(openPR) Mehr und mehr sehen sich kleine und mittelständische Unternehmen gezwungen, besonders vor dem Hintergrund der wirtschaftlichen Notlage, die das Land und die Welt momentan prägt, sowie auch die zukünftigen Engpässe auf dem Arbeitsmarkt, zunehmend innovativ und nachhaltig zu handeln. Ansonsten geraten sie in Gefahr, der wirtschaftlichen Krise und dem verstärkten Wettbewerb anheimzufallen. Die enorme Aufgabe der Bewältigung einer solchen Situation erfordert einen entschlossenen Blick nach vorn und konsequentes Handeln, was in der wirtschaftlichen Optimierung ihre Ausführung findet. Dies geschieht in einer nachhaltig ausgerichteten Kosteneinsparung, die mit oberflächlichen und mit wenig Konsistenz gefüllten Entscheidungen nicht zu gewährleisten ist. So dachte auch die Geschäftsführung der in Ahlen ansässigen Radiologie Karl Balhorn und Kollegen, als sie die Dienstleistungen der Firma ZEITundZUTRITT.de (ZuZ) aus Senden in Anspruch nahm.
Erhöhte Transparenz
Die Radiologie Karl Balhorn und Kollegen beschäftigt rund 120 Mitarbeiter an drei Standorten in Nordrhein-Westfalen. Die hohe Anzahl von Mitarbeitern machte die Implementierung eines transparenten Zeitwirtschaftssystems unausweichlich. „Hierdurch wurde nicht nur der reibungslosen Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung Rechnung getragen und der Workflow auf der ersten und zweiten Ebene verbessert, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit sichergestellt,“ berichtet Frau Korte, Personalerin der Praxis Karl Balhorn und Kollegen. Gemeint ist nicht nur die genaue Nachverfolgung der Überstunden und die faire Entlohnung der Mitarbeiter, sondern auch die Möglichkeit der Geschäftsführung auf unterschiedliche Vorkommnisse in der Arbeitslastverteilung zu reagieren und einer eventuellen Mehrbelastung der Mitarbeiter entgegenzuwirken und diese erfolgreich auszubalancieren. Der Vorgesetzte müsse nicht mehr auf die mühseligen Auswertungen der Personalabteilung warten, nur um eine Auskunft über Buchungen und Konten der Mitarbeiter zu erfahren, sondern könnte die gleichen Informationen bereits mit wenigen Mausklicks abrufen.
Des Weiteren ist der Vorteil der Mitarbeiterkontrolle nicht von der Hand zu weisen. „Der Arbeitgeber erhält ein robustes Werkzeug zur Optimierung der Mitarbeitereffizienz. Dies mag auf dem ersten Blick recht kalt und strikt klingen, aber bei einer hohen Mitarbeiterzahl ist eine gute Überwachung unerlässlich und sollte seitens der Arbeitnehmer nicht als Affront empfunden werden, sondern als eine Maßnahme der Gewährleistung der betrieblichen Effizienz“, erläutert Frau Korte.
Kostensenkung
„Letztlich war die Kostensenkung ein entscheidender Faktor, wieso wir uns für die Einführung des Zeiterfassungssystems von Zeit und Zutritt entschieden“, erklärt Frau Korte. Nehme man hypothetisch das oben bereits erwähnte Beispiel der fehlerhaften Gehaltsabrechnung. Berechne man, dass bei 120 Mitarbeitern eine 9 %-e Fehlerquote (laut der amerikanischen Maxwell Research Corporation beträgt die fehlerhafte Gehaltsabrechnungsquote bis zu 9 % pro Unternehmen) in der Abrechnung existiere. Mit einer durchschnittlichen Entlohnung von 30 € die Stunde und einer Stundenvorgabe von 170 Stunden p. m. würde die Höhe der Verluste im schlimmsten Fall p. a. 660 Tausend € betragen! Laut der Personalerin, waren „die zusätzlichen Kosten der Beschaffung der elektronischen Zeiterfassung gegenüber dem Einsparungspotenzial verschwindend gering, wie auch die Amortisationsdauer der neuen Software und der vier Erfassungsgeräte, die wir anbringen ließen.“
Nachhaltige Entwicklung
Der Projektplan sah das Installieren und Konfigurieren der Zeiterfassungssoftware von Zeit und Zutritt binnen eines Tages vor. Im Verlaufe des gleichen Tages erfolgte auch das Anbringen der vier CoTime Zeiterfassungsterminals an den Standorten Warendorf, Ahlen und Beckum. Gemäß dem vorgelegten Zeitplan erfolgte die gesamte Aktion reibungslos und es war noch am gleichen Tag möglich, die für das sichere und langfristige Funktionieren unerlässliche Schulung und Einweihung des Personals zu vollziehen.
Positiv zu bewerten war auch das technologische Grundverständnis der Mitarbeiter der Radiologie, das nicht nur die Arbeit auf beiden Seiten grundlegend erleichterte, sondern auch die Akzeptanz eines solchen Zeiterfassungssystems relevant beschleunigte. „Freilich waren die Kollegen am Anfang ein wenig angespannt, doch blieb diese Haltung keine Konstante. Innerhalb kürzester Zeit freundeten sie sich mit dem System an. Die intuitive Bedienbarkeit der Terminals und die unkomplizierte Betätigung der Benutzeroberfläche der Software der Firma ZuZ spielten eine wichtige Rolle bei der Annahme des Zeiterfassungssystems. Ferner standen die Mitarbeiter von Zeit und Zutritt stets mit einem ausgezeichneten Service zur Seite“, so die Personalerin der Radiologie.
Die optimierte Auswertung der Daten und die genauere Gestaltung des Arbeitsflusses hatte bereits nach kürzester Zeit die Fehleranfälligkeit massiv reduziert und somit wesentliche Einsparungen ermöglicht. Nachhaltig wird der Einsparungseffekt und die Optimierung des Workflows durch die hohe Flexibilität des Produktes gewährleistet, die dank der modularen Gestaltung auch zukünftigen Aufgaben gewachsen ist.
