(openPR) (Böbingen) Import- und Exportvorgänge sowie die Versandabwicklung sind heute immer mehr und immer enger mit anderen Prozessen im Unternehmen verknüpft. Eine schnelle, einfache und sichere Abwicklung des Versands sowie der Exporte und Importe sind damit ein wichtiger Erfolgsfaktor im Handel mit dem Ausland geworden. In der Regel ergibt sich daraus auch ein erheblicher Wettbewerbsvorteil für die Unternehmen. Immer neue Gesetze, Vorschriften und Verordnungen machen den Export und Import heute nicht gerade einfacher. So erfordern zum Beispiel die Vorschriften zum Compliance-Screening häufig umfangreiche manuelle Suchen in verschiedenen Veröffentlichungen der EU im Internet. Hier geht viel wertvolle Zeit verloren, die an anderer Stelle effizienter und damit für die Unternehmen wesentlich nutzbringender eingesetzt werden kann.
Bereits im Vertrieb, spätestens im Auftragseingang muss heute geprüft werden, ob ein neuer oder bestehender Geschäftspartner laut den „Anti-Terror-Listen“ überhaupt beliefert werden darf. Wer erst beim Export der Ware prüft, hat im Prozess bis zu dieser Stelle schon viel Geld und Zeit investiert um dann zu erfahren, dass er die hergestellten oder zugekauften Güter nicht an den Auftragsgeber liefern darf. Gleiches gilt auch beim Import von Waren von Lieferanten, die auf einer dieser Listen stehen. Verstöße gegen die Vorschriften der Außenwirtschaft führen in der Regel zu hohen Strafen gegen die handelnden Personen. Mit der Software Z3-FTS der TIA lässt sich mit dem Modul S-CHECK die Prüfung von Adressen gegen die „Anti-Terror-Listen“ einfach und schnell realisieren. Durch den möglichen Web-Zugriff kann auch von extern jederzeit eine Adressprüfung durchgeführt werden. Bidirektionale Schnittstellen und Webservices erlauben die An- und Einbindung in bestehende ERP-Systeme und damit eine einfache und sichere Prüfung der im Unternehmen geführten Geschäftskontakte. Einstellbare „Alarm-Adressen“ geben in Verbindung mit möglichen Sperren von Datensätzen die erforderliche Sicherheit, dass ein Geschäftskontakt zu in „Anti-Terror-Listen“ gelisteten Partnern unterbunden wird. Da Namen oder auch Orte oft unterschiedlich geschrieben werden ist eine „unscharfe“ Suche notwendig. Nur so werden auch möglicherweise unterschiedliche Schreibweisen von Orten oder Namen dennoch gefunden und als Treffer angezeigt. Dies bedeutet aber auch, dass möglicherweise kein echter Treffer sondern nur ähnliche Namen gefunden und angezeigt werden. Viele Anwender fragen daher zu Recht, wo der Nutzen einer Software liegt, wenn die angezeigten Treffer bis zu 95 % Fehlalarme sind. In S-CHECK filtern spezielle Parameter zur Einschränkung der Suche sowie White- und Black-Listen die Treffer präzise, sodass die Anzahl der Fehlalarme so gering wie möglich bleibt. Die Nachbearbeitungszeit der Trefferergebnisse lässt sich so minimieren.
Ebenfalls unter das Thema Exportkontrolle fällt die Prüfung, ob eine Ware, die ausgeführt werden soll, unter die Dual-Use-Bestimmungen, unter andere Ausfuhrbeschränkungen fällt oder die Ausfuhr genehmigungspflichtig ist. Wird etwa ein Rohr ausgeführt, so kann dieses als Pipeline oder als Kanonenrohr verwendet werden. Die Ausfuhr in bestimmte Länder ist damit untersagt, in andere Länder mit Genehmigung möglich, in wieder andere frei. Nicht nur Güter sondern auch Teile von Gütern und sogar Dienstleistungen können unter diese Beschränkungen fallen. Eine manuelle Prüfung dieser Ausfuhrverbote, -beschränkungen oder der Genehmigungspflicht ist aufwendig. Z3-FTS bietet hier im Modul S-CHECK eine automatisierte Prüfung an, die frühzeitig auf ein Ausfuhrverbot, eine Ausfuhrbeschränkung oder eine Genehmigungspflicht hinweist. Fehler werden vermieden und der Aufwand für eine regelkonforme Prüfung der Ausfuhren minimiert.
