Unternehmens-Wortschatz im Griff: Tipps fürs Terminologie-Management

(openPR) Erlangen, 01. Juli 2010 Unternehmensweit einheitliche Begriffe zu verwenden, ist Pflicht für Unternehmen, die sich kompetent zeigen wollen. Johannes Dreikorn von der Erlanger doctima GmbH gibt Tipps zum Terminologie-Management, mit denen auch kleine und mittlere Betriebe erreichen können, dass alle Mitarbeiter „die gleiche Sprache sprechen“.

Das Logo immer oben rechts, Hausschriftart Helvetica, alle Bilder mit abgerundeten Ecken: Die einheitliche Gestaltung des Außenauftritts ist mittlerweile gang und gäbe. Dass dazu auch einheitliche Texte gehören, geht aber in vielen Firmen unter. Bei Konzernen kümmern sich oftmals Agenturen um das „Corporate Wording“, also den konsequenten Einsatz definierter Begriffe in allen Kommunikationssituationen. Auch KMU können mit etwas Engagement und Disziplin ihre Terminologien managen.

Vor allem im technischen Umfeld ist es wichtig, Begriffe eindeutig abzugrenzen und einheitlich zu verwenden. Wenn der Entwicklungsingenieur von einer „TK-Anlage“ spricht, bei Kundenterminen des Vertriebsleiters von der „Telefonanlage“ die Rede ist, aber die Marketing-Abteilung daraus immer ein „Kommunikationssystem“ macht, kann sich nicht jeder Kunde sicher sein, was er bekommt. Und seit dem zweckmäßigen Einsatz von Bindestrichen immer weniger Beachtung geschenkt wird und mit der Rechtschreibreform Getrenntschreibungen in Mode gekommen sind, ist die einheitliche Schreibweise von Fachbegriffen schwieriger durchzusetzen denn je. Die Lösung: Terminologie-Management, die systematische Verwaltung und Verwendung von Begrifflichkeiten. Die doctima GmbH verrät in den folgenden Tipps, wie Sie am besten an die Durchsetzung von Sprachregeln herangehen.

1. Hängen Sie das Thema hoch
Erfolgreich implementieren lässt sich Terminologie-Management nur im Top-down-Verfahren. Es erfordert eine zentrale Analyse des Sprachgebrauchs im gesamten Unternehmen, die Entwicklung einer Strategie fürs Terminologie-Management, die Einführung verbindlicher Regeln und darüber hinaus eine Instanz, die die Terminologie-Verwendung kontrolliert. Benennen Sie daher einen Terminologie-Verantwortlichen und geben sie ihm die Autorität und Zeit, die er für die Aufgabe benötigt.

2. Scheuen Sie sich nicht vor externer Unterstützung
Die Einführung von strategischem Terminologie-Management erfordert Fachwissen und Erfahrung im Umgang mit Sprachregeln. Reichen diese bei Ihren Mitarbeitern nicht aus, könnte das Projekt ineffizient laufen. Wenn Sie die Aufgabe intern niemandem aufbürden können oder möchten, ist es daher sinnvoll, ein Beratungsunternehmen einzubeziehen. Die Profis wissen, welche Fehler bei der Einführung von Terminologie-Management-Prozessen vermeidbar sind. Und sie sorgen dafür, dass Sie die Potenziale des Terminologie-Managements, wie zum Beispiel Synergieeffekte, für Ihr Unternehmen am besten ausschöpfen.

3. Binden Sie alle Mitarbeiter ein
Die Einführung von Terminologie-Management erfordert die Beteiligung aller Mitarbeiter. Wenn das Vorhaben konsequent umgesetzt wird, ist sowohl externe als auch interne Kommunikation betroffen – von der Unternehmensbroschüre über Dokumentationen und Angebote bis zu den E-Mails. Führen Sie allen Ihren Mitarbeitern daher frühzeitig vor Augen, welche Vorteile sie von der Maßnahme haben: absolute Sicherheit bei der Wortwahl, weniger Nachschlagen in Wörterbüchern, effizientere Redaktionsprozesse. Zusätzliche Motivation schafft ein Vorschlags- und Prämiensystem.

4. Setzen Sie zu Beginn auf Bordmittel
„Management-System“, „Management System“ oder „Managementsystem“? Bei der Schreibweisenproblematik zentraler Begriffe schafft schon die MS Office-Autokorrektur Abhilfe: Unerwünschte Schreibweisen werden in Word, Excel und Outlook automatisch korrigiert. Excel eignet sich außerdem sehr gut zum Aufbau einer ersten Terminologie-Datenbank. In der Tabellenstruktur lassen sich parallel zu den deutschen Begriffen auch einheitliche Übersetzungen pflegen.

5. Schauen Sie sich nach kostenlosen Tools um
Juristisch relevante Formulierungen vereinheitlichen oder die Terminologie in mehreren Sprachen automatisiert koordinieren – wollen Sie komplexere Funktionen abbilden, stoßen Sie an die Grenzen von MS Office und es muss eine Software für Terminologie-Management her. Bevor Sie allerdings Geld dafür ausgeben, googeln Sie einmal Begriffe wie „Terminologie“, „Glossar“ oder „Konkordanz“. Für den Einstieg in professionelles, softwaregestütztes Terminologie-Management finden Sie einige brauchbare Free- oder Shareware-Programme.

6. Achten Sie bei Spezialsoftware auf Schnittstellen
Lassen Sie bei der Software-Auswahl nicht außer Acht, dass Sie nicht nur intern auf einheitliche Terminologie achten müssen, sondern unter Umständen auch externe Dienstleister wie Übersetzungsbüros in den Prozess einzubinden sind. Flexible Exportfunktionen und Schnittstellen sind daher ein Muss für das Programm der Wahl.