(openPR) Die Website Checks im EC-M enthalten auch die Prüfung von PDF-Dokumenten, die auf den Unternehmens-Websites zum Download bereit gehalten werden.
PDF-Dokumente - wofür verwenden?
Neben den leicht und schnell lesbaren Informationen auf einer Website sollen PDF-Dokumente tiefer gehende Informationen für die Website-Besucher bereit halten.
Deswegen müssen auch PDF-Dateien für die Internet-Suchmaschinen nicht nur lesbar sein, sondern ebenfalls Informationen für eine optimale Weiterverbreitung enthalten – anders ausgedrückt: PDF darf nicht dumm, es muss schlau sein!
"Schlaue" PDF - gute Chancen bei Suchmaschinen
Ihre zutreffenden, aussagefähigen Texte sind wesentliche Bestandteile der so genannten Suchmaschinenoptimierung. Wenn Sie diese häufig als PDF im Internet veröffentlichen, werden Sie sicherlich bald bemerken, dass Ihre Dokumente nicht mehr so weit vorn in Trefferlisten geführt werden wie früher. Eine mögliche Ursache hierfür wollen wir Ihnen in der heutigen Ausgabe von „Neulich beim Website Check“ beschreiben. Oder kennen Sie bereits die Unterschiede zwischen einem schlechten, also „dummen“ und einem guten, also „schlauen“ PDF?
Simpel lassen sich die Unterschiede in dem nachfolgenden Satz beschreiben: Das dumme PDF weiß nichts über sich und kann deswegen der Suchmaschine auch nichts über sich mitteilen – das schlaue PDF hingegen kennt (u. a.) die Kerne seines Inhaltes, sein Erstellungsdatum und den Namen seines Autors und – last but not least – hat es von seinem Autor auch einen Meta-Titel mitbekommen, der es Google leicht macht, dieses PDF als relevanten Treffer zu einem Suchbegriff weit oben in der Trefferliste anzuzeigen.
Umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten
Die führende Software zur Erstellung von PDF-Dateien ist ACROBAT von Adobe, das
Ihnen sehr umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten bietet. Innerhalb der OpenOffice-Programme ist die Erstellung - wenn auch mit Einschränkungen - ohne Softwarekosten möglich, da OpenOffice kostenlos verfügbar ist. Neben einigen Freeware-Programmen können PDF-Dateien auch auf mehreren Seiten online weiterbearbeitet werden. So können Sie den Funktionsumfang von OpenOffice relativ einfach erweitern.
Ganz unabhängig davon, mit welchem Programm Sie ihre PDF-Dokumente erzeugen und zu welchem Zweck Sie diese Dateien erstellen, in jedem Fall erweitern Sie die positiven Eigenschaften Ihrer PDF-Datei mit dem Hinzufügen sogenannter Meta-Tags. In aller Regel können Sie das während oder unmittelbar nach der inhaltlichen Bearbeitung z. B. eines Word-Dokuments vornehmen. Die selben Möglichkeiten bietet Ihnen der PDF-Generator von OpenOffice. Ganz wild auf „Meta-Tags“ sind alle Komponenten der Adobe-Creative-Suite (InDesign, Adobe Illustrator, Adobe Photoshop usw.).
Die An- oder Abwesenheit von Tags wirkt sich nicht auf die visuelle Präsentation des Dokuments am Bildschirm aus. Sie beeinflusst die Auffindbarkeit der PDF-Datei in den unendlichen Informationspools des world wide web. Daneben wirkt sich die Ausstattung mit Tags aber auch noch auf die Einordnung (bzw. Gruppierfähigkeit) einer Datei in Ihrer Intranet-Strukturen aus.
Was der Leser Ihrer Datei gar nicht sieht (wenn er nicht will), wird den Systemprogrammen mehr oder weniger aufgezwungen: Sie lesen diese Meta-Angaben, bewerten und ordnen Ihre Datei entsprechend ein. Der Suchmaschine Google z. B. wird es leichter fallen, eines Ihrer mit Meta-Tags versehenen PDF-Dokumente als relevante Datei weit oben in der Trefferliste zu einem bestimmten Suchbegriff anzuzeigen.