Oft entscheidet eine einzige Schraube, ob eine ganze Maschine bei der Einfuhr in das Bestimmungsland 0 % Zoll oder 25 % Zoll kostet. Alleine daraus ergibt sich ein Wettbewerbsvorteil von bis zu 25 % gegenüber dem Mitbewerber. Möglicherweise entscheidend ist, aus welchem Land diese eine Schraube zugekauft und in welches Land die Maschine exportiert wird. Die daraus entstehenden Präferenzen manuell zu berechnen ist nur mit großem Zeitaufwand machbar und fehleranfällig. Z3-FTS kalkuliert mit dem Modul P-CALC diese Präferenzen mit einem Klick und erlaubt Simulationen (was wäre wenn die Schraube aus der EU kommt?). Die Anforderung, Mahnung und Pflege von Lieferantenerklärungen in der Software gehören ebenso zum Leistungsumfang von P-CALC, wie ein kleines Tool für den Lieferanten zum Ausstellen der Lieferantenerklärung. Darüber hinaus erlaubt P-CALC die Ausstellung und den Widerruf von eigenen Lieferantenerklärungen. Auf Basis der kalkulierten Präferenzkennzeichen wird im System ermittelt, ob zum Beispiel die ausgestellten Lieferantenerklärungen noch bestehen bleiben dürfen. Eine bidirektionale Schnittstelle zu Vorsystemen erlaubt die einfache Anbindung.
Mit Japan wurde vor wenigen Tagen eine Vereinbarung über die Anerkennung des AEO, des „Authorized Economic Operator“ geschlossen. Das Zertifikat wird von der Zollbehörde erteilt, nachdem der Antragsteller einen umfangreichen Fragebogen ausgefüllt und ein Audit durch die Zollbehörde bestanden hat. Der Fragebogen enthält Fragen, die unterschiedlichste Unternehmensbereiche betreffen, er muss also das Unternehmen durchlaufen und von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet und ergänzt werden. Z3-FTS bietet hier mit dem Modul Z-AEO eine Software, welche die Fragen an die einzelnen betroffenen Mitarbeiter verteilt und deren Beantwortung überwacht. Die Fragen und natürlich auch die Antworten sind nur für den AEO-Verantwortlichen vollumfänglich sichtbar. Den Mitarbeitern zugeordnete Fragen sind nur bei diesen selbst sichtbar. Z-AEO bietet zudem in Zusammenarbeit mit LexisNexis Deutschland GmbH und der Rechtsanwaltskanzlei Dr. Möllenhoff eine umfassende Unterstützung beim Beantworten der oftmals sehr komplexen Fragen. LexisNexis stellt aktualisiert die relevanten Gesetzestexte zur Verfügung. Beispiele aus der Praxis und Mustertexte ergänzen diese Hilfe perfekt. In der Multi-User-Version der Software ist ein Portal zu Mitarbeitern der Rechtsanwaltskanzlei Dr. Möllenhoff geschaltet, über das Fragen zum AEO schnell und im Dialog beantwortet werden.
Vor 3 Jahren hat die Zollbehörde das “automatisierte Exportsystem” AES eingeführt. Mit diesem werden Ausfuhren dem Zoll elektronisch gemeldet und der Zoll gibt die Ausfuhr auf dem gleichen Wege frei oder ordnet eine Gestellung der Waren an. Ebenfalls elektronisch schickt der Zoll das Ausfuhrbegleitdokument an den Ausführer. Die Kommunikation mit der Zollbehörde ist komplex und es ist eine Vielzahl von Nachrichten zu interpretieren und ggf. zu beantworten. Auch hier bietet Z3-FTS mit dem Modul Z-ATLAS Ausfuhr eine schon lang erprobte Software an, welche die gesamte Kommunikation mit der Zollbehörde verwaltet, übersichtlich darstellt und archiviert. Eine einfach zu bedienende, sehr flexible Oberfläche und die einstellbaren Aufgabenbereiche machen die Arbeit mit Z-ATLAS Ausfuhr sehr effizient. Der Ausdruck verschiedener Formulare, angefangen vom Ausfuhrbegleitdokument bis hin zum Ursprungszeugnis und die Verknüpfung mit S-CHECK zur letzten Prüfung der Versandadresse macht die Software zum richtigen Werkzeug für den Export.
Schon viel länger bietet die Zollbehörde das ATLAS-Verfahren für den Import an. Hier wurde vor Jahren bereits die Zollanmeldung auf Papier durch eine elektronische Meldung ersetzt. Die TIA hat damals eine der ersten elektronischen Zollanmeldungen an die Behörde abgesetzt. Mit dem Modul Z-ATLAS Import aus der Softwarefamilie Z3-FTS werden heute täglich mehrere Tausend Zollanmeldungen an die Behörde übertragen. Zusatzmodule wie das Zolllager oder die Veredelungsverkehre runden auch dieses Modul ab.
