(openPR) Neuss/Maintal, März 2010 - Toshiba Tec Germany Imaging Systems GmbH bietet seinen Kunden maßgeschneiderte Produkte für Druck, Kopie, Scan, Fax und E-Mail. Dazu gehören zunächst die so leistungsstarken wie zukunftsfähigen Multifunktionssysteme mit e-BRIDGE Technologie. Sie eröffnen über ihre standardmäßigen Netzwerk-Schnittstellen bereits vielfältige Möglichkeiten, den Arbeitsprozess jedes einzelnen Anwenders zu optimieren. Hinzu kommen von Toshiba entwickelte Anwendungen, die Geschäftsabläufe noch weiter beschleunigen und vereinfachen.
Aktuelles Beispiel hierfür ist Toshiba Re-Rite. „Die Anwendung ist mehr als eine bloße OCR-Software“, sagt Ingo Gutowski, Marketing Manager bei Toshiba Tec. OCR, das steht für Optical Character Recognition. „Natürlich bietet Toshiba Re-Rite alles das, was anspruchsvolle Anwender von einer Texterkennung erwarten: Dokumente, die nicht in digitaler Form vorliegen, werden von Toshiba Re-Rite vollautomatisch in Dateien umgewandelt, die sich jederzeit bearbeiten lassen. Das ist jedoch erst der Anfang: Toshiba Re-Rite ist die Vorstufe zu einer umfassenden und aufeinander abgestimmten Dokumentenverarbeitung, -archivierung und -suche.“
Einziges benutzerunabhängiges OCR-Lizenzmodell
Die Software ist die Lösung für alle Kanzleien, die mit einer einzigen zentralen OCR-Anwendung im gesamten Netzwerk Dokumente digital verarbeiten und archivieren wollen – und das unabhängig von der Zahl der Nutzer. „Genau das macht Toshiba Re-Rite einzigartig“, so Gutowski. „Wir bieten das einzige benutzerunabhängige Lizenzmodell im Markt. Toshiba Re-Rite ist eine Serverversion, die sich von beliebig vielen Anwendern gleichzeitig nutzen lässt.“ Daher eignet sich die Software nicht nur für Kanzleien kleiner und mittlerer Größe, sondern rechnet sich besonders in Arbeitsumfeldern mit vielen Nutzern. Gutowski: „Programme anderer Anbieter lassen sich selbst in der teuersten Version nur von einigen wenigen Anwendern parallel nutzen. Das Prinzip lautet dort also: Je mehr Mitarbeiter das Produkt verwenden, desto mehr kostet es. Toshiba dagegen bietet eine OCR-Lösung zu einem einheitlich günstigen Preis für die unternehmensweite Verwendung.“
Schnelle Installation ohne zusätzliche Software
Selbstverständlich füge sich Toshiba Re-Rite nahtlos in die Funktionsvielfalt ein, die alle e-BRIDGE Systeme kennzeichne, erläutert Gutowski: „Die Software ist über den Server in jedes einzelne Multifunktionssystem im Netzwerk integriert, so dass sämtliche Arbeitsschritte reibungslos erfolgen.“ Toshiba Re-Rite wird innerhalb weniger Minuten in bestehende Umgebungen eingebunden und ist sofort verfügbar. Da die Software direkt am Multifunktionssystem genutzt wird, müssen Netzwerkverwalter keine zusätzliche Client-Software auf Arbeitsplatzrechnern installieren.
Einfachheit kennzeichnet auch die weitere Handhabung: Während der Anwender etwa Briefe, Verträge oder Faxe scannt, erkennt die OCR-Software den Text dieser nicht digitalen Dokumente und wandelt ihn vollautomatisch in das gewünschte editierbare Format (zum Beispiel in ein PDF, HTML- oder MS-Office-Dokumente wie Word, Excel und Powerpoint). Bilddateien werden ebenfalls eingebunden – auf Wunsch in Farbe.
Über anwenderdefinierte Vorlagen lassen sich unterschiedlichste Scanfunktionen und verschiedenste Dateiformate bequem per Tastendruck abrufen. Mit den für e-BRIDGE typischen Funktionen Scan-to-E-Mail und Scan-to-File wird das neue Dokument an beliebig viele Empfänger verteilt und am gewünschten Ort gespeichert – sei es im Netzwerk, auf dem PC oder Notebook. Wählt man das geeignete Format, lässt sich überdies Speicherplatz sparen.
Zeit- und Kostenersparnis inklusive
Ein Beispiel: Die Rechtsanwaltsangestellte scannt über das Vorlagenglas oder den Originaleinzug des Toshiba Multifunktions-systems die eingegangene Klageschrift und wählt ein Template, das folgende Arbeitsschritte definiert und automatisch ausführt: Es wandelt das Schriftstück binnen weniger Sekunden in ein durchsuchbares PDF, sendet es anschließend per E-Mail an die Postfächer der Angestellten sowie des Anwalts und hinterlegt es zusätzlich in einem Netzwerkordner.
Darüber hinaus bietet Toshiba Re-Rite die Möglichkeit, externe Dokumenten-Management-Systeme (DMS) anzusteuern. Gutowski: „Das ist ein echter Mehrwert für Kanzleien, die erfahrungsgemäß mit leistungsstarken Archivierungsprogrammen arbeiten. Toshiba Re-Rite wird hier zur idealen Basis für professionelles Dokumenten-Management.“ Denn die von der Software digitalisierten Dokumente lassen sich einfach und komfortabel archivieren, schnell wieder aufrufen, bearbeiten und indizieren. Anhand dieser Kennzeichnung können Version, Echtheit und Zugriffsrechte eines Dokuments zu jedem Zeitpunkt kontrolliert werden. Abschließend noch einmal Ingo Gutowski: „Ob als Stand-alone-Lösung oder im Verbund mit einem Multifunktionssystem: Jeder, der Toshiba Re-Rite nutzt, spart Arbeits- sowie Zeitaufwand und nicht zuletzt eine Menge Geld.“ Quelle: Toshiba TEC
