(openPR) Sie ist das wichtigste Dokument für jedes Unternehmen: die Rechnung. Sie ist das zentrale Dokument des Cashflow. Aber noch immer tauschen 90% aller Firmen ihre Rechnungen in Papierform aus. Das führt zu teuren und oft fehlerhaften, manuellen Abläufen ohne die nötige Transparenz für das Management. Mit Invoicetrack™ hat die „Zettelwirtschaft“ ein Ende, denn die web-basierte Komplettlösung ermöglicht das Empfangen, Bearbeiten und Buchen von Lieferanten-rechnungen nahezu papierlos und vollautomatisch.Mit zunehmendem Wettbewerb und steigendem Druck zur Kostensenkung rückt ein, seit langem, bekanntes Problem wieder in den Mittelpunkt: Papier als ‚kleinster gemeinsamer Nenner‘ beim Austausch von Rechnungen führt zu enormen Kosten, inhaltlichen Fehlern sowie mangelnder Transparenz. „Es gibt bereits eine Vielzahl an technischen Verfahren, die die Bearbeitung von Rechnungen auf elektronischem Weg ermöglichen. Wir erkannten aber, dass diese Lösungen für die Mehrzahl der Firmen in der Praxis zu kompliziert, zu teuer oder mit der vorhandenen Buchhaltungssoftware nicht kompatibel sind. Daher setzen wir bei der Übermittlung und automatischen Verarbeitung von Rechnungen auf den weltweiten PDF-Standard“, erklärt Markus Hübl, Geschäftsführer der Springtime GmbH und Anbieter des Automatisierungsdienstes Invoicetrack™.
Invoicetrack™ automatisiert PDF-Rechnungena PDF-Rechnungen sind nicht neu, aber viele Verantwortliche glauben, dass PDF-Rechnungen vom Empfänger ausgedruckt bzw. mühsam manuell erfasst und verbucht werden müssen. Werden PDF-Rechnungen aber über invoicetrack.com empfangen, so stehen alle benötigten Rechnungsdaten bereits automatisch strukturiert für die maschinelle Weiterverarbeitung, den Freigabe-Workflow und die dazugehörige Verbuchung zur Verfügung. Mit Invoicetrack™ wird „PDF“ zum idealen Medium für strukturierte Datenanlieferung mit perfekter Automatisierung beim Rechnungsempfänger und größtmöglicher Akzeptanz beim Versender. Invoicetrack™ und die digitale Signatur
Das PDF-Format erlaubt es Lieferanten ihr eigenes Rechnungssystem weiter zu verwenden, wobei die Dokumente nicht ausgedruckt sondern als PDF erstellt und mit eMail oder Web versendet werden. Wo elektronische Rechnungen per Gesetz digital „signiert“ werden müssen, bietet Invoicetrack™ einen einfach zu benutzenden, kostenfreien Signaturdienst an.
Invoicetrack™ reduziert Papiervolumen signifikant – nur ein Rest bleibt
Invoicetrack™ führt zu einer Reduktion des papierbasierenden Rechnungseingangs um 40-50% im ersten Jahr nach Einführung. Für die restliche Verarbeitung gibt es ein integriertes Scan-Tool zur einfachen Digitalisierung, inklusive automatischer Datenerfassung. Damit werden Papierrechnungen nach dem Scannen automatisch zu kodierten, mit buchungsrelevanten Daten angereicherten PDF-Dokumenten, die genauso automatisiert und digital weiterverarbeitet werden, wie die elektronisch eingegangenen Unterlagen. On-Demand: Web-Software plus Web-Service
Invoicetrack™ ist somit eine Full-Service-Lösung zur Automatisierung des gesamten Rechnungseingangs und wird bereits in über 20 Ländern in Europa und Nordamerika von großen und mittleren Organisationen eingesetzt. Der Service enthält eine benutzerfreundliche, web-basierte Automatisierungsanwendung mit Dokumenten-Eingang, Kontierung, Abgleich mit Bestellungen und Wareneingang, dem Freigabeworkflow sowie einer Buchungsschnittstelle zu diversen ERP Systemen.
Invoicetrack™ erfordert KEINE Investitionen Invoicetrack™ ermöglicht Kosteneinsparungen von über 50% bei einer gleichzeitigen Verkürzung der Rechnungs¬laufzeit von 14 auf drei Tage. Als Web-Service fallen für Invoicetrack™ außer den Transaktionskosten je gebuchter Rechnung keine Investitionen für Hardware oder Software an. Darüber hinaus entfallen die Kosten für Wartung und Infrastruktur für Netzwerk, Sicherheit und Backup. Die Implementie¬rung und Integration von Invoicetrack in ein Unternehmen z.B. mit einem SAP-Finanzsystem dauert nur rund 6-8 Wochen.
Weitere Informationen über Springtime finden Sie unter www.invoicetrack.com
