Customer Success Story: OMV Petrom S.A. integriert die Voigt Softwarelösungen

(openPR) OMV Petrom S.A. integriert die Voigt Lösungen OLGA – die Softwarelösung für den Flüssiggashandel und MOFA – mobile Softwarelösung für den Fahrverkauf sowie CASH – das elektronische Kassenbuch in die IT-Landschaft.
Die Informationstechnologie ist für Flüssiggas-Versorgungsunternehmen zu einem wesentlichen Wirtschaftlichkeits- und Erfolgsfaktor geworden. Erfolgreiche Entscheidungen basieren auf der Qualität, Aktualität und Verfügbarkeit der Informationen. Wesentliche Rationalisierungseffekte ergeben sich durch optimierte IT-gestützte Abwicklung von Geschäftsprozessen. Direkte Wettbewerbsvorteile werden immer wieder durch einen hohen Servicegrad im Kunden-Kontakt erzielt - das wiederum setzt ein vollintegriertes System im Back-Office Bereich als auch am Point of Sale voraus. Über den Einsatz der optimalen Informationstechnologie können die Flüssiggashändler ihre strategische Erfolgsposition am Markt ausbauen und behaupten.

Zielsetzung und Anforderungen der OMV Petrom S.A.
Bereits 2009 hat sich die OMV Petrom S.A. für die Softwarelösungen der Voigt Software und Unternehmensberatung GmbH entschieden. Das bisherige Softwaresystem sollte durch ein neues, flexibles Tool ersetzt werden. Voigt bietet mit seinem Lösungsportfolio optimale Softwarelösungen für das LPG Business.
Neben Optimierung der Geschäftsprozesse stand die Verkürzung des Faktura-Prozesses im Fokus. Insgesamt sollten über 180 Tank- und Flaschenfahrzeuge direkt mit dem zentralen Vertriebssystem verbunden werden. Sogar die Abwicklung von Barverkäufen sollte vor Ort erfolgen. Hauptaugenmerk war der Übergang vom dezentralen zum zentralen, voll integrierten Softwaresystem mit nur einer Datenbank. Die zentrale Datenhaltung sollte sicher stellen, dass immer aktuelle Informationen zur Verfügung stehen. Ziel war es ein landesweites Standardsystem in die IT-Landschaft der OMV Petrom S.A. einzuführen inklusive Anbindung der SAP Finanzbuchhaltung. Darüberhinaus sollten auch noch die länderspezifischen Besonderheiten von Rumänien – Steuer, Pfandabwicklung usw. – in der Software abgebildet werden. Beste Voraussetzungen, um mit der Voigt Software GmbH dieses Vorhaben umzusetzen. Automatisierte Prozesse vom Wareneingang bis hin zur Auslieferung an den Kunden und Fakturierung der Ware sind für einen optimierten Geschäftsablauf unumgänglich. IT Global Solutions, der Service-Partner für alle OMV Konzern Geschäftsbereiche und Abteilungen, war mit der anspruchsvollen Aufgabe konfrontiert eine "out of the box" Software-Lösung für die OMV Petrom zu suchen, die so flexibel ist, um die meisten Geschäftsprozesse abgebildet zu können.
Die Herausforderung bestand darin, mit den Voigt Software-Lösungen die Anforderungen so abzudecken, dass die Geschäftsprozesse nicht wesentlich verändert werden sollten, aber trotzdem Mehrwerte entstehen sollten.
Durch den Einsatz einer Standardlösung sind wir in der Lage, die Kommunikation zwischen
OLGA – die zentrale Vertriebslösung mit CASH – dem elektronischen Kassenbuch sowie die mobile Softwarelösung MOFA für den Fahrverkauf der Voigt Software GmbH waren die Lösung dafür.

