(openPR) Tipps für Selbständige, Kleinunternehmer und Freelancer: Wie sie im Sommer mehr Zeit gewinnen können!
Gigabyte um Gigabyte: die Masse der elektronischen Geschäftsdaten wächst besonders Einzel- und Kleinunternehmern im sprichwörtlichen Sinne oft „über den Kopf“. Im Gegensatz zu Großbetrieben, wo sich Fachkräfte professionell mit Verwaltungsaufgaben und der passenden IT beschäftigen, erledigt der Chef hier selbst - häufig am Abend oder Wochenende - den zeitaufwendigen „Bürokram“. Da der Kleinunternehmer zwar Spezialist für sein Fachgebiet, aber nicht für Büroorganisation ist, trägt er selbst auch noch dazu bei, dass die Datenmenge steigt. Denn aus der Sorge heraus, wichtige Unterlagen nicht zu finden oder gar zu löschen, wird mehrfach an verschiedenen Orten auf der Festplatte gespeichert. So geht der Überblick immer mehr verloren und die Gefahr steigt, zum digitalen Messie zu werden, der nichts wegwerfen kann, weil er nichts mehr findet.
Tipp 1: Keine „Zettelwirtschaft“
Effektive Büroarbeit gelingt nur, wenn alle relevanten Fakten vom Angebot über die Produktion bzw. der Erbringung einer Dienstleistung bis zur Rechnungsstellung bereit stehen und nicht erst mühsam in Ordnern, Ablagekörben und Computerdateien zusammengesucht werden müssen.
Tipp 2: Datenfriedhöfe vermeiden
Für einzelne Arbeitsschritte, wie die Kalkulation oder die Zeiterfassung, finden sich im Internet viele downloadbare Programme – teilweise sogar kostenlos. Der Nachteil ist, dass sie zumeist nicht miteinander kompatibel sind. Dadurch müssen die verschiedenen Informationen wieder kopiert und in einem neuen Dokument miteinander verbunden werden. Die Datenmenge vergrößert sich somit völlig unnötig. Verhindern lässt sich das mit integrativ arbeitenden Anwendungen, wie der vor kurzem auf den Markt gekommenen Software TikkTakk.net. Die speziell für Kleinunternehmen entwickelte Online-Applikation legt beispielsweise bei der Zeiterfassung automatisch den dazugehörigen Kunden, das Projekt und die Aufgabe an, so dass am Ende keinerlei Copy & Paste-Umwege mehr notwendig sind, um eine Rechnung zu schreiben.
Tipp 3: „Alte Zöpfe“ abschneiden
Kleinunternehmer, die seit Jahren ihre Buchhaltung nach derselben Methode erledigen, bemerken oftmals nicht, wie zeitfressend diese ist. Ein Freelancer, der beispielsweise 20 bis 30 Rechnungen monatlich in einem Textverarbeitungsprogramm erstellt, indem er sie aus alten Vorlagen kopiert und dann mit neuen Daten füllt, verschenkt etliche Stunden. Zeit, die er nutzen könnte, um sich mit einer zukunftsfähigen Lösung vertraut zu machen.
Tipp 4: Zeit für Neues nutzen
Während der Urlaubswochen in den Sommermonaten fällt in vielen Branchen weniger Arbeit an. Eine gute Gelegenheit, in dieser Zeit die eigene Büroorganisation zu verbessern. Die neue Generation der Verwaltungssoftware ist intuitiv und mit umfassenden Hilfefunktionen ausgestattet. Dadurch lässt sie sich in relativ kurzer Zeit erlernen und sichert zukünftig einen großen Zeitgewinn.
Tipp 5: Weniger Speicherplatz spart Zeit und Geld
Überflüssige Informationen auch wirklich löschen, dass macht nur derjenige, der weiß, welche Details er noch braucht. Ein Beispiel: Tikktakk.net prüft die Anwendung automatisch vor dem Entfernen von Kundendaten, ob nicht noch eine Rechnung aussteht, ob alle Projekte abgeschlossen und alle Aufgaben abgearbeitet wurden. Das gibt die notwendige Gewissheit, sich von Nutzlosem zu lösen und auf Dauer nicht zum Daten-Messie zu werden. Gleichzeitig spart es Kosten. Denn bei der webbasierten Anwendung zahlen die Kunden nur für den Speicherplatz, den sie tatsächlich nutzen.
Gerne können Sie sich kostenlos in TIKKTAKK.NET einloggen und die Funktionen des Programms testen.
Der Zugang ist über folgenden Link möglich
http://www.tikktakk.net/site/registrieren.html
