(openPR) Archivorganisation: Zeit und Kosten sparen
Ordnung muß sein, soweit der Volksmund. Doch die Realität sieht vielerorts anders aus. Da türmen sich auf der einen Seite des Schreibtisches beachtliche Mengen bedruckten Papiers, auf der anderen Seite schichten sich Aktenordner in schwindelnde Höhen. Dazwischen wird versucht, zu arbeiten. Fachleute im Bereich Büroorganisation gehen davon aus, daß im Schnitt etwa 10-15 Prozent der Arbeitszeit durch die Suche nach Unterlagen verloren geht. Hinzu kommt, daß teure Archivfläche oft zu ineffizient genutzt wird. Zum einen, weil mehr als nötig aufbewahrt wird und zum anderen, weil Archivmöbel eingesetzt werden, die wenig Raum sparend sind. Wer Archive sinnvoll organisiert, kann beachtliche Personalzeit und Raumkosten sparen.
Was spart Zeit?
Hierarchische Strukturen und nachvollziehbare Ordnungskriterien für Ablage und Archive haben sich bewährt. Sind Archive besonders umfangreich, lassen sich mit einer parallel geführten Archiv-Datenbank die Suchzeiten verkürzen: Ablageort und einige Stichworte zum Inhalt des archivierten Projektes werden in einer einfachen Datenbank mit Volltextsuche erfaßt, die dann "auf Knopfdruck" das Wiederfinden erleichtert. Auch durch die sinnvolle Anordnung des Mobiliars rund um den Schreibtisch läßt sich Zeit sparen – die einen Unterlagen sollen jederzeit griffbereit sein, andere vor unbefugtem Zugriff oder auch vor Staub geschützt werden. Für erstere bieten sich offene Regale oder Ordnerdrehsäulen an, sensible Unterlagen sind in abschließbaren Schränken besser aufgehoben.
Sind diese – meist zum Jahresende – überfüllt, gibt es zwei Lösungen: Auslagerung ins Zentralarchiv oder anhand der Aufbewahrungsfristen überprüfen, welche Unterlagen überhaupt und in welcher Form archiviert werden müssen. Zur Aufbewahrung sind Kaufleute gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) und gemäß Abgabenordnung (AO) verpflichtet, wobei die AO in der Praxis größere Bedeutung hat.
Was kann weg?
Nach Steuerrecht gilt die Mindest-Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie für Buchungsbelege
6 Jahren für empfangene Handels-/ Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels-/Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Die Fristen beginnen mit dem Schluß des Kalenderjahres; sie enden in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, das sich aus Beginn und Dauer der Frist errechnen läßt. Konkret: Seit 1.1.2004 können beispielsweise Buchungsbelege aus dem Jahr 1993 und den Vorjahren vernichtet werden. Allerdings gilt auch hier: Keine Regel ohne Ausnahme – die genannten Fristen sind Mindestfristen, die sich verlängern können, wenn Unterlagen weiterhin für steuerliche Zwecke von Bedeutung sind.
Was bleibt?
In der Regel viel Papier – auch wenn "die Aufbewahrung im Original" nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben ist, wie etwa bei Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüssen. Die übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen können durchaus optisch (Mikrofilm-Verfahren) oder auf Datenträgern aufgezeichnet werden. Hierbei muß jedoch gewährleistet sein, daß die Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Zudem muß sichergestellt sein, daß die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen.
Trotz dieser Möglichkeiten: Es wird mehr Papier verbraucht und meist auch verwahrt, als je zuvor. 8,89 Millionen Tonnen an "Büro- und Administrationspapier" wurden im letzten Jahr in Deutschland verbraucht – fast ein Drittel mehr, als das Bundesministerium für Verbraucherschutz für das Jahr 1990 angibt. Vom papierlosen Büro sind demnach die meisten Betriebe weit entfernt – meist reiht sich Aktenordner an Aktenordner.
Was spart Raum?
Aneinandergereihte Ordner bilden einen Kreis. Stellt man sie nebeneinander in ein Regal, wird sehr viel Platz verschenkt. Eine Lösung, mit der man bis zu 60% Platz sparen kann, sind deshalb Ordnerdrehsäulen. Kippsichere Säulen bietet beispielsweise Marktführer moll an – im Modell Rotafile [Flex] lassen sich auf 7 Etagen bis zu 168 Ordner unterbringen. Für die Lagerung von Stehmappen (120 Stück pro Etage) und CDs (54 Stück pro 1/4-Etage) gibt es entsprechendes Zubehör. An Bodenstandfläche werden pro Säule nur 80 cm im Durchmesser benötigt.
