(openPR) Investitionen in die Bereiche Speditionssoftware sind kein Selbstzweck, sondern ein Instrument zur Optimierung von Arbeitsprozessen und damit eine Steigerung der Produktivität. Erhebliche Kostenreduzierung ist die Folge.
Durch einfachste Bedienung, schnellste Auftragseingabe, Automatisierung sich ständig wiederholender Arbeitsabläufe, macht sich eine gute Speditionssoftware schnell bezahlt.
Die monatliche Kosteneinsparung liegt regelmäßig höher, als man mit dem Einsatz eines LKW erwirtschaften kann.
Es gibt die unterschiedlichsten Programme im Angebot, von ca. Euro 500 angefangen bis Euro 50.000 und mehr. Manche verdienen die Bezeichnung Speditionssoftware nicht.
Die Entscheidung, welche Speditionssoftware für den jeweiligen Anwender die richtige und wirtschaftlichste ist, kann man sehr einfach treffen. Sie hat mit dem Anschaffungspreis nur wenig zu tun.
Der wichtigste Faktor und beste Vergleichsindikator ist der erzielte Zeitgewinn und die damit verbundene Kosteneinsparung bzw. Gewinnmaximierung. Durch Schaffung neuer Geschäftskontakte, Festigung bestehender Kontakte, Optimierung der Fahrzeugdisposition, Erzeugung von Mehrwerten durch logistische Zusatzleistungen usw., kann die gewonnene Zeit produktiver eingesetzt werden. In jedem Fall eine bessere Lösung, als verdiente Mitarbeiter zu entlassen.
Nur so können innerdeutsche Transportdienstleister dem ständigen Preisdruck entgegenwirken.
Es ist kaum zu verstehen, dass die Antragsfrist für das Förderprogramm - De Minimis - wegen mangelnder Nachfrage soeben auf den 30.06.2009 verlängert werden musste.
Man sollte annehmen, die Transportunternehmen haben die nicht rückzahlbare Förderung nicht nötig.
Eine Förderung, die die Ungleichbehandlung zu Lasten der deutschen Transportunternehmen, innerhalb der EU mildern soll.
Doch diese Förderung wird von den Unternehmen dringend gebraucht. Oft sind die Unternehmen jedoch mit dem täglichen Überlebenskampf so stark beschäftigt, dass solche Angebote einfach liegen bleiben.
Auch für die Anschaffung Kosten sparender Softwarelösungen werden Monate gebraucht. Zwischenzeitlich wird auf die Einsparung von tausenden von Euro verzichtet. Hausgemachte Fehler, die sich rächen.
Was sind die wichtigsten Auswahlkriterien bei der Softwareanschaffung?
Ohne den Anspruch auf Vollständigkeit dieser Ratschläge empfehlen wir, wie folgt vorzugehen:
1. Ermitteln Sie exakt den Zeitaufwand den Sie für die administrative Abwicklung eines Transportauftrages in Ihrem Unternehmen momentan benötigen
2. Auftragseingang
3. Auftrag anlegen
4. Kunden Auftrag bestätigen
5. Disposition
6. Auftragsübergabe an Fahrer oder Frachtführer
7. Frachtpapiererstellung
8. Rechnungserstellung
9. Gutschriftserstellung oder Überprüfung einer Unternehmereingangsrechnung incl. Zuordnung zum Auftrag
10. Kontierung der Ausgangsrechnung und evtl. der Eingangsrechnung
11. Überprüfen Sie den Zeitaufwand für die manuelle Eingabe der Ausgangsrechnung / Eingangsrechnung in Ihre Buchhaltung bei sich oder Ihrem Steuerberater
12. Ermitteln Sie den Zeitaufwand, den Sie benötigen um die Umsätze eines bestimmten LKW und aller LKW sowie eines bestimmten Kunden und aller Kunden innerhalb der letzten 30 Tage zu erhalten
13. Ermitteln Sie den Zeitaufwand den Sie benötigen, um zu überprüfen, wie hoch die tatsächlich angefallenen und berechneten Mautkosten für einen bestimmten LKW / Kunden sind.
Wenn Sie insgesamt für diese Arbeiten ca. 2 Minuten brauchen, sind Sie bestens organisiert. Sollten Sie jedoch wesendlich länger benötigen, wird es Zeit, für Änderungen zu sorgen, bevor Sie die Kosten überrollen.
A) Ziehen Sie von Ihrer ermittelten Zeit 2 Minuten ab, multiplizieren dieses Ergebnis mit der Anzahl Ihrer monatlichen Aufträge, errechnen die Gesamtstundenzahl.
B) Multiplizieren Sie diese mit einem durchschnittlichen Stundensatz in Ihrem Unternehmen.
Im Ergebnis erhalten Sie die Summe, die Sie monatlich einsparen können bzw. den Zeitfaktor, den Sie für Ihr Unternehmen gewinnbringender einsetzen können.
Wenn Sie nun mit diesem Kenntnisstand Originalversionen (von Demo-Versionen haben Sie nichts) einiger Anbieter, mit einer oder mehreren Auftragseingaben testen und das Gefühl haben, die Software mit geringem Schulungsaufwand (2 bis 3 Std. per Fernwartung müssen ausreichen) und etwas Übung bedienen zu können, haben Sie Ihre Software gefunden.
Da Sie Ihre momentanen eigenen Kosten ja ermittelt haben, können Sie leicht selbst ausrechnen, wie schnell sich der Softwareeinsatz amortisiert, welche Softwarelösung Ihnen den höchsten Zeitvorteil bringt. Diese Softwarelösung ist unabhängig vom Anschaffungspreis auch die günstigste.
Auf Softwarelösungen, für die ein Seminar oder tageweise Schulung angeboten wird, sollte man unserer Meinung nach verzichten. Sie erkennen daran, dass man von einer einfachen Bedienung nicht mehr sprechen kann. Neue Mitarbeiter und auch neue Leistungsmerkmale (Upgrade) der jeweiligen Software erzeugen so auch häufig neue Schulungskosten. Meistens bleiben viele der angebotenen Leistungsmerkmale im hektischen Alltagsgeschäft ungenutzt. Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft bei der Auswahl Ihrer Software.
Die wichtigsten Leistungsmerkmale sind in obiger Liste bereits aufgeführt. Entfernungswerk und Kostenauswertung / Kostenermittlung LKW gehören noch dazu.
Bevor Sie Ihre Entscheidung treffen, holen Sie sich noch die telefonische Meinung eines Nutzers dieser Software ein. Er sollte ein vergleichbares Geschäftsfeld wie Sie bedienen. Fragen Sie ihn auch, wie dieser mit dem Service nach dem Kauf zufrieden ist. Der ist ebenso wichtig wie die Software. Ihr Softwarelieferant wird Ihnen gerne Auskunft geben. Wenn Sie unsere Speditionssoftware Logistik 3000 – Das Speditionsprogramm - online testen möchten, sprechen Sie mit uns einen Termin ab. Informationen erhalten Sie auch auf unser Webseite DataLogistik.com
