(openPR) Immer häufiger arbeiten Teams an verteilten Standorten. Die Kommunikation und die Zusammenarbeit erfolgt online, d. h. mit elektronischen Medien via Inter- bzw. Intranet. Das bedeutet, dass Teams und Projektgruppen die Besonderheiten der Online-Kommunikation kennen müssen. Dazu gehört, wie bei allen Tätigkeiten, der effiziente Umgang mit den Werkzeugen und der Einsatz der richtigen Methoden. Letzteres richtet sich vor allem an die Projekt- und Teamleiter. Wenn die Kommunikation nur über Medien wie Email, Web-Konferenzen, Instant Messenger etc. erfolgt, ist es wichtig, dass klare Regeln dazu vorliegen und alle Beteiligten gut mit den Werkzeugen umgehen können. Weiterhin sind eindeutige Aufgabenbeschreibungen und direkte Handlungsanweisungen die Basis einer effizienten Zusammenarbeit.
„Online arbeiten muss online gelernt werden!“ sagt Lore Reß, Geschäftsführerin der Daten + Dokumentation. Hierzu wird ein Workshop angeboten, in welchem die Methoden zur effizienten Online-Kommunikation und -Zusammenarbeit mit Hilfe der Microsoft Sharepoint Services trainiert werden. Eine Microsoft Sharepoint Services-Plattform dient als Lern- und Arbeitsumgebung, so dass die TeilnehmerInnen auch im Kurs mit den Werkzeugen ihrer Arbeitsumgebung arbeiten. Die TeilnehmerInnen richten eine eigene Projekt-Seite ein und nutzen diese zur Teamarbeit. Ein Blog dient zur Dokumentation des Arbeits- und Lernfortschritts. Die TeilnehmerInnen übernehmen verschiedene Rollen und Aufgaben, bereiten Entscheidungen und Konfliktlösungen vor. Dabei kommt es darauf an, Methoden der eCollaboration zu beherrschen und die technischen Werkzeuge effizient einsetzen zu können.
Der Workshop richtet sich an Projektmanager und Teams, die die Online-Kommunikation im Team optimieren möchten und eine Informations- und Kollaborationsplattform gestalten wollen. Der Workshop wird mit der Präsentation des eigenen Projekts (Projekt-Seite) abgeschlossen. Die Dauer des Workshops beträgt 4 Wochen. In 4 Live-Online-Sessions im virtuellen Seminarraum (Dauer: je 1,5 h) werden Themen und Methoden vorgestellt und diskutiert. Über die WSS-Plattform wird die Zusammenarbeit trainiert und eine eigene Seite und Workspaces eingerichtet.
Es gibt viele Werkzeuge und Plattformen, die zur Online-Arbeit verwendet werden können, Open Source-Lösungen und auch kommerzielle Angebote. Eine davon sind die Microsoft Windows SharePoint Services (WSS), die als kostenlose Komponenten mit dem Microsoft Server 2003 geliefert werden. Bei den Windows SharePoint Services handelt es sich um eine Art Content-Management-System für Teams. Es können Dokumente abgelegt werden, Meetings vorbereitet werden, Aufgaben organisiert werden und vieles mehr.
Themen im Überblick
- Die Bausteine der Microsoft SharePoint Services
- Gestaltung und Navigationselemente
- Arbeiten mit Bibliotheken und Listen
- Rollen und Rechteverwaltung
- Meeting- und Workspaces
- WSS und Microsoft Office 2007
- Aufgaben des Team- und Projektleiters
