(openPR) Erfolgreiche Auslagerung des Rechnungseingangs spart 76 Prozent der Kosten ein
Hildesheim, 05.08.2009 – Die Hamburger Otto Group, mit über zehn Milliarden Euro Umsatz eines der weltweit erfolgreichsten Handels- und Dienstleistungsunternehmen, hat seine Rechnungseingangsbearbeitung an die sgh Service AG ausgelagert. Der Full-Service-Dienstleister für Outsourcing im Rechnungswesen verarbeitet die Eingangsrechnungen der Otto Group und unterstützt das international tätige Unternehmen bei der Optimierung der Prozesse in der Unternehmensverwaltung. Die Lösung der sgh ermöglicht den qualitätsgesicherten, steuerkonformen und revisionssicheren Empfang von Papierbelegen und elektronischen Rechnungen.
Die zunächst noch in der Otto Zentrale eingescannten Papierrechnungen werden als TIFF-Dateien über eine gesicherte Verbindung in die Hildesheimer Zentrale der sgh übertragen. Hier werden diese Dateien automatisiert extrahiert sowie qualitätsgesichert validiert und anschließend in einer Online-Plattform, dem SGH-Online Document Center (ODC), bereit gehalten. Die Einführung einer internen OCR-Lösung bei der Otto Group brachte nicht den gewünschten Erfolg und führte zu dem Entschluss, einen spezialisierten Dienstleister zu beauftragen: „Unsere Erfahrung zeigt, dass die Charakteristik von Handelswarenrechnungen Ansprüche an die bei uns eingesetzte OCR-Lösung stellt, die nicht oder nur mit hohem technischen Aufwand erfüllt werden können. Deshalb haben wir uns für das Outsourcing entschieden“, erläutert Michael Felix, Leiter Service Center Lieferantenverkehr bei der Otto Group. „Ein spezialisierter Dienstleister wie die sgh ermöglicht deutlich bessere Datenqualitäten und erschließt größere Einsparpotenziale für uns.“
In einem Vergleich der führenden Anbieter für ausgelagertes Rechnungsmanagement überzeugte die sgh Service AG die Otto Group mit einem umfangreichen Leistungsangebot und namhaften Referenzen bei branchengleichen Unternehmen. Der Full-Service-Anbieter für Outsourcing im Rechnungsmanagement verfügt seit mehr als 18 Jahren über Erfahrung in der Rechnungsverarbeitung. Die sgh bearbeitet mit rund 100 Mitarbeitern jährlich mehr als zehn Millionen Rechnungen. Sämtliche Belege, die morgens bei der sgh eingehen, werden noch am selben Tag für die Otto Group verarbeitet. Dies gilt nicht nur für elektronische Rechnungen, sondern insbesondere auch für Rechnungen, die papierbasiert eintreffen.
Schneller Return-on-Investment, hohe Einsparungen
Die Otto-Fachkräfte konnten schnell in die neue Prozesslandschaft eingewiesen werden. Die Flexibilität der sgh, die Leistung je nach Bedarf skalieren zu können, sorgt für deutlich verkürzte Durchlaufzeiten. Auch die Qualität der zur Verfügung gestellten elektronischen Daten überzeugte das Handelsunternehmen: Die Bewertungen liegen bei „gut bis sehr gut“.
Michael Felix, von der Otto Group, ist mit den schnellen Ergebnissen zufrieden: „Wir haben die Personal- und Sachkosten bei der Erfassung einer durchschnittlichen Handelswarenrechnung deutlich senken können. Die erwartete Kostenreduzierung ist somit sehr deutlich eingetreten, die Einsparquote liegt bei 76 Prozent.“ Auch sgh-Vorstand Gerrit Hoppen sieht dies als großen Vorteil: „Die sgh kann schnell auf die unterschiedlichen Tagesvolumina reagieren und die Verarbeitung entsprechend skalieren. Unabhängig vom Volumen garantieren wir die taggleiche und qualitätsgesicherte Verarbeitung. Dies ist für unsere Kunden und speziell die Otto Group ein wesentlicher Gewinn.“
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