Projektverlauf und die Umsetzung
Insgesamt wurden 22 eigene und fremde Vertriebsstellen an das OLGA-System des Headquarters der OMV Petrom S.A. angebunden und 180 Fahrzeuge mit mobilen Endgeräten ausgestattet.
Hoher Servicegrad – hohe Kundenzufriedenheit
OLGA, als zentrale Organisationssoftware, deckt die Gesamtheit der Geschäftsprozesse mit allen Besonderheiten, wie z.B. Gebindekonto, Miet- und Pfandthematik, ab. Wichtige Kundendaten können damit einfach verwaltet werden und stets aktuell gehalten werden. Durch einen hohen Servicegrad im Kundenkontakt und einer daraus resultierenden höheren Kundenzufriedenheit ergeben sich direkte Wettbewerbsvorteile. OLGA bietet hier den Mitarbeitern eine optimale Basis um die OMV Petrom Mitarbeiter umfassend zu unterstützen.
Mobiler Fahrverkauf für Tank- und Flaschengeschäft
Um auch am Point of Sale beim Verkauf vor Ort die Geschäftsprozesse zu vereinfachen und zu vereinheitlichen, wird MOFA eingesetzt.
MOFA ist die Software zur mobilen Fakturierung und Auftragsbearbeitung im Fahrverkauf sowohl für das Tank- als auch für das Flaschengeschäft direkt vor Ort am Point of Sale beim Kunden. Mit einem mobilen Endgerät (PDA – Personal Digital Asstistant) und einem mobilen Drucker ausgestattet, bietet das System höchste Flexibilität in der Handhabung. Der LKW-Fahrer hat vor Ort direkten Zugriff auf alle wesentlichen Informationen und Funktionen, um eine Bestellung inkl. Rechnungsstellung komplett abzuwickeln. So können Lieferscheine, Rechnungen und Quittungen gedruckt sowie Lieferungen fakturiert werden. Auf clevere Art und Weise werden die Arbeitsabläufe vereinfacht, verkürzt und optimiert.
Datenaustausch per GSM, GPRS, UMTS mit FTP-Server
Im Focus steht hier ein kontinuierlicher Datenaustausch zwischen dem PDA mit der zentralen Software OLGA. Der vollautomatisierte Datenaustausch per GPRS, GSM oder auch UMTS erfolgt kontinuierlich, so dass sowohl vor Ort als auch in der Zentrale immer die aktuellsten Daten zur Verfügung stehen. Eine stabile Kommunikation wird durch den Einsatz eines FTP-Servers sichergestellt.
Eine schnellere und sicherere Auftragsbearbeitung ist nun möglich. Täglich werden mehrere Tausend Belege werden landesweit an die Zentrale übertragen, Aufträge abgearbeitet und sofort in Rechnung gestellt. Die einfache Bedienung der Software am PDA stellte sich sofort bei der Schulung der LKW-Fahrer als Pluspunkt heraus: intuitive Eingabe der Daten erleichtern und beschleunigen erheblich die Effektivität. Mit Hilfe der stets aktuellen Daten können die Disponenten eine optimierte Tourenplanung durchführen.
Pfandabwicklung vor Ort beim Kunden
Zudem ist mit MOFA jede Form der Pfandabwicklung möglich, in der zum Beispiel auch Pfandscheine erfasst werden können. Die Bestandsführung (Be- und Entladung) erfolgt ebenfalls direkt durch den Fahrer am mobilen PDA. Desweiteren stehen bei MOFA mehrere Auswertungen zur Verfügung, so kann zum Beispiel der Tourenabschluss direkt am Fahrzeug durchgeführt werden und entsprechende Kontrolllisten gedruckt werden. Auch Leistungsdaten – wie Arbeitszeit, Pausen, gefahrene Kilometer - können vom Fahrer direkt am mobilen Endgerät erfasst werden.
Einnahmen und Ausgeben fest im Blick
Abgerundet wird das flexible Softwaresystem durch CASH - das elektronische Kassenbuch– eine Software zur Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben im Geschäftsbetrieb. Durch seine umfangreiche Funktionalität und vollständige Integration in OLGA erfüllt CASH die Anforderungen der OMV Petrom S.A. Über Schnittstellen werden die Daten automatisch in OLGA und auch in der SAP Finanzbuchhaltung sofort verbucht. Bereits erfasste Rechnungen und Gutschriften für den Barverkauf müssen nicht mehr manuell im Kassenbuch erfasst werden, sondern werden automatisch aus OLGA ins Kassenbuch CASH übertragen. Geschäftsvorfälle werden tagesgenau und systematisch erfasst. Die zeitnahe Eingabe der Kassendaten bietet jederzeit Überblick und Kontrolle des aktuellen Kassenbestandes.

Vollständige Integration in das Unternehmenskonzept
Durch die vollständige Integration der drei Softwarekomponenten OLGA, CASH und MOFA von Voigt Software GmbH ließen sich diese Anforderungen umsetzen. Auch die Anbindung an die SAP Finanzbuchhaltung verlief reibungslos.
Der erfolgreiche Verlauf des Projekts bestätigte die Entscheidung für OLGA, CASH und MOFA der OMV Petrom S.A.. Bereits im Februar 2010 startet die OMV Petrom S.A. mit dem neuen Softwaresystem produktiv. Durch die Integration der Softwarelösungen von Voigt wird der Gasverkauf jetzt wirkungsvoll unterstützt und hat die Notwendigkeit von doppelten manuellen Arbeiten eliminiert.