(openPR) Die Aviconet GmbH hat bei ihrem Kunden pfaff aqs GmbH, einem Spezialisten für die permanente Qualitätssicherung und Optimierung industrieller Produktionsprozesse, in einem Projekt zur Einführung von ELOenterprise erstmalig eine SAP-Integration mit dem ELO Business Logic Provider (BLP) realisiert.
Als Tochtergesellschaft einer der bedeutendsten europäischen Unternehmensgruppe des Anlagenbaus produziert und liefert die pfaff aqs automatisierte Qualitätskontrollsysteme an Kunden in über 50 Ländern. Dazu gehören Unternehmen aus den Bereichen Zement, Metall, Mineral und Chemie. Die Qualitätskontrollsysteme sind ausgelegt für verschiedenste Proben – von der Entnahme über Transport und Aufbereitung bis hin zur Analyse.
Um den Mitarbeitern direkten Zugriff auf relevante Informationen zu geben und gleichzeitig transparente Geschäftsabläufe sicherzustellen, entschied man sich bei pfaff aqs für die Einführung einer Enterprise-Content-Management-Lösung. Die Aviconet GmbH zeichnete sich schon in der Auswahlphase durch ihre hervorragende Beratung aus. Sie machte früh Einsparpotentiale sichtbar und brachte Vorschläge zur effizienten Nutzung der ECM-Lösung ELO ein. Letztlich fiel die Entscheidung für Aviconet und ELO dann auch aufgrund der flexiblen Integrationsmöglichkeiten und der einfachen Bedienung von ELO.
Aviconet realisierte im ersten Schritt mit dem ELO Business Logic Provider (BLP) die Anbindung von SAP Business One an das ELO-Archiv in den Bereichen Verkauf, Einkauf, Produktion sowie Qualitätssicherung. Durch zielgerichtete Gespräche mit den Mitarbeitern der betroffenen Abteilungen konnte Aviconet eine einheitliche Linie in den Ablagestrukturen und Berechtigungskonzepten erarbeiten.
Auch die Archivierung von rund 50.000 SAP-Belegen erfolgte in dieser Phase, jährlich sollen nun mindestens 30.000 bis 40.000 Dokumente hinzukommen. Die SAP-Belege wurden über den vom BLP bereitgestellten Druckertreiber gedruckt und automatisch verschlagwortet. Auch neu erstellte Dokumente, wie Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften, können so ohne manuelle Bearbeitung abgelegt werden.
Die für die Archivierung erforderlichen Verschlagwortungsinformationen übernimmt ELOenterprise direkt aus SAP. Mitarbeiter können, zum Beispiel über die Belegnummer oder den Namen des Geschäftspartners, direkt aus der gewohnten SAP-Umgebung über ein ELO Suchfeld auf archivierte Dokumente zugreifen. Die komfortable Verschlagwortung und die damit verbundene schnelle Nutzbarkeit der Dokumente führten zu einer hohen Mitarbeiterakzeptanz des Systems bei pfaff aqs.
Den Posteingang bei pfaff aqs automatisierte Aviconet mit ELO Workflows. Geht beispielsweise eine Rechnung ein, wird diese in ELO eingescannt und an den ELO Workflow übergeben, der den vordefinierten Rechnungsfreigabeprozess einleitet. Nach erfolgter Prüfung und Freigabe werden die Rechnungsdaten automatisch zur Buchung an das SAP-System übergeben.
Weitere Projektschritte sind die Einbindung eines Signaturdienstes zur automatisierten Signatur von per Mail ausgehenden Dokumenten und gleichzeitiger Archivierung sowie die Anbindung an AutoCAD und an das Microsoft Exchange E-Mail-System.
