(openPR) Die integrierte Outlook AutoArchivierung zur Archivierung der Elemente in Outlook ist die meistgenutzte Archivierungsvariante unter Outlook Anwendern. Die vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten der einzelnen Ordner lassen eine individuelle, wenn auch etwas unübersichtliche Archivierung zu. Die Basis der AutoArchivierung bildet leider auch den größten integrierten Schwachpunkt, die PST Datei. Wer sich für die AutoArchivierung entscheidet, kommt nicht darum, sich mit diesem Thema und den damit verbundenen Problemen ausgiebig zu beschäftigen, damit die Archivierung zuverlässig läuft.
VORTEILE DER OUTLOOK AUTOARCHIVIERUNG
Hier die Vorteile der Outlook AutoArchivierung in einer kurzen Übersicht.
- kostenlos, da im Produkt Outlook bereits integriert
- vielfältig konfigurierbar
- zeitlich steuerbar, die Grundeinstellung ist alle 14 Tage
- Universell, da E-Mails, Kontakte, Termine usw. gespeichert werden
- Automatisch im Hintergrund
NACHTEILE DER OUTLOOK AUTOARCHIVIERUNG
Hier die Nachteile der Outlook AutoArchivierung in einer kurzen Übersicht.
- Größenbeschränkungen
Das Format der PST Dateien unterliegt Größenbeschränkungen Outlook 2000 2 GB, ab Outlook 2003 bis 20 GB, informieren Sie sich gut, bevor Sie Ihre geschäftsrelevanten Daten dieser unzuverlässigen Lösung anvertrauen. Beim Erreichen der entsprechenden Warngrenzen kann keine E-Mail mehr gesendet werden und es droht der Datenverlust.
- Hohes Ausfallrisiko
Das zentrale Archiv, insbesondere bei einer Größe von 20 GB, ist überproportional gefährdet für Defekte, die eine verheerende Auswirkung haben
- Probleme bei Datensicherungen
Die enormen Dateigrößen verhindert im normalen Betrieb eine vernünftige Datensicherung, da diese mehrere Minuten blockiert ist. Sie sichern ja auch nicht Ihr gesamtes Betriebssystem Windows Vista mit 7.5 GB ?
- Suche nach E-Mails langwierig
Die Suche nach E-Mails über mehrere Archiv PST wird zu einer langwierigen Suche, wenn man E-Mails über einen langen Zeitraum, z.b. ein Forschungsprojekt durchsuchen möchte. Eine Suche kann so bei 8 Jahresarchiven mehrere Minuten dauern
- Ablageort auf C:
Standardordner für Archiv PST liegt auf Partition C: und ist damit nicht redundant gesichert
- Prozessorauslastung durch den Virenschutz
Die zusätzliche Prozessorauslastung durch den Virenschutz bei einer 10 GB Datei ist entsprechend hoch und verhindert ein effizientes Arbeiten an dem PC. Der Virenscanner muss die ganze Datei bei Änderung scannen. Bei 30 E-Mails pro Tag läuft der Virenscanner praktisch ununterbrochen.
- Jahresarchive notwendig
Das Standardaufkommen*) an E-Mails liegt bei ca. 1 GB pro Jahr, so dass von Experten empfohlen wird, pro Jahr ein neues Archiv anzulegen, um das Ausfallrisiko zu minimieren
- Verschiedene Aufbewahrungspflichten nicht lösbar
Verschiedene Aufbewahrungspflichten ( zwischen 6 und 10 Jahren), die laut §238 HGB notwendig sind, lassen sich durch die zentrale Datenablage nicht erfüllen
- Archivierung unterstützt kein Standardformat
Archivierung abhängig von Outlookversion bei Formatänderung, z.b. von Outlook 97, 98, 2000, 2002 auf Outlook 2003, 2007 und 2010
- Archiv beeinträchtigt Betriebssystemleistung
Der Standardordner der Archiv PST ist der persönliche Anwendungsorder, dieser Ort führt bei einer kleinen Partitionsgröße C: gepaart mit 2 oder mehreren sehr großen PST Dateien (outlook.pst und archiv.pst) zu einem enormen Leistungseinbruch, da nicht mehr genug freier Speicher auf C: zum temporären Speichern vorhanden ist. Hier wird empfohlen, die Datenablage auf eine weitere Partition D: umzulenken.
MAILONIZER – DIE PERFEKTE ERGÄNZUNG ZUR AUTOARCHIVIERUNG
Warum nicht die Stärken beider Systeme kombinieren, um die beste Lösung zur E-Mail Archivierung zu erhalten ?
Mit dem mailonizer PRO und EXTREME stehen Ihnen 2 Werkzeuge zur Verfügung, welche die Schwächen der Outlook AutoArchivierung durch die Stärken der Datei basierten mailonizer kompensiert.
DURCH MAILONIZER KOMPENSIERTE NACHTEILE DER OUTLOOK AUTOARCHIVIERUNG
Der bewährte mailonizer unterstützt Sie an den Schwachstellen der Outlook AutoArchivierung. Der mailonizer in seinen Ausbaustufen FREEWARE, BASE, PRO und EXTREME stellt eine kostengünstige Problemlösung dar.
- mailonizer nutzt Standardformat zur E-Mail Ablage
mailonizer ermöglicht die Ablage in den Standardformaten TXT, HTML oder MSG, d.h. unabhängig von dem Format alter oder zukünftiger PST Daten und den damit verbundenen Kompabilitätsproblemen. Dateien in den Formaten TXT und HTML sind mit einem Editor ohne Installation von Outlook lesbar
- mailonizer kennt keine Speicherplatzbeschränkung
Das Format der PST Dateien unterliegt Größenbeschränkungen bis Outlook 2000 2 GB, ab Outlook 2003 bis 20 GB. Der mailonizer nutzt die Speicherkapazitäten Ihrer Festplatte von aktuell ca. 300 GB.
- mailonizer beschränkt das Ausfallrisiko durch E-Mail Elementspeicherung
Das zentrale Archiv ist überproportional gefährdet für Defekte, mailonizer beschränkt dieses Risiko auf Dateien.
- Das Standardaufkommen*) an E-Mails liegt bei ca. 1 GB pro Jahr, so dass von Experten empfohlen wird, pro Jahr ein neues Archiv anzulegen.
- mailonizer unterstützt verschiedene Aufbewahrungspflichten
Verschiedene Aufbewahrungspflichten ( zwischen 6 und 10 Jahren), die laut §238 HGB notwendig sind, lassen sich durch die zentrale Datenablage nicht erfüllen, der mailonizer EXTREME bietet durch seine 10 generischen und frei zu konfigurierenden Filter seine hilfreiche Unterstützung an.
- mailonizer – Finden statt Suchen
Die Suche nach E-Mails über mehrere Archiv PST wird zu einer langwierigen Suche, wenn man E-Mails über einen langen Zeitraum, z.b. ein Forschungsprojekt durchsuchen möchte. Der mailonizer speichert die E-Mails zu einem Thema, z.b. einem Projekt, übersichtlich in einem einzigen Ordner auf Ihre Festplatte, siehe Beispiel.
WEITERE TIPPS oder Informationen ?
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www.mailonizer.de
http://www.softeule.de/email-management/mailonizer-in-der-Praxis.htm
www.softeule.de
Outlook ist eine Marke der Microsoft Corporation
mailonizer ist ein Marke der softeule
*) Standardaufkommen ermittelt in Umfrage von 30 E-Mails je 150 kB pro Tag.
