Mehr Effizienz Dank virtuellem Sekretariat

(openPR) Die MS-Office GmbH geht ran, ob für Manager, Geschäftsführer oder Profisportler. Der Telefonservice der Firma unterstützt Unternehmer, die eine Sekretärin gebrauchen könnten, denen die laufenden Kosten dafür jedoch zu hoch sind. Sie stellen dann einfach das Telefon um, und die MS-Office GmbH nimmt alle Anrufe in ihrem Namen entgegen. Der Service kann zwei Wochen lang kostenlos getestet werden.

Wir kennen es aus dem Alltag. Wir sitzen an einer Aufgabe, auf die wir uns konzentrieren müssen. Dann klingelt das Telefon und jemand will uns einen neuen Versicherungstarif verkaufen. Und danach dauert es jedes Mal eine ganze Weile, bis wir wieder voll bei der Sache sind.
Es ist mittlerweile eine Binsenweisheit, dass derartiges Multitasking die Effizienz der Menschen drastisch herabsetzt. Denn obwohl sich Multitasking seit den 1980er Jahren als modisches Schlagwort verbreitete, hat man festgestellt, dass die Ausführung der einzelnen Tätigkeit unter der mangelnden Konzentration leidet.
Wenn wir also gute Ergebnisse erzielen wollen, ist es unabdingbar, dass wir uns konzentrieren. Die moderne Verhaltenspsychologie sagt, der Mensch braucht etwa 20 Minuten, um sich voll auf eine Aufgabe einzustellen. Doch wer hat heute schon während der Arbeitzeit diese 20 Minuten?
Genau an diesem Punkt setzt der Service der MS-Office GmbH an. Die häufigste Ursache von Störungen im Alltag ist das Telefon. Und Abhilfe gegen permanente Anrufe schafft man, indem man das Annehmen der Anrufe delegiert, und zwar an eine andere Person.
Denn das es ein Mensch ist und keine Maschine, die da antwortet, ist überaus wichtig. Sunja Miels, Geschäftsführerin der MS-Office GmbH, sagt dazu folgendes: „Die meisten Menschen meiden Anrufbeantworter wie der Teufel das Weihwasser. Die sind häufig überfordert und wissen nicht, was sie dort hinterlassen sollen. Sie wollen aber ihre Nachricht abliefern und sind umso erleichterter, wenn sie Ihre Botschaft einem menschlichen Gegenüber ‚übergeben‘ können.“
Und genau so ist es. Mit der MS-Office GmbH werden die Anrufer von einer freundlichen Stimme im Namen des Kunden begrüßt und können ihr Anliegen mit dem guten Gefühl abliefern, dass sich schnellstmöglich jemand darum kümmern wird.
Der Kunde selbst bekommt dann eine Benachrichtigung per SMS oder Email. Was er dann damit macht, liegt vollständig in seinem eigenen Ermessen und lässt ihm in der Regel genügend Zeit, um seine aktuelle Aufgabe voll konzentriert und dadurch effizient zu beenden.
Dabei liegt der Preis des Services immer noch weit unter dem Gehalt eines echten Sekretariats, was die MS-Office GmbH besonders für all die interessant macht, denen selbst eine Teilzeitassistenz zu teuer ist.