(openPR) Qualitätsmanagement und Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 – mit diesen Begriffen verbinden viele bürokratischen Aufwand, viel Papier, lange Meetings ohne erkennbaren Wert sowie eine teure externe Begleitung mit abschließender Zertifizierung – mit Zeitfenstern von sechs bis zwölf Mo-naten. Das muss nicht sein, meint Dr. Andreas Lintner, begeisterter Soft-ware-Entwickler und Geschäftsführer der „easySolution GmbH“ in Willich. Er hat eine „leichte Lösung“ für die Einführung eines QM-Systems entwickelt, mit der die sonst oft monatelangen Vorgänge auf einige Tage oder Wochen reduziert werden: die Qualitätsmanagement-Software „easyQM“.
„Der Trick ist es, möglichst alle administrativen Tätigkeiten des QM auto-matisch digital abzuwickeln. Die Software ist ein intelligentes, auf einer Da-tenbank basierendes Dokumenten- und Kommunikationssystem“, erklärt Lint-ner. Damit ersetzt und beschleunigt die digitale Abwicklung die Erstellung des üblichen QM-Handbuches auf Papier – „einmal haben wir ein QM-System innerhalb von zwei Tagen eingeführt und am dritten Tag die erfolgreiche Zertifizierung durch die DEKRA erhalten“, so Lintner.
easyQM ist ein gelebtes System, es „spricht“ im Prinzip täglich mit den Mitarbeitern, weil Aufgaben, Dokumente, Informationen oder Beschwerden über das Firmennetzwerk kurzfristig per Mausklick auf den PC-Arbeitsplätzen jedes Adressaten landen, der für das jeweilige Thema zu-ständig ist. Die Software hat mehrere Module: Ein Dokumentationssystem für die Vergabe von Revisionsnummern oder Dokumentenarchivierung, eine grundlegende Forderung des QM. Weitere Module ermöglichen ein au-tomatisiertes Beschwerdemanagement, eine Meeting-Begleitung, Auswertun-gen und Befragungen von Kunden und Mitarbeitern. Das Meetings-/Auswertungstool hat ein Ampelsystem, das signalisiert, ob eine Aufgabe zeitgerecht erledigt wird oder Verzögerungen eingetreten sind. QM ist so wichtig für ein Unternehmen, „weil Ressourcen und Geld knapp werden und QM diese Probleme über eine verbesserte Organisation kompensiert“, erklärt Lintner. Wichtig ist ihm, dass bei den Mitarbeitern keine Ängste ent-stehen, wenn ein QM-System eingeführt wird. „Ein zentraler Begriff ist das Controlling, aber es hat nichts mit negativer Kontrolle zu tun: Es wird geprüft, wo und wie Verbesserungen oder Hilfestellungen für einen Mitar-beiter notwendig sind, deren Bedarf vorher nicht erkannt wurde.“ QM ist eine Organisationslehre, betont Lintner, „die Mechanismen laufen überall gleich“. Sie lässt sich auf jede Branche und auf Unternehmen jeder Größe übertragen: So ist die Idee zu der Software entstanden, als seine Frau Edith Gribs-Lintner in ihrem Fitness-Studio „Halle 22“ ein QM-System einführte.
Mittlerweile arbeiten mehr als 200 Kunden im deutschsprachigen Raum mit dem Programm: Fitness-Studios, Weiterbildungsinstitute, Arztpraxen und Ingenieurbüros oder Medizinprodukte-Hersteller sowie Gewerbe- und mittelständische Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern. Ein weiterer Vorteil: Auch die regelmäßigen Rezertifizierungen lassen sich schneller und günstiger abwickeln.
