(openPR) Geldeintreiber, Kleiderschränke, harte Bandagen, „Büro Moskau“ – die Bezeichnungen, die man herkömmlicherweise mit einem Inkassounternehmen in Verbindung bringt, sind schon beinahe legendär. Auch der Vorbehalt, dass Inkassodienstleister eher im Verborgenen arbeiten und sich nur ungern in die Karten schauen lassen, ist immer wieder zu hören.
Die Angst vor dem Imageverlust als Hemmschwelle -
Doch worin genau liegt die Ursache, warum viele Unternehmen davor zurückschrecken, eine Inkassogesellschaft mit dem Einzug ihrer Forderungen zu beauftragen? Eine wichtige Rolle für die bestehende Hemmschwelle spielt sicherlich die Angst vor dem eigenen Imageschaden und der Beschädigung von Geschäftsbeziehungen. Was ist beispielsweise, wenn Mitarbeiter des Inkassounternehmens ihren Auftrag etwas zu genau nehmen und den Schuldner mit Drohanrufen und plötzlichen „Besuchen“ in die Knie zu zwingen versuchen? Oft erzielen derartige Methoden gleich eine doppelt negative Wirkung. Der Schuldner schaltet nun erst recht auf stur. Gleichzeitig fällt das uncharmante Verhalten der „Geldeintreiber“ auf dem Gläubiger zurück.
„Was machen die eigentlich mit meiner Forderung?“ –
Oft ist es aber nicht allein die Angst vor dem Ansehensverlust, der bei Gewerbetreibenden für ein negatives Bild der Inkassobranche sorgt. Hinzu tritt in vielen Fällen ein erhebliches Maß an Ungewissheit. Unternehmen, die eine oder mehrere Forderungen an eine Inkassogesellschaft übergeben haben, sind sich meistens über den genauen weiteren Verfahrensablauf im Unklaren. Für den Auftraggeber steht oft eine Frage im Raum: „Kümmern die sich auch ausreichend um meine Forderung?“ Vielfach wird bei Gläubigern zumindest der Eindruck erweckt, dass dies nicht immer der Fall ist. Ein Grund ist vor allen Dingen, das sich Inkassounternehmen nicht in die Karten schauen lassen. Nur zu gern würden viele Gläubiger beispielsweise regelmäßig über den aktuellen Stand der Dinge informiert werden. Ist der Schuldner nun bereit, die Kaufpreisforderung zu begleichen? Verweigert er weiterhin standhaft die Zahlung? Wäre er zumindest mit einer Ratenzahlung einverstanden? Diese Fragen bleiben möglicherweise wochenlang unbeantwortet. Gerade in Fällen, in denen eine Vielzahl kleinerer Forderungen für ein Inkassoverfahren angemeldet worden ist, erscheint die beim Auftraggeber herrschende Sorge, den Überblick über das „Schicksal“ der einzelnen Forderungen zu verlieren, nicht ganz unbegründet.
Es geht auch anders – das seriöse und „gläserne“ Inkassounternehmen –
Es gibt also gute Gründe für das eher düstere Ansehen der Inkassobranche. Genauso gute Gründe gibt es aber, dass ihr dieses Image nicht zwangsläufig anhaften muss. Um den Weg aus der Imagefalle beschreiten zu können, sollte der Gläubiger darauf achten, dass sein Inkassodienstleister auf drei Gesichtspunkte besonderen Wert legt: Seriösität, individuelle Betreuung und vor allem Transparenz.
Die harten Bandagen bleiben außen vor
Gepflegte und seriöse Umgangsformen müssen für das Inkassobüro selbstverständlich sein. So sollte der Schuldner zwar nicht mit „Samthandschuhen“ angefasst werden. Einem freundlichen und gleichzeitig bestimmten Umgang mit ihm - beispielsweise in Form eines von geschulten Mitarbeitern geführten Telefongesprächs – muss dies aber nicht entgegenstehen. Denn nur so kann eine gute Geschäftsbeziehung zwischen dem Unternehmer und seinem Kunden am Leben gehalten oder wieder hergestellt werden.
Transparenz zu jeder Tages- und Nachtzeit
Um beim Auftraggeber das notwendige Vertrauen zu schaffen, sollte das Inkassobüro so transparent wie nur möglich seine Dienstleistungen anbieten. Durch ein im Internet bereit stehendes Mandanten-Online-Systems kann eine solche Transparenz geschaffen werden. Um einen größtmöglichen Service zu gewährleisten, sollte das Mandanten-Online-System mehrere Kriterien erfüllen:
• Aus Gründen der Diskretion sollte dem Gläubiger der Zugang in das System geschützt über ein Passwort gewährt werden und die gesamte Datenübertragung verschlüsselt
erfolgen.
• Der Zugang in das System und die Betätigung sämtlicher Funktionen wie auch der Stornierung und der jederzeitigen Anmeldung neuer Forderungen sollte zu jeder Tages- und Nachtzeit möglich sein.
• Selbstverständlich ist darüber hinaus die Benutzerfreundlichkeit und Übersichtlichkeit des Systems, so dass sich der Mandant auch ohne technische Vorkenntnisse hier sofort zurechtfindet.
• Im Rahmen eines Liquiditätsüberblicks sollte der Gläubiger über die finanzielle Situation seines Kunden zuverlässig informiert werden.
• Eine transparente Arbeitsweise zeigt sich aber vor allem darin, dass das Mandanten-Online-System die Möglichkeit bietet, jeden einzelnen Schritt des Inkassoverfahrens und jedes Detail der Korrespondenz mit dem Schuldner in Echtzeit für den Gläubiger plausibel darzustellen
• Ergänzend sollte dem Mandanten jede Änderung des Sachstandes als Statusreport per e-Mail mitgeteilt werden.
„Mein Inkassodienstleister ist immer für mich da“-
Das beste Mandanten-Online-System ist allerdings nur die Hälfte wert, wenn beim Gläubiger der Eindruck einer vorherrschenden Anonymität entsteht. Damit er sich bei „seinem“ Inkassodienstleister auch wirklich gut aufgehoben fühlt, ist eine zusätzliche telefonische Mandantenbetreuung unerlässlich. Durch die auf diese Weise vorgenommene Klärung von Rückfragen wird dem Unternehmer aufgezeigt, dass man seitens der Inkassogesellschaft jederzeit für ihn da ist.
