(openPR) Gerade in Zeiten schwachen Wirtschaftswachstums und niedriger Budgets müssen Agenturen und Presseabteilungen verstärkt den Erfolg ihrer Arbeit nachweisen. Innerhalb kürzester Zeit sollen Statistiken und Pressespiegel erstellt werden, um PR-Maßnahmen zu bewerten. Da ist es viel wert, wenn der Clipping- und Auswertungsprozess so weit automatisiert ist, dass Ergebnisse jederzeit und weltweit per Mausklick abgerufen werden können. Genau das bietet jetzt ofischer communication, die Agentur für Emotionale Public Relations für erklärungsbedürftige Themen aus Bonn.
"Damit sind die Zeiten, in denen Artikel mühsam recherchiert, per Hand ausgeschnitten und archiviert wurden, vorüber. Wir können ganze Zeitschriften maschinell scannen. Das spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch die Fehlerquellen", weiß Agenturinhaber Oliver Fischer. Bisher kam es oft vor, dass Clippingservices die Fachpresse nicht vollständig abbilden konnten und die Analyse der PR-Arbeit der Unternehmen ebenso wie die Wettbewerbsbeobachtung fehler- oder lückenhaft war.
Komplette Zeitschriften einscannen
Mit einer speziellen Texterkennungssoftware (OCR) und Hochleistungsscannern ist es jetzt möglich, die gesamte Fachzeitschrift beidseitig und druckfähig einzuscannen und nach klar definierten Stichworten zu durchsuchen. So kann das Monitoring in allen Printmedien und Internetauftritten durchgeführt werden, ganz egal, um welche Sprache es sich handelt, auch exotische Zeichensätze stellen kein Problem dar. Zahlen über das Unternehmen können ebenso recherchiert werden wie Zitate des Vorstands, Wettbewerber, Anzeigen oder Bannerschaltungen. Um das Urheberrecht nicht zu verletzen, führt ofischer communication je nach Umfang einen Betrag an die Verwertungsgesellschaft ab.
Digitale Aufbereitung der Daten
Die recherchierten Daten werden dann von ofischer communication digital aufbereitet. D.h. der Bericht wird händisch mit einem Grafikprogramm ausgeschnitten und eine Clippingseite mit Informationen zum Namen des Magazins, Land, Ausgabenummer usw. erstellt. Alle Meldungen können zudem nach Bereichen etc. aufgelistet und sortiert sowie nach allen möglichen Daten, z.B. Erscheinungszeitraum, Werbewert, Umfang, positiven oder negativen Statements ausgewertet werden.
Die Zusendung der gefundenen Artikel und Auswertungsberichte an den Kunden erfolgt täglich, wöchentlich oder monatlich in digitaler Form als PDF. Das garantiert eine gute Druckqualität bei geringem Datenvolumen. Auch Gesamtpressespiegel, die ein Jahr abbilden, können so mit ein paar Klicks erstellt werden.
Informationen in strukturierte Prozesse einbinden
Moderne PR-Manager benötigen einen schnellen zentralen Zugang zu allen unternehmensrelevanten Dokumenten. Daher gilt es, alle vorhandenen Informationen in strukturierte Prozesse einzubinden, ohne an fehlenden oder starr programmierten Schnittstellen zu scheitern. Nach wie vor sind die vielfach kritisierten Insellösungen in so manchem Unternehmen an der Tagesordnung. Mangelnder Überblick, Medienbrüche, hohe Kosten und schlechte Wartbarkeit sind nur einige der Auswirkungen. Deshalb ist die Pressedatenbank von ofischer communication, cobra CRM Plus, mit dem Dokumenten-Management-System ELO vernetzt, das alle Anforderungen an moderne DMS-/ECM-Systeme erfüllt und eine ideale Plattform für effizientes Wissens- und Informationsmanagement bildet. Mit dieser Ergänzung ist die Presse-Datenbank von ofischer communication jetzt auch zu den kundenseitig gewünschten umfassenden Abfragen von Dateien zu bestimmten Themen in der Lage.
Analytische Auswertung der Clippings
Zusätzlich werden die Veröffentlichungen in die Datenbank von ofischer communication eingepflegt, auf die registrierte Benutzer von jedem Ort der Welt online zugreifen können. Mit dem Modul „Berichtswesen“ lassen sich die Pressespiegel analytisch auswerten, so dass auf der Basis verlässlicher Kennzahlen unternehmerische Entscheidungen getroffen werden können. Budgets, Anzeigenschaltungen und Redaktionsthemen können computergestützt geplant werden, außerdem gibt es detaillierte Analyse- und Statistikfunktionen. Mithilfe des Tools kann dokumentiert, gesteuert, kontrolliert und analysiert und so eine maximale Effizienz erreicht werden.
Termingesteuerte Mediaplanung
Abgestimmt auf die Wünsche des Kunden wird die Mediadatenbank mit Daten befüllt, Statistiken erstellt und Zahlenwerte unterschiedlichsten Parametern wie z.B. Magazin, Branche, Produkt, Titel, Thema, Umfang oder Firmen zugeordnet. Mediadaten der Fachmagazine können z.B. nach Reichweite, Zielgruppe, Erscheinungstag, Anzeigenpreis, Themen- und Redaktionsplan recherchiert werden. Darauf basierend kann eine termingesteuerte Mediaplanung zu redaktionellen Inhalten und Anzeigenplatzierungen erstellt werden. Automatisch werden gebuchte Anzeigenthemen nach Magazin und Land aufgelistet sowie geplante redaktionelle Platzierungen eingetragen. Per Mausklick können Präsenzermittlung, Clipping, Pressespiegel und individuelle Resonanzanalysen abgerufen werden, so dass der Kunde ständig die Kontrolle über die vernetzte Wirkung seine Aktivitäten behält. Auch können ausgewählte Journalisten auf die Datenbank zugreifen, um dort nach relevanten Informationen zu suchen.
Endlich alle wichtigen Informationen in nur einem PDF-Dokument
Mit ELO lassen sich die PDFs via gesicherter VPN-Verbindung von jedem Ort der Welt komplett recherchieren und als normale Dateiliste anzeigen. Sie sind dann auch sofort komplett druckbar oder können zu einer Datei zusammengefasst werden, etwa für den Copyshop. Zudem können Dokumente aus ELO heraus im PDF-Format versendet werden, ohne das Dokument im Archiv umzuwandeln. Die Konvertierung erfolgt während des Sendevorgangs. Dies stellt sicher, dass die Dokumente – in welcher Form sie auch immer im ELOoffice-Archiv liegen – beim Empfänger als PDF-Datei angezeigt werden und so in jedem Fall lesbar sind.
