PDF-Rechnungsversand von AGNITAS

(openPR) München, 10. März 2010. AGNITAS-Kunden sparen durch den automatischen E-Mail-Versand von PDF-Rechnungen bares Geld. Durch den innovativen Versandprozess reduzieren sich die Portokosten pro Rechnung auf bis auf 1 Cent.

Unternehmen, die Rechnungen per E-Mail verschicken, müssen viele Zustellhürden überwinden. So benötigen sie bei Rechnungen an B2B-Kunden eine kostenpflichtige digitale Signatur, damit die Empfänger die Vorsteuer beim Finanzamt absetzen können. Diesen Aufwand braucht es zwar bei Endkunden nicht, doch damit die Rechnungen nicht im Spam-Ordner landen, muss der Versandserver auf der Whitelist der großen Mailversender stehen. Dennoch finden PDF-Rechnungen oft nicht die gleiche Beachtung wie eine gedruckte Rechnung. So kann es trotz schnellerer Zustellung zu Liquiditätsverzögerungen kommen. Zudem erreichen etwa fünf Prozent aller E-Mails zum Beispiel durch Bounces, falsche Adressen oder Autoresponder erst gar nicht den Empfänger.

AGNITAS hat als Spezialist für Direkt- und Dialogmarketing per E-Mail diese Probleme gelöst. Eine Steuerdatei unterscheidet automatisch B2B- von Privatkunden und signiert nur die Rechnungen, bei denen dies erforderlich ist. Liegt beim Versand keine gültige E-Mail-Adresse vor, wird die Rechnung automatisch an einen Lettershop (gegebenenfalls auch an den des Kunden) zum Ausdruck und Versand weitergeleitet. Darüber hinaus garantieren die Whitelist-Server von AGNITAS eine sichere Zustellung.

Eine Öffnungskontrolle überwacht, ob die Rechnung ihren Empfänger erreicht. Wird die E-Mail nach einer definierten Zeit nicht geöffnet oder ist sie nicht zustellbar, geht die Datei automatisch an einen Lettershop, wird dort ausgedruckt und per Post versendet. Des Weiteren lassen sich mit dem AGNITAS-System Mahnungen per E-Mail, Post oder sogar SMS zustellen. Über flexible Schnittstellen wird zudem die Verbindung und der Datenaustausch mit CRM- und Buchhaltungssystemen sichergestellt.