(openPR) Mit der rasenden Geschwindigkeit der Digitalisierung konfrontiert, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Geschäftsprozesse effizient und sicher zu gestalten. Eine Schlüsselrolle spielt hierbei die Verwaltung von Dokumenten. Die agorum Software GmbH hat eine Lösung entwickelt, die es ermöglicht, eine Vielzahl von eingescannten Papierdokumenten automatisch zu sortieren.
Die Herausforderung: unsortierte Papierstapel von Unternehmensdokumenten
In nahezu jedem Unternehmen, unabhängig von der Branche und Größe, ist die Dokumentenverwaltung eine zentrale Aufgabe. Täglich fallen unzählige Papierdokumente an, die sortiert, eingescannt und archiviert werden müssen. Dabei handelt es sich um eine zeitaufwendige und fehleranfällige Aufgabe. Gerade bei mehrseitigen Dokumenten kann die manuelle Sortierung schnell unübersichtlich und komplex werden.
Die Lösung: automatisierte Sortierung mit agorum core
Um diese Herausforderung zu meistern, hat agorum Software GmbH eine innovative Lösung entwickelt: ein automatisierter Prozess in agorum core. Mit dieser Softwarelösung können Dokumentenstapel gescannt und automatisch sortiert werden. Der Prozess läuft in wenigen, einfachen Schritten ab:
- Scannen und Hintergrundprozess: Der Prozess beginnt mit dem Scannen von Dokumentenstapeln. Ein Hintergrundprozess übernimmt daraufhin die automatisierte Sortierung, basierend auf eindeutigen Identifikatoren wie IDs und Seitenzahlen.
- PDF-Generierung: Pro Identifikator wird ein PDF erzeugt, das alle Seiten des zugehörigen Dokuments enthält. Dies gewährleistet eine effiziente Verwaltung und schnelle Auffindbarkeit.
- OCR-Texterkennung: Die OCR-Texterkennung spielt eine zentrale Rolle für die Volltextsuche. Dokumente werden durchsuchbar gemacht, wodurch die Effizienz der Informationsabfrage enorm gesteigert wird.
- Sichere Speicherung: Die sichere Speicherung der generierten PDFs erfolgt an einem vordefinierten Ablageort, der den Sicherheitsanforderungen von Großunternehmen entspricht.
Die Identifikation der Dokumente erfolgt über eine an einer immer gleichen Stelle platzierte ID, die als Text oder QR-Code dargestellt wird und zusätzlich die Seitenzahl sowie die Gesamtseitenzahl angibt.
Praxisbeispiel: Lieferscheinverwaltung
Eine konkrete Anwendung dieser Technologie ist die Verwaltung von Lieferscheinen in Unternehmen. Lieferscheine werden aus dem ERP-System gedruckt und direkt in agorum core abgelegt. Bei Eintreffen der Lieferung liegt der jeweilige Lieferschein in Papierform vor und wird unterschrieben. Ein Lieferschein kann aus mehreren Seiten bestehen. Alle unterschriebenen Lieferscheine werden gesammelt und als Stapel auf einen Scanner gelegt. Dieser Stapel landet als 1 PDF mit allen Seiten in agorum core. Dort startet ein Prozess, der alle Lieferscheine wieder sortiert und in die korrekten Dokumente mit deren Seiten rekonstruiert. Am Ende wird der jeweilige unterschriebene Lieferschein dorthin abgelegt, wo ursprünglich der archivierte Lieferschein des ERPs liegt.
Die Vorteile der Automatisierung mit agorum core
Die Automatisierung der Dokumentensortierung mit agorum core bietet viele Vorteile. Sie spart nicht nur wertvolle Zeit und Arbeitskraft, sondern minimiert auch die Fehlerquote. Der manuelle Prozess der Dokumentensortierung ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Mit agorum core wird dieser Prozess erheblich beschleunigt und die Genauigkeit der Sortierung erhöht.
Ferner verbessert die automatisierte Sortierung die Übersichtlichkeit und Zugänglichkeit der Dokumente. Durch die eindeutige Identifikation und Speicherung an einem bestimmten Ablageort können benötigte Dokumente schnell und einfach gefunden werden. Die OCR-Texterkennung ermöglicht zudem eine effiziente Volltextsuche in den Dokumenten.
Ein weiterer Vorteil ist die Kosteneffizienz. Durch die Minimierung des manuellen Aufwands können Mitarbeitende für komplexere Aufgaben eingesetzt werden, was letztlich zu einer besseren Ressourcennutzung führt. Weiterhin entfallen Zusatzkosten für externe Scan-Dienstleistungen, da der Prozess vollständig intern abgewickelt werden kann.
Spezielle Vorteile für IT-Teams
- Skalierbarkeit: agorum core pro ist darauf ausgelegt, mit der stetig wachsenden Dokumentenmenge großer Unternehmen mitzuhalten. Die Lösung kann nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integriert werden und ist einfach skalierbar.
- Anpassungsfähigkeit: Die Konfigurierbarkeit von agorum core pro ermöglicht es IT-Teams, die Lösung an die spezifischen Anforderungen ihres Unternehmens anzupassen. Ob branchenspezifische Workflows oder Sicherheitsrichtlinien – agorum core pro bietet Flexibilität.
- Sicherheitsstandards: Die sichere Speicherung und Übertragung von sensiblen Dokumenten ist oberstes Gebot. agorum core pro erfüllt höchste Sicherheitsstandards und bietet den Schutz, den große Unternehmen benötigen.
Weitere Anwendungsmöglichkeiten
Die automatisierte Sortierung von Dokumenten kann in vielen weiteren Bereichen eingesetzt werden. Im Personalwesen fallen täglich viele Dokumente an, von Arbeitsverträgen über Gehaltsabrechnungen hin zu Bewerbungsunterlagen. Mit der automatisierten Sortierung können diese Dokumente effizient verwaltet und archiviert werden.
Ein weiteres Anwendungsfeld ist die Finanzbuchhaltung. Hier müssen Rechnungen, Belege, Kontoauszüge und viele andere Dokumente verwaltet werden. Mit der automatisierten Sortierung können diese Dokumente nicht nur effizient sortiert, sondern auch für die spätere Verarbeitung vorbereitet werden.
Weiterhin kann die Technologie auch in anderen Bereichen, etwa im Vertragsmanagement, im Qualitätsmanagement oder in der Projektverwaltung, eingesetzt werden.
Fazit: Ein Meilenstein in der Digitalisierung
agorum core pro positioniert sich als leistungsstarke Lösung für große Unternehmen, die mit einer wachsenden Anzahl von Dokumenten umgehen müssen. Die technische Tiefe, die präzisen Abläufe und die Anpassungsfähigkeit machen diese Lösung für IT-Verantwortliche äußerst attraktiv. Durch die Integration in komplexe Geschäftsprozesse und die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards erfüllt agorum core pro die Anforderungen von Enterprise-Level Dokumentenmanagement. Mit zusätzlichen Anwendungsfeldern wie Compliance-Dokumentation, Projekt- und Vertragsmanagement zeigt sich, dass diese Lösung nicht nur ein Werkzeug, sondern ein strategischer Partner für große Unternehmen ist.
