(openPR) In vielen Unternehmen werden Stellenbeschreibungen als eher notwendiges Übel aufgrund des vermeintlich hohen administrativen Pflegeaufwandes angesehen, deren einzige Existenzberechtigung lediglich in einer ansatzweise formulierten, normativen Forderung der ISO 9001 besteht. Doch weit gefehlt!
Stellenbeschreibungen sind schriftliche Beschreibungen von Arbeitsstellen, mittels derer Arbeitsziele, Aufgaben, Kompetenzen, Weisungsbefugnisse und Vertretungen präzise festgehalten werden. Sowohl in der Literatur, als auch in der unternehmerischen Praxis hat sich kein Standard für Stellenbeschreibungen etabliert, wodurch massenhaft Varianten vorzufinden sind. Inhaltlich kann eine Stellenbeschreibung folgende Informationen enthalten
• die Bezeichnung und Charakterisierung einer Stelle im Unternehmen,
• die einzelnen Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Stelleninhabers,
• die vom Stelleninhaber mitzubringenden Kompetenzen und Qualifikationen sowie
• die organisatorische Einbindung im Unternehmen mit Vorgesetzten und Führungsverantwortung.
In vielen Unternehmen herrscht der Grundtenor, dass es sich bei Stellenbeschreibungen lediglich um eine lästige Arbeitsbeschaffungsmaßnahme handelt, welche außer einem hohen administrativen Aufwand keinerlei Mehrwert für das Unternehmen und dessen Mitarbeiter generiert. Infolgedessen vegetieren unzählige veraltete Stellenbeschreibungen unbeachtet in den Aktenschränken der Unternehmen vor sich hin, welche schon längst nicht mehr mit den eigentlich zu beschreibenden Stellen übereinstimmen.
Dabei bringen Stellenbeschreibungen gerade im Hinblick auf die Personalpolitik einen nicht zu unterschätzenden Nutzen!
Stellenbeschreibungen stellen die Grundlage für die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter dar. Zudem unterstützten sie die Identifikation des Auszubildenden-Bedarfs im Unternehmen. Sowohl Mitarbeiter/ Stelleninhaber, als auch Führungskräfte profitieren hinsichtlich ihrer Einarbeitung sowie bei der grundlegenden Orientierung im Unternehmen von vorhandenen, aktuellen Stellenbeschreibungen.
Eine Stellenbeschreibung führt alle Soll-Anforderungen an den jeweiligen Stelleninhaber in Form von Kompetenzen und Qualifikationen auf, welche der Mitarbeiter benötigt, um dieser Stelle qualitativ gerecht zu werden. Durch einen Abgleich mit den tatsächlichen Fähigkeiten des Mitarbeiters und den sich daraus gegebenenfalls ergebenden Deltas werden belastbare und schlüssige Indikatoren für die Personalentwicklung generiert. Mittels dieser Informationen ist es ein Leichtes Entwicklungspotenziale oder Förderbedarf zu identifizieren und die nötigen Schulungs- beziehungsweise Weiterbildungsmaßnahmen einzuleiten.
Darüber hinaus kann die Stellebeschreibung einer transparenten und gerechten Leistungsbeurteilung dienen. Hier gilt es zu beachten, dass die Stellenbeschreibungs- und Beurteilungssystematik aufeinander abgestimmt sind und die Stellenbeschreibung abermals die Soll-Anforderungen des Unternehmens wiederspiegelt. Mit Hilfe gleicher Beurteilungskriterien wird ersichtlich, inwieweit der Stelleninhaber die Anforderungen erfüllt, oder auch nicht.
Um unnötige Aktualisierungsschleifen zu umgehen, bietet es sich an, lediglich die von der Position zu erbringenden Schlüsselaufgaben in der Stellenbeschreibung aufzuführen. Diese sollten jedoch eindeutig definiert sein. Dadurch wird sichergestellt, dass die Stellenbeschreibung bei unwesentlichen Veränderungen des Aufgabengebietes nicht aktualisiert werden muss, wodurch der administrative Aufwand signifikant gesenkt werden kann. Generell ist es ratsam, fixe Zeitabstände festzulegen, in denen die bestehenden Stellenbeschreibungen durch den jeweiligen Vorgesetzten geprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden. In der unternehmerischen Praxis haben halbjährliche oder auch jährliche (in Vorbereitung des Mitarbeitergespräches) Intervalle etabliert.
Bei der operativen Ausarbeitung der Stellenbeschreibung sollten alle Beteiligten zugegen sein, um eventuelle Unklarheiten oder Einwände sofort aus dem Weg räumen zu können. In der Regel erfolgt die Fertigstellung der Stellenbeschreibung mittels Unterzeichnung des Erstellers, des Stelleninhabers sowie dessen Vorgesetzten.
In jedem Fall bedeutet ein Einsatz von Stellenbeschreibungen, dass unternehmensintern zeitliche Ressourcen für die Erstellung und vor allem Pflege derselben investiert werden müssen. Um den zeitlichen Aufwand möglichst gering zu halten, greifen die Unternehmen heutzutage größtenteils auf Softwarelösungen zur Unterstützung zurück.
Der webbasierte Personalmanager von BITE bietet diese Unterstützung.
Mittels des BITE Personalmanagers werden Qualifikationen, Schulungen und Zertifikate der Mitarbeiter umfassend und ressourcenschonend erfasst und verwaltet. Durch Hinterlegung von Soll-Bewertungen sowie den aktuellen Ist-Bewertungen der Mitarbeiter für Qualifikationen beziehungsweise Unterqualifikationen, wird der Handlungsbedarf hinsichtlich Entwicklungsmaßnahmen auf einen Blick ersichtlich. Die Stellenbeschreibungen an sich können direkt beim jeweiligen Stelleninhaber – in dessen digitaler Personalakte – hinterlegt werden, wodurch lange Suchzeiten vermieden werden.