Verwechseln Sie Metaangaben bitte nicht mit Lesezeichen, die in langen PDF-Dokumenten nicht fehlen sollten, um die Navigation zu ermöglichen! Uns interessieren hier die Meta-Elemente, die für die Verbesserung der Auffindbarkeit Ihrer Dokumente verantwort¬lich sind und dafür, dass deren Relevanz bewertet werden kann. In allernächster Zukunft wird Google vermutlich nur noch Dokumente in die Trefferliste aufnehmen, die mit den einschlägigen Elementen „getagged“ sind.
PDF-Dateien haben sich über die Entwicklung der Betrachtungsinstrumente als universelle Plattform für die Weitergabe von Informationen durchgesetzt. Ein unschätzbarer Vorteil ist die systemübergreifenden Lesbarkeit, unterstützt durch kostenlose Betrachtungsprogramme auf allen Plattformen (Windows, Linux, Apple). Man kann davon ausgehen, dass auf annähernd allen PC eine PDF-Betrachtungssoftware installiert ist. Der Einsatz der PDF-Dateien ist vor allem dann interessant, wenn die Informationen von den Benutzern weitergegeben und auch online auf anderen Webseiten als Informationsquelle bereitgestellt werden.
Die meisten PDF-Dateien verhalten sich wie „normale“ Internetseiten. Sie werden genauso nach Stichworten und Themen untersucht, sofern Sie (der Autor) Ihre Datei nicht verschlüsselt haben. Je besser der Kontext des PDFs in das Umfeld passt, desto besser ist der Inhalt auch für die Indexierung geeignet, und damit positiv für das Ranking bei Google. Die Metadaten einer jeden PDF-Datei (Titel, Beschreibung, Autor, Erstellungsdatum usw.), die bei normaler Betrachtung durch den Benutzer nicht sichtbar sind, werden ebenfalls ausgelesen, und in die Darstellung der Suchergebnisse übernommen.
Verwenden Sie aussagefähige Titel, sowohl für den Inhalt als auch in den Metadaten. Aktualisieren Sie die Metadaten, wann immer es Änderungen im Inhalt oder an der Datei gibt (Titel, Autor, Beschreibung, Erstelldatum). Schreiben Sie aussagefähige Texte und verschlüsseln Sie diese nicht, wenn sie im Internet gefunden werden sollen.
Sie können dieses Auszeichnen (taggen), schon beim Erzeugen der PDF-Datei vornehmen bzw. dem Quellprogramm so mitteilen, dass das PDF die Meta-Tags „mitnimmt“. Auch im Nachhinein lässt das PDF-Dateiformat das Eintragen von Meta-Tags zu.
Taggen - Wie geht das vor sich?
Sie öffnen das Dokument, das Sie ausstatten möchten. Danach rufen Sie im Menü „Datei“ den Dialog „Dokumenteigenschaften“ mit dem Reiter „Beschreibung“ auf. Sie sehen, dass im Feld „Titel“ der Dateiname erscheint. Dateinamen sind häufig so gewählt, dass sie in der internen Datenstruktur passen. Für eine Suchmaschine und einen Internetnutzer ist diese Wortwahl meist nicht ergiebig.
Den dort angezeigten Titel können Sie einfach mit dem Text überschreiben, der Ihrer Meinung nach die Inhalte des Dokuments so beschreibt, dass ein Leser einen Überblick über das Informationsangebot erhält. Dieser Titel erscheint nach dem Speichern statt des Dateinamens in der „title-Zeile“ (also in der obersten Zeile des Browser- oder Acrobat-Fensters). Tragen Sie im Feld „Verfasser“ den Autor bzw. die Autoren des Textes ein. Möglicherweise ist auch dieser Eintrag suchmaschinenrelevant. Tragen Sie auch im Feld „Thema“ einen ganzen, aussagekräftigen Satz ein, der den Kern des Dokumentes trifft. Dieses Feld ist das Äquivalent zum Meta-Tag , das für HTML-Dokumente höchst relevant ist.
