(openPR) [verbaende24.net- 19. 08.10] Die Zeiten, in denen die Hauptaufgabe der Verbände in guter Lobbyarbeit für Mitglieder und deren Branche bestand, sind längst Historie. Nicht erst konjunkturell und wirtschaftlich schwere Zeiten stellen Verbände und ihre Führungsspitzen vor neue Herausforderungen. Wenn weniger Gelder aus dem öffentlichen Haushalt, weniger Einnahmen durch schrumpfende Mitgliederzahlen zur Verfügung stehen und die Finanzämter auch die Interessenvertretungen stärker fokussieren, dann, müssen Organisation und Verwaltung nicht nur effizienter, sie müssen auch günstiger werden.
Dazu haben die Mitglieder an Selbstbewusstsein gewonnen und fordern Mehrwert für den zu entrichtenden Mitgliedsbeitrag ein. Beratung und Information, Qualifikation und Weiterbildung sowie Networking und Events gehören nahezu zum Standardangebot des modernen Verbands, zumindest in den Augen des Mitglieds.
Deshalb erfordert erfolgreiche Verbandsarbeit nicht nur eine permanente Anpassung an geänderte Anforderungen und Rahmenbedingungen. Es erfordert auch Ideen und Lösungen, die in den vielen Teilbereichen der Verbandsorganisation haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiter in ihrer administrativen Tätigkeit insbesondere der Mitgliederverwaltung entlasten kann. Software und IT-Systeme galten lange als das Allheilmittel zur Unterstützung gerade dieser Kerndisziplin. Die Juni-Ausgabe des Branchendienstes Verbändereport (05/2010) widmete diesem Thema gar noch seine Titelgeschichte. Die steigende Komplexität von Software und Systemen aber erfordert zunehmende Ressourcen in Administration, Management und Anwendungskreativität. Ressourcen die gerade unter dem Kosten- und Effizienzdruck nicht mehr zur Verfügung stehen.
Während das Outsourcing – also die Untervergabe von Leistungen – in der industriellen Wirtschaft längst gang und gäbe ist, steigt die Nachfrage danach in institutionellen Bereichen erst zögerlich. Insbesondere Verlage haben hier nach ihren positiven Erfahrungen mit dem Auslagern von Satz- und Druckleistungen eine Vorreiterrolle. „Längst konzentrieren sich die Medienhäuser auf die Kernkompetenz in inhaltlicher und redaktioneller Arbeit, während externe Dienstleister nach festgelegten Standards, Kosten und Bedingungen Kunden und Abonnenten verwalten, fakturieren und Zahlungseingänge überwachen, den Vertrieb und Versand von Zeitschriften steuern und den telefonischen Kundendienst betreiben“, so Karl-Heinz Behrens, Geschäftsführer des Servicecenters vertriebsunion meynen.
Ein Modell, das auch in der Verbandsbranche Schule machen kann, glaubt man den aktuellen Veröffentlichungen der an die Verbände gerichteten Fachpresse. Noch aber sind die Outsourcing-Angebote für Verbände rar. Die im Rhein-Main-Gebiet ansässige vertriebsunion meynen ist eines der Unternehmen, das heute schon einen kompletten Werkzeugkasten für das Outsourcing in Verbänden, Vereinen und Institutionen bereithält. Dort kann der Verband sich sein individuelles Dienstleistungsportfolio je nach Auslagerungsbedarf zusammenstellen. Das Angebot reicht von der bloßen Miete von Anwendungssoftware und –system über die Mitgliederverwaltung, den Versandservice bis hin zu Online- und Web2.0-Dienstleistungen.
7 gute Gründe, sich für einen Outsourcingpartner zu entscheiden:
1. Sie nutzen umfangreiche und aktuelle Software, ohne sich selbst mit EDV-Fragen beschäftigen zu müssen. Änderungen bei den Richtlinien oder Tarifen der Post, der Mehrwertsteuer oder Verordnungen, die einen in der Regel kostenintensiven Eingriff in die Software erfordern (aus der Vergangenheit: Jahr2000-Problem, Einführung des EURO) sind kein Problem mehr. Updatekosten gehören der Vergangenheit an.
2. Sie nutzen erweiterte und digitale Informationsquellen, die Vorteile ausgefallener Software und professionelle Möglichkeiten zur Aktualisierung Ihrer Mitgliederdaten. Häufig sind diese für den einzelnen Verband zu teuer und deshalb betriebswirtschaftlich nicht sinnvoll.
3. Kapazitätsprobleme durch Urlaub und Krankheit oder bei Veranstaltungen und Tagungen sind für Sie mit Leichtigkeit und einem Telefonanruf lösbar geworden.
4. Ihre Mitgliederadressen werden durch professionelle Recherche und konsequente Pflege ständig aktuell gehalten und das zu günstigen Bedingungen - die Aktualisierung der Mitgliederdaten wird zur Hauptsache.
5. Sie greifen zurück auf das umfangreiche Vertriebs- und Marketing-Know-How des Dienstleisters. Nutzen Sie vielfältiges Wissen und Kreativität des Dienstleisters - seine Motivation, mit Erfolg für Sie zu arbeiten ist offensichtlich. Ihre Werbung geben Sie schließlich auch aus guten Gründen an eine professionelle Agentur.
6. Sie führen Ihre Sonderaktionen und Events kurzfristig zum Erfolg und scheitern nicht mehr an mangelnden Kapazitäten oder Engpässen in der Software oder den technischen Möglichkeiten. Sie begrenzen Ihre Anschaffungen auf den unmittelbar notwendigen Umfang.
7. Sie konzentrieren Ihre Kraft auf die Felder, die wirklich Ihre Kernkompetenz ausmachen und wählen für den Vertrieb die beste Lösung.
