(openPR) Rund um Informations- und Dokumenten-Management auf der DMS EXPO
Bremen – Das Bremer Unternehmen DocuPortal zeigt auf der DMS EXPO in Köln (Halle 7, Stand C081) gemeinsam mit seinem Partnern addmore GmbH und Upload@24 ein umfangreiches Produktportfolio für die allgemeine Datei- und Informationsverwaltung, sowie Input- und Outputmanagement.
Neue Windows Explorer Integration
Die Einführung eines Dokumenten-Managementen-Systems scheitert oft an der Akzeptanz seitens der Mitarbeiter, da sie ihre bisherige Arbeitsweise umstellen müssen. Besser geht es mit DocuPortal: Der DocuPortal Partner addmore GmbH präsentiert auf der DMS EXPO exklusiv seine Windows Explorer Integration DP@Desktop für das ECMS DocuPortal.NET Volume Series. Aus jeder Anwendung heraus können damit Dateien direkt in einer zentralen Ablage gespeichert, kategorisiert oder verschlagwortet werden. Die Eingabe von Meta-Informationen ist möglich. Im Explorer lassen sich über Kontextmenüs viele Aktionen des DocuPortal.NET durchführen sowie Versionen und Änderungshistorie betrachten. Der Mitarbeiter kann damit wie gewohnt, auch über Intranetgrenzen hinweg, mit seinem gewohnten Komfort arbeiten.
Neue Microsoft Outlook Integration
E-Mail stellen mittlerweile einen hohen Stellenwert bei der geschäftsrelevanten Kommunikation dar. Entscheidungen werden über E-Mails getroffen, Rechnungen via E-Mail elektronisch zugestellt. Das Tool DP@Outlook integriert sich in das Microsoft Outlook und ermöglicht das Archivieren von E-Mails oder das Weiterverwenden von Dateianhängen in der zentralen Ablage des Unternehmens. Dabei werden die E-Mails formatneutral gespeichert. Optional lassen sich die E-Mail als Datei sowie seine Anhänge inklusive Meta-Informationen, Kategorien oder Schlagworte ablegen. Die Inhalte sind nach dem Speichern in DocuPortal.NET umgehend mit der Volltextsuche auffindbar.
Verarbeitung unternehmenskritischer Dokumente - inDoc
Neben ausgehenden Belegen aus Legacy-Anwendungen und Office-Umgebungen stehen heute besonders eingehende Schreiben, wie Rechnungen, im Fokus unternehmerischer Optimierungs-Überlegungen. Mit der Anwendung Document Processor inDoc werden gescannte Eingangsbelege mittels Barcode- und Zeichenerkennung kategorisiert und entsprechend der gewonnenen Metadaten in den DocuPortal Umlaufmappen weiter verarbeitet. Damit werden Informationen zu Belegen fortwährend recherchierbar und der Verlust von Dokumenten gehört der Vergangenheit an. Die Integration, beispielsweise in die Finanzbuchhaltung, erfolgt mittels Ansteuerung bestehender standardisierter Schnittstellen.
DocuPortal.NET Volume 7
DocuPortal präsentiert auf der DMS EXPO exklusiv seine Vorschau auf die neue Produktversion DocuPortal.NET Volume 7. Enthalten ist das neue Modul für die Langzeitarchivierung von Inhalten. So werden Dateien mit Aufbewahrungs- bzw. Löschfristen definiert und im Archiv abgelegt. Aber auch Workflows und andere Inhalte lassen sich dauerhaft revisionssicher ablegen.
Des Weiteren bietet das neue Produktrelease eine leistungsfähige Auto-Verschlagwortung. Über Branchen- und Themenspezifische Schlagwortkataloge werden Dateien automatisch katalogisiert und sind sofort für eine effiziente Recherche verfügbar. Die Auto-Verschlagwortung sucht – neben Begriffen – auch Synonyme sowie komplexe Begriffe wie Paragrafen oder DIN Normen über reguläre Ausdrücke. Außerdem ergänzt DocuPortal seine angekündigte Produktversion um eine innovative Vertretungsregelung, effizientere Suchtechniken, ein neues Vorlagensystem, Statistiken und vielem mehr.
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