(openPR) Unternehmen führen in den letzten Jahren vermehrt Shared Service Center (SSC) ein. Diese Center zentralisieren und vereinheitlichen bisher dezentrale und unterschiedliche Arbeitsabläufe. Insbesondere im Bereich Finance können homogene und automatisierte Prozesse die Effizienz erheblich steigern und zum Senken der Kosten beitragen. Eingehende Rechnungen werden in SSC häufig mit teuren Scanning- und OCR-Systemen IT-gestützt und automatisiert verarbeitet. Doch die angestrebten Ziele werden in der Praxis oft nicht erreicht. So lautet das Ergebnis einer internationalen Studie. Die Datenqualität ist zu schlecht und die Abläufe werden nicht ausreichend automatisiert. Das Umstellen auf elektronische Rechnungen soll diese Probleme lösen. Das Vorhaben erfordert umfangreiche Investitionen in eine E-Invoicing Plattform. Außerdem müssen in großem Umfang gesetzliche Auflagen beachtet werden. Ferner ist das Anbinden von Lieferanten an die Plattform für SSC schwierig. Shared Service Center beauftragen deshalb vermehrt spezialisierte Dienstleister wie die SGH Service AG (SGH) mit dem Verarbeiten von Rechnungen, um ihre Ziele zu erreichen.
Durch Auslagern der Rechnungsbearbeitung an einen qualifizierten Dienstleister profitieren Shared Service Center von der ersten Sekunde der Zusammenarbeit an vom Potenzial des elektronischen Dokumentenaustauschs. Die SGH empfängt und verarbeitet sowohl papierbasierte als auch in unterschiedlichen Formaten eingehende elektronische Rechnungen für Shared Service Center. Das Center erhält auf Basis fest vereinbarter Service Level ein Rechnungsbild mit qualitätsgesichertem Datensatz sowohl aus den Papierbelegen als auch aus den elektronischen Rechnungen. Beides wird über eine einheitliche Schnittstelle vom ERP-System des Centers übernommen und kann dort automatisiert „durchgebucht“ werden. Die für das Verarbeiten der Rechnungen des Centers notwendige Hochsicherheits-Infrastruktur und entsprechend qualifiziertes Personal hält der Dienstleister an seinen Standorten in Deutschland und Vietnam vor.
Das Institut für Wirtschaftsinformatik der Leibniz Universität Hannover führte Interviews mit Finanzexperten aus Shared Service Centern. Die Experten kritisierten darin den traditionellen und kostspieligen Prozessverlauf bei der Rechnungsbearbeitung. 82 Prozent aller Rechnungen werden auf Papier geschrieben und können nicht im gewünschten Maße automatisch verbucht werden. Laut Studienergebnissen bevorzugen SSC deshalb die elektronische Rechnung über das Internet. Das Einführen scheitert jedoch oftmals an der technischen Umsetzung, dem Anbinden von Lieferanten und den hohen gesetzlichen Auflagen.
„Elektronische Rechnungen werden sich in der Zukunft durchsetzen. Heute stecken sie aber noch in den Kinderschuhen“, prognostiziert Prof. Dr. Michael H. Breitner, Institutsleiter an der Leibniz Universität Hannover.
Die Ergebnisse der Hochschulstudie beschreiben den Einsatz von Dienstleistern für den elektronischen Rechnungsaustausch. Sie sprechen Lieferanten an, stimmen Datenformate ab und ermöglichen so einen schnellen Einstieg ohne technische Hindernisse. Auch die gesetzlichen Vorgaben werden beachtet. „Die spezielle Kombination aus kaufmännischem und technischem Know-how sowie ein hohes Verständnis für die Prozesse des Kunden überzeugen beim Auswählen des Dienstleisters“, erläutert Gerrit Hoppen, Vorstand der SGH. „Der Dienstleister, der auf Basis von Standards eine kundenindividuelle Lösung erstellt, viele Lieferanten in seinem Netzwerk aufgeschaltet hat und mit hoher Qualität täglich zuverlässig Daten liefert, erhält den Zuschlag. Namhafte Referenzen sehen die Kunden als Garant für Qualität und Zuverlässigkeit“, so Hoppen weiter.
Die SGH weist bereits langjährige Erfahrungen mit unterschiedlichen Teilprozessen von Shared Service Centern aus. Für das Financial Shared Service Center Europe eines deutschen Herstellers von Hochdruck-Reinigungsgeräten versendet der Dienstleister sämtliche Ausgangsrechnungen in Europa mit der zukunftsweisenden Technologielösung SGH-Viper. Alle am elektronischen Dokumentenaustausch teilnehmenden Kunden erhalten ihre Rechnung digital. Geschäftspartnern ohne erforderliche Infrastruktur druckt SGH die Dokumente auf Papier aus und sorgt für den Versand.
Auch eine bedeutende deutsche Handels- und Dienstleistungsgruppe lagerte einen Teilprozess an die SGH aus. Deren interne Lösung zum Digitalisieren von Eingangsrechnungen mit EDIFACT und OCR brachte nicht den gewünschten Erfolg. Jetzt überträgt dieser Kunde die eingescannten Papierrechnungen als TIF-Dateien zur SGH. Der Dienstleister extrahiert die Daten in automatisierten Prozessen mit einer OCR-Software. Seine Mitarbeiter validieren sie danach zur Qualitätssicherung von Hand. Anschließend stehen die Daten auf einer Online-Plattform bereit. Zusätzlich unterstützt SGH die Handels- und Dienstleistungsgruppe beim Umstellen der Lieferanten auf den elektronischen Rechnungsaustausch.
Auf der Shared Services Woche vom 15.-18. November 2010 in Berlin stellt die SGH ihre Servicemodule der automatisierten elektronischen Rechnungsverarbeitung speziell für Financial Shared Service Center vor.