Ganz aktuell ist das Thema EMCS. Hier wird seit dem 01.04.2010 das sogenannte „begleitende Verwaltungsdokument“ durch elektronische Meldungen ersetzt. Noch besteht keine Verpflichtung für die Wirtschaft an diesem Verfahren teilzunehmen. Wurde jedoch eine Sendung vom Absender mit einer elektronischen Anmeldung verschickt, dann muss der Empfänger bereits heute diese Sendung auch elektronisch abmelden. Ab 2011 wird die elektronische An- und Abmeldung für alle Sendungen Pflicht. Bereits heute bietet die MHP Solution Group mit der zertifizierten Software Z3-FTS mit dem Modul Z-EMCS die Möglichkeit an EMCS gemäß den Vorgaben der Behörde teilzunehmen.
Um den unterschiedlichen Anforderungen kleinerer und großer Unternehmen nachzukommen wird die Software Z3-FTS sowohl als Inhouse-Lösung also auch – völlig identisch – als Rechenzentrumslösung angeboten. Steigt also ein Unternehmen von der Rechenzentrumslösung auf die Inhouse-Lösung um, ist für die Anwender keine zusätzliche Einarbeitung notwendig, in den meisten Fällen werden die Anwender vom Umstieg nichts bemerken. Die Schnittstellen und vorhandenen Daten bleiben erhalten, teuere und fehleranfällige Konvertierungen entfallen völlig. Die Mandantenfähigkeit von Z3-FTS erlaubt die Einbindung von Tochterunternehmen ohne größere zusätzliche Kosten. Selbstverständlich wurde die Software Z3-FTS gemäß den Anforderungen der deutschen Zollverwaltung zertifiziert.
Auch die Arbeitsschritte im Versand können deutlich vereinfacht und verkürzt und damit kostengünstiger gestaltet werden. Egal ob ein oder mehrere Paketdienstleister genutzten werden, der Versand muss so kostengünstig als möglich und dennoch termingerecht und rückverfolgbar sein. Bereits bei einem Versand von 10 Paketen pro Tag rechnet sich der Einsatz der Versandsoftware V-LOG. Mit V-LOG wickeln heute Anwender pro Arbeitsplatz bis zu 2.000 Pakete am Tag ab. In V-LOG werden Paketdienstleister ausgewählt und die ermittelten Versandkosten für den einzelnen Versandvorgang werden übersichtlich dargestellt. In Verbindung mit F-COST ist ein Vergleich der Frachtkosten über verschiedene Frachtführer möglich. Individuelle Wünsche, zur Anpassung der Software-Prozesse an die Geschäftsabläufe, können in V-LOG von der MHP Solution Group realisiert werden. Schnittstellen zu den meisten Warenwirtschaftssystemen werden auf Kundenwunsch einfach und schnell umgesetzt. Die Ansteuerung bestehender oder neuer Hardware wie zum Beispiel Waagen und Labeldrucker verschiedenster Hersteller ist in V-Log bereits abgebildet. Die Versandabwicklung von der Auswahl des Frachtführers bis hin zum Druck des Versandlabels einschließlich der Gefahrgut- und Zolldokumente ist mit V-LOG damit schnell und durch die selbsterklärende Software auch einfach möglich.
Abgesehen von allen diesen Optimierungsmöglichkeiten im Bereich Import und Export, sowie im Versand stellt sich darüber hinaus in verschiedensten Prozessen im Unternehmen die Frage, ob es nicht auch kostengünstigere Alternativen für den Versand gegeben hätte. F-COST lässt sich an die Tarifdatenbanken der meisten Frachtführer anbinden und kann somit Auswertungen erstellen, die einen einfachen Überblick und eine Kontrolle sowie den einfachen Vergleich von Preisen aus unterschiedlichsten Quellen ermöglichen. Auch eine einfache Frachtrechnungskontrolle wird damit endlich ermöglicht. Ein Simulationsmodul in F-COST erlaubt beliebige Änderungen an Tarifen, Versandarten oder Versandwegen vorzunehmen und so zu simulieren, wie sich die Kosten zum Beispiel beim Verzicht auf Expresssendungen oder beim Einsatz eines anderen Frachtführers entwickeln. In F-COST integriert steht den Anwendern darüber hinaus auch das Gutschriftenverfahren zur Verfügung.
