(openPR) Die Gesetzliche Unfallversicherung VBG ermöglicht 1.500 Mitarbeitern die themenorientierte Sicht auf Akten und Teilakten
Hamburg, 09.06.2010. Die Gesetzliche Unfallversicherung VBG hat Anfang Mai 2010 eine Elektronische Akte eingeführt, die von der Hamburger ENTITEC AG entwickelt wurde. Die Anwendung mit moderner und besonders anwenderorientierter Oberfläche ist in die Unternehmensanwendung bg.standard integriert. Sie erleichtert im ersten Schritt rund 1.500 Mitarbeitern der VBG den Umgang mit Dokumenten und Akten sowie auch den Zugriff auf die Fachprozesse direkt aus der Elektronischen Akte heraus. Ein Highlight der Anwendung ist ein integrierter Multipage-Viewer in Java, der in der vorhandenen Linux-Infrastruktur eingesetzt wird und plattformunabhängig arbeitet.
Oberstes Ziel war es, den Anwendern bei der VBG die themenbezogene Sicht auf Inhalte und Informationen von Akten aller Art zu bieten. Hierzu werden alle Dokumente eines Aktenzeichens anhand ihrer Eigenschaften automatisch in Teilakten sortiert. Die Inhalte lassen sich dadurch sehr einfach und schnell durchsuchen und filtern. Passend zur gewählten Teilakte werden spezifische Fachdaten zusätzlich in so genannten Vorblättern angezeigt. Dadurch ist für den Anwender eine noch schnellere Übersicht gegeben. Von praktischem Nutzen für den Arbeitsalltag ist es, dass ein Bearbeiter auch individuelle Teilakten pflegen kann, beispielsweise wenn eine Verhandlung vorbereitet werden muss. Die Oberfläche der Elektronischen Akte lässt sich hierfür an den persönlichen Arbeitsstil anpassen. Die Anwendung arbeitet hochperformant selbst bei sehr großen Akten mit über 1.000 Dokumenten. Thorsten M. Döcke, Mitglied der Geschäftsführung bei der VBG, zieht ein positives Resümee: „Mit der Elektronischen Akte ist es gelungen, die Bearbeitung komplexer Vorgänge für den Bearbeiter wesentlich flexibler zu gestalten. Um Vergleiche zu früheren Fällen ziehen zu können und Auswertungen zu ermöglichen, haben wir einen schnellen und einfachen Zugang zu anderen Akten und Teilakten geschaffen. Insgesamt erwarten wir durch die Einführung der Elektronischen Akte eine Verkürzung der Bearbeitungsdauer bei gleichzeitiger Erhöhung der Bearbeitungsqualität.“
Das Projekt Elektronische Akte startete im Januar 2009 und wurde von entitec unter Mitwirkung verschiedener Fachbereiche der VBG durchgeführt. Im Projektteam wirkten insgesamt rund 30 Personen mit, unter anderem auch Vertreter aus dem Personalrat, der Revision sowie von Seiten der beiden bg.standard-Kunden Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) und Unfallkasse des Bundes. Neben Softwareentwicklern und Systemberatern brachten auch Software-Ergonomie-Experten ihre Kompetenz ein, um eine besonders nutzerfreundliche Anwendung zu schaffen. Vor Produktivschaltung der Lösung stand ein umfangreicher Usability-Test durch die Anwender der VBG. „Das Bedienkonzept der Elektronischen Akte wurde im Software-Ergonomie-Labor der VBG intensiv getestet. Es hat sich als so intuitiv erwiesen, dass für unseren Kunden VBG keine Einführungsschulungen notwendig waren. Gleichzeitig konnten wir erreichen, dass die Performanz in der Bearbeitung auch umfangreicher Vorgänge mit der Elektronischen Akte nun gegenüber früher sogar noch gesteigert wurde“, kommentiert Frank Fuchs, Vorstandsvorsitzender von entitec.
Derzeit arbeiten bereits die Anwender aus dem Mitglieds- und Beitragswesen sowie aus dem Leistungswesen mit der Anwendung. Schon Mitte des Jahres soll die Elektronische Akte auch den Anwendern der Finanzabteilung und der Prävention zur Verfügung stehen und somit alle Geschäftsprozesse der VBG unterstützen. Darüber hinaus sind bis Ende 2010 noch Erweiterungen in der Umsetzung: So sollen etwa elektronische Notizen, Annotationen und Textmarkierungen im Viewer und der Aktenführung möglich sein. Desweiteren der Import von E-Mails sowie eine Paginierung der Akten, beispielsweise zur Durchnummerierung von Gerichtsakten.
