(openPR) Mit 3.000 € in die effiziente Dokumentenerstellung einsteigen
Sassenberg – Der Geschäftsbereich global document solutions der technotrans AG gab heute die Verfügbarkeit der Entry Edition von docuglobe bekannt. Mit dieser Einstiegsversion für 3.000 € bietet technotrans Unternehmen eine preislich attraktive Möglichkeit, vom vollen Funktionsumfang von docuglobe zu profitieren. Die Entry Edition adressiert Unternehmen, die erstmals unter Zuhilfenahme einer Softwarelösung ihre umfassenden und mehrfach nutzbaren Dokumente strukturiert erstellen wollen. Dazu zählen beispielsweise Technische Dokumentationen, Angebote, Verträge oder Produktinformationen.
Die Entry Edition ist für eine lokale Installation auf einem PC-Arbeitsplatz vorgesehen und verwaltet bis zu 3.000 Informationsmodule wie Sätze, Grafiken oder ganze Seiten aus einem Dokument. Mit wachsenden Anforderungen im Unternehmen ist sie schrittweise um zusätzliche Informationsmodule erweiterbar, bis hin zur Client-/ Serverlizenz inklusive der Onlinehilfenpublikation, die in der Entry Edition nicht enthalten ist.
„Unsere Partner haben beim Vertrieb festgestellt, dass kleinere Unternehmen vor den hohen Anfangskosten zurückschrecken, zumal ihnen aufgrund des kleineren Dokumentenaufkommens die Amortisierung fraglich scheint“, erläutert Henning Mallok, Vertriebsleiter global document solutions bei der technotrans AG. „Diese Zweifel können wir jedoch ganz schnell mit unserer neuen Entry Edition zerstreuen. Und sollte die Anzahl der Informationsmodule auf Dauer nicht ausreichen, lässt sich das System schrittweise erweitern.“
Somit ist es jetzt nicht nur großen Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen und umfangreichen Dokumentationen (Handbücher, Wartungsanleitungen, Online-Hilfen, Schulungsunterlagen) möglich, diese effizient mit docuglobe zu verwalten, sondern auch kleinen und mittelständischen Organisationen mit geringem Dokumentenaufkommen.
Mallok weiter: „Bei der Entry Edition handelt es sicht um eine funktionell uneingeschränkte Version. Die Software beinhaltet – genauso wie die Client-/Server-Version – eine Versionsverwaltung, Übersetzungsmanagement, Dokumenten-Ausgabe in XML in Verbindung mit Word 2003 und weitere Funktionen, die die Dokumentenerstellung und deren Pflege erleichtert. Sie ist lediglich in der Menge der zu verwaltenden Informationsmodule und in der Publikation als Online-Hilfe eingeschränkt“.
Mit docuglobe Redundanzen vermeiden
docuglobe verwaltet Dokumenteninhalte als einzelne Informationsmodule und bildet sie in Form einer Baumstruktur ähnlich dem Windows-Explorer ab. Ein Informationsmodul kann ein Satz, eine Grafik, ein Absatz, eine Seite oder ein ganzes Kapitel eines Dokuments sein. Nachdem alle Informationsmodule zusammengestellt sind, übernimmt die Software die inhaltliche Gliederung und stellt das neue Gesamtdokument global nutzbar als PDF-Version oder als normales Word-Dokument zur Verfügung. Eine inhaltliche Änderung eines Informationsmoduls bewirkt die automatische Anpassung aller Dokumente, die dieses Modul verwenden. Die Inhalte der Dokumente werden zentral gespeichert und mittels Stichwortsuche von allen Mitarbeitern gefunden, die eine entsprechende Zugriffsberechtigung haben. Soll ein neues Dokument generiert werden, übernimmt der Anwender die entsprechenden Informationsmodule per drag & drop aus der Baumstruktur und stellt so das Dokument zusammen. Diese Vorgehensweise sorgt dafür, dass vorhandene Inhalte – einmal erstellt - vielfach genutzt werden können. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass jeder mit den aktuellsten Informationen arbeitet und nicht versehentlich überholte Inhalte verwendet. Neue Module lassen sich je nach Bedarf hinzufügen. Typische Einsatzgebiete sind beispielsweise das Erstellen und Verwalten von Verträgen und Angeboten, Bedienungsanleitungen, Schulungsunterlagen oder Projekt- und Entwicklungsdokumentation. Diese können nach Erstellung als PDF-Datei, als Word-Dokument oder direkt auf einem Drucker publiziert werden.
Auch bei mehrsprachigen Dokumenten vereinfacht sich die Verwaltung drastisch. So wird bei der Übersetzung eines Dokumentes die Liste der Informationsmodule in der Zielsprache zusammengestellt – docuglobe findet die bereits übersetzten Inhalte und filtert die nicht übersetzten heraus.
Installieren und sofort starten mit Standard-Vorlagen
Sowohl die docuglobe-Applikation als auch die Datenbank werden lokal auf einem PC-Arbeitsplatz installiert. Damit Unternehmen sofort mit docuglobe arbeiten können, enthält die Entry Edition bereits ein Set an Standard-Vorlagen. Diese basieren auf langjährige Erfahrungen der technotrans AG und sparen den Aufwand der individuellen Erstellung. Eine Anpassung an die jeweiligen Anforderungen ist einfach realisierbar.
Soll die Entry Edition auf eine Client-/ Serverlizenz erweitert werden, so sind die bestehenden Informationsmodule, die Strukturen, Metadaten und Layouts problemlos übertragbar.
Geschäftsbereich global document solutions by technotrans AG
Der dem Segment Services der technotrans AG zugeordnete Geschäftsbereich global document solutions bietet Unternehmen jeder Branche umfassende Lösungen beim Umgang an und mit Dokumenten. Neben der Software docuglobe reicht das Dienstleistungsprofil von der klassischen Redaktion bis zur Beratung beim Aufbau und der Integration geschäftskritischer Dokumentation.
