(openPR) agorum® integriert sein Open Source DMS agorum® core in Microsoft Outlook und bringt damit das Dokumentenmanagement direkt in die Standard-Arbeitsoberfläche vieler Anwender. Alle wichtigen Dokumente, Mails und Termine können zentral angezeigt, aufgerufen und miteinander verknüpft werden. Ostfildern 16.03.2011 Die Präsentation des Prototypen der Outlook-Integration auf der CeBIT 2011 und die Vorankündigung in den Medien rufen reges Interesse am Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core hervor. Viele Anfragen und positives Feedback zeigen, dass sich agorum® mit seinen Integrationen in Mail-, Portal- und CMS-Software weiter auf dem richtigen Weg befindet. Mit dem nächsten Schritt in diese Richtung, der Voll-Integration des DMS in den führenden E-Mail-Client und Personal Information Manager (PIM) Outlook führt agorum® seine Philosophie "DMS - einfach für jeden!" konsequent fort und bringt das Dokumentenmanagement-System direkt zum Anwender, statt den Anwender dazu zu zwingen sich mit anderen Oberflächen und Software-Systematiken zu beschäftigen.
Outlook als All-in-One-Oberfläche
Zukünftig dient damit Outlook Nutzern als All-In-One-Oberfläche, über die sich alle relevanten Informationen im direkten Zugriff befinden. Neben den Outlook Standard-Features, wie Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben und Notizen, können auch auf alle Dokumente, die im DMS abgelegt sind zugegriffen werden, ohne die Outlook Oberfläche zu verlassen. Die Dokumente werden ganz normal in einem Verzeichnisbaum angezeigt und lassen sich von dort aus zum Bearbeiten öffnen und wieder abspeichern. Für jedes gespeicherte Dokument werden dabei automatisch Versionen und Historien angelegt, die über Outlook nachverfolgt werden können. So ist man jederzeit in der Lage auf ältere Fassungen eines Dokumentes zurückzugreifen und kann überprüfen, wer wann welche Änderungen durchgeführt hat. Über die integrierte Volltextsuche ist es möglich alle Dokumente, Mails und deren Anhänge zu durchsuchen. E-Mails können ganz einfach per Drag & Drop zu Verzeichnissen hinzugefügt werden, womit das ständige Weiterleiten und "CC-setzen" an Kollegen und somit das x-fache multiplizieren von E-Mail-Content entfällt. Alle berechtigten Mitarbeiter mit Zugriff auf die Verzeichnisse können die E-Mails und Dokumente darin einsehen. Die Verzeichnisse werden überwacht und Mitarbeiter mit Berechtigungen werden über Änderungen informiert. So sind immer alle Beteiligten auf dem aktuellsten Stand informiert. Über Workflows lassen sich so auch Dokumente in Geschäftsprozesse einbeziehen. Wird beispielsweise eine Rechnung in ein bestimmtes dafür vorgesehenes Verzeichnis kopiert, könnte automatisch ein Freigabeworkflow in Gang gesetzt werden, mit dem die Rechnung bis zur Verbuchung durch die beteiligten Abteilungen geschleust wird.
Verfügbarkeit der Integration ab April - Video zeigt Oberfläche und Funktion vorab
Die Integration wird im April zur Verfügung stehen. Das neueste Video auf der Website der agorum® Software GmbH stellt die Integration des DMS in die Outlook-Oberfläche schon vorab anschaulich dar. Lassen Sie sich die Integration virtuell von Geschäftsführer Oliver Schulze vorführen: www.agorum.com/outlook
