(openPR) Aachen, 24. August 2009. Die applord gmbh aus Aachen stellt ihre aktuellen Plugins und Zusatzfunktionen für das Dokumenten Management System ecoDMS vor. Alle Erweiterungen versprechen zusätzliche Produktivität und Flexibilität bei der Arbeit mit ecoDMS. Benutzerfreundlichkeit und effizientes Arbeiten stehen hierbei an erster Stelle.
Notizen - Plugin:
Das Notizen-Plugin ist eines der beliebtesten ecoDMS-Erweiterungen. Es ermöglicht die schnelle und einfache Erfassung von dokumentenbezogenen Notizen. Dabei handelt es sich sinngemäß um ein digitales Post-it. Auch grafisch gleicht dieses Plugin dem bekannten Klebezettel. Wurde eine Notiz gespeichert, erscheint bei der entsprechenden Datei ein Hinweis auf den Eintrag. Alle berechtigten Benutzer können diesen nun lesen, bearbeiteten und bei Bedarf wieder löschen.
Outlook – Addin:
Sicheres Archivieren von E-Mails leicht gemacht. Mit dem Outlook-Addin von ecoDMS können E-Mails bequem aus Mircosoft Outlook ins Archiv aufgenommen werden. Dabei kann der Benutzer selbst entscheiden, welcher Teil der E-Mail im Dokumenten Management System archiviert werden soll. Es können sowohl die E-Mails als auch Anhänge vollständig indiziert gespeichert werden.
Druckertreiber:
Mit dem ecoDMS – Druckertreiber können Dokumente direkt aus beliebigen druckfähigen Anwendungen wie beispielsweise Microsoft Word, Microsoft Excel und OpenOffice Writer als PDF archiviert werden. Hierzu genügt ein einfacher Klick auf die Druckfunktion des entsprechenden Programms.
Plugin für die Versionierung:
Das Versionierungs-Plugin ermöglicht die Archivierung beliebig vieler Versionen eines Dokuments in ecoDMS. Für Microsoft Word und Excel ist außerdem eine direkte Anbindung an das System inbegriffen. Speichert der Benutzer nach der Bearbeitung die Datei ab, so wird diese in ecoDMS mit einer hochgezählten Versionsnummer als neue Version archiviert. Dieses Plugin eignet sich besonders für den Einsatz in solchen Unternehmen, welche die Veränderungen an einem Dokument in ihren Geschäftsprozessen dokumentieren wollen oder müssen.
E-Mail – Reader:
Der E-Mail – Reader liest alle E-Mail-Eingänge eines vordefinierten Pop3 - oder IMAP – Postfachs und nutzt die im Header und Text der E-Mail angelieferten Informationen zur automatischen Einordnung in ecoDMS. Die Mail wird vollständig indiziert im Dokumenten Management System abgelegt. Bei Unternehmen, deren Schriftverkehr in vielen Teilen über E-Mail erfolgt, ist der Einsatz des E-Mail – Readers besonders empfehlenswert. Eine deutliche Zeitersparnis ist garantiert, da die Archivierung in einem automatisierten Prozess abläuft.
Barcode – Reader
Mit Hilfe eines auf dem Dokument aufgebrachten 2D-Barcodes (Datamatrix) wird das gescannte Schriftgut vom System erkannt. Gleichzeitig werden die Informationen aus dem Barcode gelesen und in das Klassifizierungsfenster von ecoDMS übertragen. So kann das Dokument direkt archiviert werden oder auf Wunsch zur weiteren Bearbeitung an den Image Correction Editor ecoICE weitergeleitet werden.
Datev – Schnittstelle
Die von applord entwickelte Schnittstelle erlaubt den direkten Zugriff zum Datev-Dialog „Fristen und Bescheide“. So können Fristen und Bescheide für den Postein- und ausgang direkt über den ecoDMS-Klassifizierungsdialog eingetragen werden. Diese Funkton steht sowohl über ecoDMS als auch ecoICE und allen Plugins zur Verfügung. Mit Ausführung dieser Programmerweiterung kann direkt auf das Datev - Tool zugegriffen werden, ohne dieses vorher zu öffnen. Zudem findet ein automatischer Mandantenabgleich mit dem Datev - System statt. Für Datev - Benutzer ist die Schnittstelle eine empfehlenswerte Lösung.
Neben den angebotenen Plugins entwickelt die applord gmbh auf Wunsch kundenspezifische Erweiterungen. Dies können auch Anbindungen an bestehende Systeme innerhalb eines Betriebes sein. Kunden haben so die Möglichkeit ein exakt auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnittenes Leistungspaket zusammen zu stellen.
Um die Produkte näher kennen zu lernen, bietet applord kostenlose Programmpräsentationen an. Zu diesen ist eine Anmeldung über www.suchen-war-gestern.de oder telefonisch unter +49 (0)2 41 – 4 75 72 - 01 möglich. Auf der Internetseite werden außerdem Screenshots und Online-Präsentationen angeboten.
