(openPR) Hamburg, 11. November 2010 – Der Jahresabschluss naht und damit die Zeit der Archivierung und Sicherung von Geschäftsunterlagen. Aber auch im privaten Bereich ist das Ende des Jahres der perfekte Zeitpunkt, um Ordnung in die Papiere zu bringen und sie sicher zu verwahren. Damit kein Archivierungschaos ausbricht oder die Daten für die Steuererklärung erst in letzter Minute zusammengetragen werden können, gibt OTTO Office Tipps für die optimale Datensicherung und bietet Lösungen für alle Aufbewahrungsprobleme.
Optimale Archivierung für Unternehmen Ob turmhohe Papierstapel, ein unsortiertes E-Mail-Postfach oder versehendlich falsch abgespeicherte Dokumente auf der Festplatte - oftmals zeigt sich erst, wenn archiviert werden muss, was das ganze Jahr über unsortiert liegengeblieben ist. Unternehmen müssen eine Vielzahl von Vorschriften beachten, etwa die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU), laut derer sämtliche steuerrelevanten Daten für einen Zeitraum von zehn Jahren digital zu speichern sind. Dazu gehören auch steuerrelevante E-Mails samt Anhängen.
Hier lohnt sich die Anschaffung eines Dokumenten-Management-Systems, ergänzt um ein Workflow-Management-System, mit dem sich Regeln und Prozesse für die Ablage besonders sensibler Dokumente festlegen lassen. Das Resultat ist eine prozessorientierte, strukturierte, elektronische Vorgangsbearbeitung, die Fehlerquellen eliminiert und Unternehmensvorgänge für alle Beteiligten transparent abbildet. Das Dokumenten-Management stellt aktuelle Dokumente bereit und bezieht sie in den Workflow ein. Zum Standard gehören Wiedervorlagefunktionen, Versionskontrolle und Versionsmanagement sowie das automatische Weiterleiten an einzelne oder mehrere Empfänger.
Viele Speichermedien werden heute schon mit passender Software im Paket angeboten oder sind in Multifunktionsgeräte integriert. Damit können gescannte Dokumente direkt vom Gerät im Netzwerkordner abgelegt oder per E-Mail versendet werden. OTTO Office hat eine breite Auswahl an Scannern und Speichermedien bekannter Markenhersteller im Angebot, mit denen Unternehmen optimal in die Digitalisierung und Archivierung ihrer Unterlagen einsteigen können.
Private Ablage leicht gemacht Kontoauszüge, Versicherungsmitteilungen und Rechnungen liegen bunt durcheinander? Dazwischen stapeln sich unbeschriftet CDs mit Urlaubsbildern? Als erstes sollte man sich einen Überblick darüber verschaffen, was überhaupt aufbewahrt werden muss. Überflüssige Unterlagen wegzuwerfen befreit ungemein. Sobald sich das Chaos gelichtet hat, kann mit der Ablage angefangen werden; dafür bietet OTTO Office viele unerlässliche Helfer. Mit verschiedenfarbigen Ordnern können Unterlagen nach unterschiedlichen Themen abgelegt werden. Für die Archivierung von kleinen Zetteln bieten sich Sichthüllen mit Lochrand und Verschlusstasche an, lose DIN A4-Zettel lassen sich perfekt in unterschiedlich großen Archivschachteln ablegen. Für die Beschriftung und sichere Ablage von CDs gibt es CD-/ DVD-Etiketten und -Hüllen, mit denen sich auch Jahre später die richtigen Fotos mit einem Griff finden lassen. Zur praktischen Archivierung sämtlicher Ordner sind Ordnercontainer, Archivsystemsets oder einen Archivschrankmanager eine optimale Lösung.
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