(openPR) Die Alloheim Senioren-Residenzen GmbH ist einer der führenden privaten Träger von Pflegeeinrichtungen. Seit inzwischen 25 Jahren bietet das Unternehmen alle Pflegeformen aus einer Hand. In Zeiten knapper werdender Mittel geht der in Düsseldorf ansässige Dienstleister nun neue Wege, um Kosten in der Verwaltung zu sparen und seinen Kunden die gewohnt gute Betreuung und Pflege anbieten zu können: Die Alloheim GmbH hat ihr gesamtes Output-Management der TA Triumph-Adler Corporate Consulting GmbH, kurz TA-CCO, in die Hände gelegt.
Bonn, 16. April 2009 – Immer mehr Unternehmen und soziale Einrichtungen nutzen die Einsparpotenziale, die durch eine Professionalisierung und Zentralisierung der Dokumentenverwaltung zu erzielen sind. So auch die Alloheim Senioren-Residenzen GmbH, unter deren Dach heute 13 stationäre Einrichtungen sowie sechs ambulante Pflegedienste zu finden sind.
„Offen gestanden, hatten wir früher nur einen ungefähren Überblick über die Kostenstrukturen im Dokumentenmanagement. Schließlich waren an den einzelnen Standorten insgesamt 145 Systeme von acht verschiedenen Herstellern im Einsatz“, beschreibt Paul-Rudolf Klausmann, Leiter der IT der Alloheim GmbH, die Ausgangslage. Aufgrund der positiven Berichte von Klinikbetreibern und anderen Einrichtungen entschied sich die Alloheim GmbH, die Modernisierung des Dokumenten-Managements voranzutreiben und hierfür einen renommierten Partner mit ins Boot zu holen: die TA Triumph-Adler Corporate Consulting GmbH (TA-CCO). Die Spezialisten der TA-CCO nahmen zunächst alle Systeme, Leasing- und Wartungsverträge sowie Lieferantenbeziehungen genau unter die Lupe. „Wir haben an allen Standorten den Ist-Zustand erhoben, im nächsten Schritt ein überzeugendes Konzept zur Effizienzsteigerung im Dokumentenmanagement erarbeitet und dieses dann in wenigen Wochen in die Tat umgesetzt“, erläutert Frank Eismann, Geschäftsführer der TA-CCO, die Vorgehensweise seines Teams. Die Grundlage für dieses Vorgehen bildete das von TA Triumph-Adler entwickelte Beratungs- und Analysekonzept TOM (Total Output Management).
Doch was so einfach klingt, hatte es in der praktischen Umsetzung in sich. Schließlich galt es, die bestehenden Leasingverträge abzulösen, neue Hardware-Komponenten auszuwählen und diese an das gruppenweite IT-Netzwerk der Alloheim GmbH anzubinden. Darüber hinaus entwickelten die Spezialisten der TA-CCO für jeden Standort ein Full-Service-Paket inklusive differenzierter Berechtigungsprofile für die Benutzer, um die Kostentransparenz und -sicherheit zu gewährleisten. Heute lassen sich die Druck-, Kopier- und Faxvolumina zentral für alle Kostenstellen und Standorte ablesen. „Natürlich haben wir auch andere Anbieter unter die Lupe genommen, um einen Vergleich zu haben. Aber das Leistungsspektrum der TA-CCO hat uns überzeugt. Und natürlich das Know-how, das das Team um Frank Eismann durch andere Projekte mitbrachte. Schließlich standen vom Erstkontakt bis zum Beginn des Roll-Outs in den Standorten nur vier Wochen zur Verfügung“, so Klausmann von der Alloheim GmbH weiter.
Die Entscheidung, die Bürokommunikation zu professionalisieren, hat Klausmann bis heute nicht bereut: „Die Ablösung bestehender Leasingverträge und der Wegfall hoher Kosten für Verbrauchsmaterialien haben zu einer direkten Kosteneinsparung geführt. Darüber hinaus sind die IT-Beratungskosten heruntergegangen und wir haben einen deutlich geringeren Aufwand für Logistik und Organisation.“ Die eingesparten Gelder werden für zusätzliche Dienstleistungen und Pflegeangebote eingesetzt – und machen das Unternehmen so fit für die weitere Expansion im wachsenden Markt der Pflege.
