Neben der digitalen Kundenakte, die alle Belege, E-Mails sowie andere Dateiformate wie Fotos etc. einem Kunden zuordnet und archiviert, wird auch das neue Vertragsmanagement vorgestellt. Das scanview-Vertragsmanagement strukturiert sämtliche vertragsrelevanten Daten, setzt diese in Beziehung und regelt mit dem umfassenden Fristen- und Kontroll-Werkzeug die Einhaltung aller Termine, Freigaben und Erinnerungen. Ähnlich wie das Vertragsmanagement arbeitet die digitale scanview-Spesenabrechnung mit regelbasierten Freigabeprozessen. Belege, Formulare oder Quittungen durchlaufen vordefinierte und automatisierte Workflows beispielsweise zur sachlichen und inhaltlichen Freigabe. Als viertes Szenario wird das Personalmodul präsentiert. Relevante Dokumente wie Lebenslauf, Arbeitsvertrag, Schulungsnachweis etc. sind in einer übersichtlichen Mappenstruktur abgelegt, sie sind index- und volltextbasiert recherchier- und auffindbar.
Der dritte Themenblock beim Business Breakfast behandelt die Verarbeitung von Dokumenten im elektronischen Rechnungsworkflow und mögliche Kosteneinsparungen. Neben dem Rechnungseingang via E-Mail, XML oder EDIfact gelangen Rechnungen in Papierform ins Unternehmen. Der Medienbruch zwischen den Papierbelegen und der Weiterverarbeitung in der Kreditorenbuchhaltung im ERP-System wie beispielsweise SAP verhindert oft einen nachhaltigen Optimierungsprozess. scanview vereint beim Rechnungseingang die verschiedenen Dokumenttypen und organisiert die elektronische Weiterverarbeitung. Das digitale Dokument durchläuft einen regelbasierten Workflow inklusiver definierter Freigabe- und Inhouse-Prozesse und wird letztendlich vollautomatisiert oder manuell in der Finanzbuchhaltung verbucht.
Im vierten Themenblock werden allgemeine Fragen zum Thema Dokumenten Management behandelt. Neben Fragen wie „Was für ein System benötigt mein Unternehmen?“ werden Ansätze zur Projekteinführung, beispielsweise was man bei der Auswahl von Dokumenten Management Systemen beachten sollte, geklärt.
Das Business Breakfast der Allgeier IT Solutions rund um das Thema „praxisnahes Dokumenten Management System“ findet am 03. Mai 2011 in Bremen statt. Weitere Termine für ein Business Breakfast sind am 05. Mai 2011 in Köln und am 26. Mai 2011 in Frankfurt. Bei Teilnahme wird um eine Anmeldung unter
gebeten.