Diese erscheint in der zweiten Zeile eines Treffereintrags in der Google-Liste. Tragen Sie, auch wenn Google zurzeit keinen Wert auf legt, dort ebenfalls die wichtigsten Themen bzw. Begriffe ihres Textes ein. Achten Sie aber darauf, dass es nicht mehr als zehn Begriffe sind. Weniger ist hier mehr.
Anschließend können Sie „Zusätzliche Metadaten“ eingeben. Beim Öffnen dieses Erweiterungsdialogs stellen Sie fest, dass Ihre soeben gemachten Einträge bereits angezeigt werden.
Wenn Sie wollen, können Sie über den Reiter „Sicherheit“ ihr PDF-Dokument gegen verschiedene Formen des Zugriffs oder der Nutzung (bzw. des Missbrauchs) sichern.
Ferner können Sie unter dem Reiter „Ansicht beim Öffnen“ festlegen, was beim Öffnen des Dokuments auf dem Bildschirm angezeigt werden soll.
Darüber hinaus bietet das Dateiformat PDF so zahlreiche, clevere Anwendungsmöglichkeiten, dass wir damit ganze Bücher füllen könnten. Wir geben Ihnen hier nur einen stark gekürzten Überblick über die vielseitigen Anwendungsmöglichkeiten.
Einsatzmöglichkeiten für das PDF- Format
Zur Erstellung von Handbüchern ist PDF optimal geeignet. Die Darstellung von Texten und Bildern ist in freier Formatierung und freiem Layout aus beliebigen Anwendungen (Open Office, MS-Office, Adobe Creative Suite, Corel usw.) möglich. Auch Linkfunktionen, die dem Anwender innerhalb des Dokuments die Navigation erleichtern, können übergeben oder nachträglich eingefügt werden. PDF eignet sich ebenso für die Erstellung von E-Books, also technisch-wissenschaftlichen Arbeiten aller Fachbereiche. Die Mehrzahl der im Internet bereitgestellten Datenblätter (Produktbeschreibungen) liegt als PDF vor. Für das einfache Weitergeben von Unternehmens- oder Produktpräsentationen ist PDF ebenso geeignet wie für das Erstellen komplexer, digitaler Formulare.
Mehr Informationen zu PDF:
www.adobe.com
www.adobe.com/accessibility/training.html
www.pdfzone.de
www.ub.uni-freiburg.de/index.php?id=3159
www.pdf-bearbeiten.com
Kostenloser Website Check
Kostenlose Website Checks führt das EC-M Beratungszentrum Elektronischer Geschäftsverkehr für kleine und mittlere Unternehmen aus Hessen durch. Das Ergebnis besprechen wir ausführlich mit den Unternehmern und übergeben ein zehnseitiges Checkprotokoll.
Interesse? Dann senden Sie einfach eine E-Mail an
oder rufen Sie an unter 0641 / 309 1347 (Andreas Heines).Kostenloser Website Check - ein kleiner Schritt für Sie, ein großer Schritt für Ihr Unternehmen. (Direktlink: http://www.ec-m.de/website-check)
Bisher erschienen:
Folge 1: Das Impressum - Stiefkind vieler Websites
Folge 2: Spamfrei ohne Barriere - Captchas in Formularen
Folge 3: AGB selbst gemacht - der richtige Weg?
Folge 4: Texte mit Bildern beleben - professionell gemacht
Folge 5: Haftungsausschlüsse - Unsinn auf vielen Websites
Folge 6: Zielgruppenorientierung - Wer sind die Leser?
Folge 7: Inhalte - Lockstoff für Leser und Suchmaschinen
Folge 8: Wissen, wie die Kunden suchen
