Weiterbildungsmanagement ist eine normative Forderung der ISO 9001

(openPR) Rund um den Globus sind über eine Million Unternehmen und Organisationen nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert – davon in Deutschland über 45.000 Unternehmen. Trotz der Zertifizierung liegt der Qualitätsfokus in vielen Unternehmen nach wie vor klar bei den Produktmerkmalen und den Wertschöpfungsprozessen. In logischer Konsequenz werden somit Themen wie Weiterbildungsmanagement und Personalentwicklung unternehmensseitig weniger Aufmerksamkeit geschenkt. Dabei handelt es sich hierbei auch um konkrete normative Forderungen, die es einzuhalten gilt!

Die DIN EN ISO 9001 beinhaltet konkrete Anforderungen und macht dadurch das Qualitätsmanagement verschiedenster Unternehmen und Organisationen untereinander vergleichbar. Unternehmen, die sich nach ISO 9001 zertifizieren lassen, zeigen damit, dass sie normativ geforderte Standards des Qualitätsmanagements einhalten.
Die überarbeitete und somit aktuelle Fassung der weltweit anerkanntesten Qualitätsmanagementnorm wurde am 14. November 2008 von der ISO – der International Organization for Standardization – publiziert. Die ISO 9001:2008 enthält keine neuen Forderungen, sondern lediglich eine Reihe von Klarstellungen, Präzisierungen und Erläuterungen gegenüber der ISO 9001:2000.

Im Mittelpunkt der Norm stehen neben der kontinuierlichen Verbesserung und der Steigerung der Kundenzufriedenheit auch das möglichst reibungslose Ineinandergreifen und Zusammenspiel aller Prozesse, Abläufe sowie Beteiligten. Viele Unternehmen richten trotz Zertifizierung ihre alleinige Konzentration auf die wertschöpfenden Prozesse und Produktmerkmale und vernachlässigen dadurch beispielsweise Themen wie Weiterbildungsmanagement und Personalentwicklung. Das Risiko einer Abweichung hinsichtlich dieser Forderung wird von vielen Firmen unterschätzt und nicht selten kommt das böse Erwachen im Verlauf oder gar erst im Anschluss an das nächste Zertifizierungsaudit.
Unabhängig von einer drohenden Abweichung, stellen die Kompetenz und Motivation der Mitarbeiter wichtige Erfolgsfaktoren im Unternehmen dar. Alle Tätigkeiten, die sich direkt oder indirekt auf die Qualität eines Produktes oder einer Dienstleistung auswirken, erfordern Mitarbeiter, die durch Ausbildung, Weiterbildung, Fertigkeiten und Erfahrung entsprechend ihren aktuellen Aufgaben qualifiziert sind.

In Abschnitt 6 „Management von Ressourcen“ der ISO 9001 geht es darum, den Bedarf an Ressourcen zu ermitteln und bereit zu stellen, der für die Verwirklichung, Aufrechterhaltung und Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems sowie die Kundenzufriedenheit und Erfüllung der Kundenanforderungen nötig ist. In Kapitel 6.2 wird ferner auf die „Personellen Ressourcen“ Bezug genommen. Darin werden explizit eine Bedarfsanalyse, die Schulungsplanung und Schulungsbewertung sowie eine angebrachte Dokumentation gefordert. Es muss desweiteren dafür gesorgt werden, dass sich jeder Mitarbeiter der Bedeutung seiner Tätigkeit zur Erreichung der übergeordneten und/ oder spezifischen Qualitätsziele bewusst ist.

Dies bedeutet für die zertifizierten Unternehmen im Klartext, zunächst die notwendigen und vorhandenen Fähigkeiten der Mitarbeiter zu ermitteln. Im Anschluss daran werden die gegebenenfalls identifizierten Know-how-Deltas mit Weiterbildungsmaßnahmen belegt, wodurch nach und nach unter Zuweisung der Schulungen zu den entsprechenden Mitarbeitern und Fixierung der exakten Termine ein detaillierter Schulungsplan für das Unternehmen entsteht.
Besonderes Augenmerk sollte das Unternehmen nach abgeschlossenen Weiterbildungsmaßnahmen auf die Beurteilung der Wirksamkeit richten. Eine alleinige Rückkehrbewertung durch den Mitarbeiter ist diesbezüglich jedoch nicht ausreichend aussagekräftig – vielmehr bedarf es zusätzlich noch einer Umsetzungsbewertung durch den jeweiligen Vorgesetzten. Nur mittels beider Beurteilung wird die nötige Transparenz geschaffen, ob die Weiterbildungsmaßnahme den gewünschten Erfolg für das Unternehmen und/ oder den Mitarbeiter gebracht hat.
Zu allen erfolgten Qualifizierungen, Fertigkeiten und Fähigkeiten bedarf es der Führung einer geeigneten Dokumentation.
Hinsichtlich der Schaffung des Bewusstseins bei den Mitarbeitern, muss die Leitung klare Vorgehensweisen definieren, wie dieses Bewusstsein erzeugt werden soll. Die notwendigen Mittel dazu müssen systematisch geplant und gemanagt werden.

Nun ist es natürlich nicht zielführend, wenn aufgrund eines exorbitanten administrativen Aufwands im Hinblick auf ein normkonformes Weiterbildungsmanagement dem Tagesgeschäft nicht mehr die nötige Aufmerksamkeit entgegengebracht werden kann. Um diesen normativen Forderungen möglichst ressourcenschonend nachkommen zu können, bedienen sich die betroffenen Unternehmen in der Regel eine HR-Software zur Unterstützung.

Mit dem webbasierten Personalmanager von BITE – dem innovativen Human-Resources-Management-System – werden Unternehmen effektiv bei ihrem normkonformen Weiterbildungsmanagement unterstützt!
Angefangen bei der Bedarfsanalyse mit Hilfe einer Qualifikationsmatrix und dem darin enthaltenen Soll-/ Ist-Abgleich über eine granulare Schulungsplanung sowohl in tabellarischer, als auch in grafischer (Gantt-Diagramm) Form. Im BITE Personalmanager hinterlegte Weiterbildungsmaßnahmen können einerseits durch die Mitarbeiter mittels Rückkehrbewertungen sowie andererseits durch deren Vorgesetzte in Form von Umsetzungsbewertungen bewertet werden. Die integrierten Auswertungen ermöglichen eine belastbare Kosten-Nutzen-Analyse und liefern gleichzeitig den nötigen Input für eine Transferkontrolle. Elektronische Antrags- und Genehmigungsverfahren führen zu einem effizienten Organisieren, wodurch eine generelle Vereinfachung der Seminaradministration ermöglicht wird. Durch die hinterlegten Datensätze ist die Bildungshistorie jedes einzelnen Mitarbeiters zu jederzeit einsehbar und transparent.