(openPR) Externe Aktenlagerung mit System
Durch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind Unternehmen dazu verpflichtet, steuerlich relevante Unterlagen bis zu 10 Jahre und teilweise darüber hinaus aufzubewahren. Viele Unternehmen lagern freiwillig über einen weitaus längeren Zeitraum Unterlagen wichtiger Kunden in ihren Archiven ein.
Im Laufe der Jahre kann so ein beachtliches Volumen entstehen, das einen erheblichen Aufwand bezüglich Pflege und vor allem Recherche beansprucht. Zwar bildet die Digitalisierung und Speicherung der Dokumente in der EDV hier eine interessante Alternative - jedoch im Regelfall mit sehr hohen Kosten.
Häufigkeit und Dauer von Archivzugriffen auf gelagerte Original-Dokumente waren bisher oft Entscheidungskriterien zwischen Aktenlagerung und digitaler Archivierung.
Die Firma Smart-Store aus Bremen bietet hier eine interessante Entscheidungshilfe - eine „externe Aktenlagerung mit System“.
Dieses System ähnelt auf den ersten Blick eher der sog. chaotischen Lagerverwaltung.
In einer extra eingerichteten Lagerhalle werden Akten und Kartons mit Dokumenten in speziellen Regalen eingelagert. Das besondere Konzept dieser Lagerung besteht darin, das jeder Ordner in einer Datenbank mit möglichst detailliertem Inhalt und Lagerplatz erfasst wird. Zugriff auf diese umfangreiche Datenbank bezüglich seiner Unterlagen erhält jeder Kunde über das Internet. Es stehen umfangreiche Recherchemöglichkeiten zur Verfügung, um sogar einzelne Dokumente aus dem eingelagerten Ordnerbestand abzurufen. Per Mausklick fordern die Firmen ihre Unterlagen an.
Die Leistung des Systems besteht darin, das die angeforderten Unterlagen innerhalb einer Stunde zur Verfügung stehen - der Kunde muss nur die Entscheidung treffen, ob die Dokumente per E-Mail, FAX als Kopie oder per Bote im Original zugestellt werden sollen.
Nicht nur durch den schnellen Zugriff auf Originale sinkt der Verwaltungsaufwand beim Kunden immens - das System ermöglicht es, auch jederzeit Auskunft zu geben, zu welchem Zeitpunkt die Originale laut Gesetzgeber vernichtet werden dürfen. Diese Meldungen gehen dem Kunden automatisch zum Ende eines Jahres zu. Die darauf folgende Vernichtung wird ebenfalls durch Smart-Store übernommen.
Durch die „externe Aktenlagerung mit System“ entstehen digitale Online-Recherchemöglichkeiten, welche die Zugriffszeiten auf Originale erheblich verkürzen. Ein Vorteil, der bisher nur dem elektronischen Archiv zugesprochen wurde. Im Vergleich liegen die Kosten für eine solche externe Aktenlagerung deutlich unter den Kosten, die bei Ablage und Verwaltung im Kundenarchiv entstehen.
