Post-Outsourcing – eine Chance in der Wirtschaftskrise

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In wirtschaftlich schweren Zeiten steht das Kosten-Management für alle Unternehmen im Zentrum der Be-trachtungen. Doch häufig werden Möglichkeiten und Potenziale unterbewertet oder gar ganz übersehen. Hierzu gehört auch der in vielen Unternehmen unterschätzte Bereich der internen und externen Postabwicklung. [Name der Redaktion] sprach hierüber mit einem Experten: Peter Buckmann, Senator des europäischen Wirtschaftssenats und Geschäftsführer der docdata fulfilment in Münster.

??? Herr Buckmann, Ihr Unternehmen ist ein langjähriger Spezialist in Sachen interner und externer Postabwicklung. In diesem Segment sind Sie für Unternehmen verschiedenster Größe tätig. Warum haben diese Betriebe überhaupt die Post-stellen an Ihre Firma übergeben?

Buckmann: Ganz sicher, weil man die zentrale Bedeutung einer Poststelle erkannt hat und auch in diesem Bereich auf der einen Seite Kosten sparen und auf der anderen Seite dem Kunden den bestmöglichen Service liefern will.

??? Überschätzen Sie da nicht die Bedeutung der Poststelle.

Buckmann: Im Gegenteil – wenn Sie es von der Kostenseite her betrachten: Durch professionelles Postmanagement kann man eine menge Geld sparen. Für 2005 haben wir Berechnungen an-gestellt und ermittelt, dass hier ein direktes Sparpotenzial von mindestens 250 Millionen Euro liegt. Nimmt man indirekte Potenziale hinzu ist ein Betrag von einer Milliarde nicht un-realistisch.

Auf der anderen Seite ist die Poststelle aber auch ein zentrales Bindeglied zwischen dem Kunden und den einzelnen Abteilungen. Nehmen Sie als Beispiel eine Beschwerde: Eine schnelle Abwicklung kann hier dazu beitragen, dass der Kunde sich ernst genommen fühlt und erhalten bleibt. Dauern diese Prozesse aber zu lange, ist er unwiederbringlich verloren.

???: Aber Post ist nun mal Post. Wenns schnell gehen soll, muss man halt elektronische Wege gehen …

Buckmann: … und genau das ist der springende Punkt. Man muss die modernen elektronischen Systeme mit den klassischen Postelementen verknüpfen. Um beim Beispiel der Beschwerde des Kunden zu bleiben. Dadurch dass diese Beschwerde manuell auf den Tisch des Sachbearbeiters gelangt, dort bearbeitet und die Antwort ausgedruckt wird und dann die Antwort physisch abgeholt wird, gehen gut und gerne drei, manchmal auch vier Tage verloren. Vereinfacht dargestellt scannen wir die Beschwerde und stellen sie dem Sachbearbeiter elektronisch zur Verfügung. Die Antwort des Sachbearbeiters wiederum geht elektronisch als Datei an uns, wo der Druck, die Verarbeitung und der Versand in einem Prozess durchgeführt werden. Dadurch wird viel Zeit gespart und der Kunde erhält seine Antwort in der Hälfte der sonst üblichen Zeit.

??? Das hört sich natürlich vielversprechend an. Aber gerade in der jetzigen Zeit ist man in allen Betrieben darauf bedacht, die Kosten zu senken. Outsourcing ist aber zunächst mit neuen Aus-gaben verbunden.

Buckmann: In diesem Fall nicht. Wir können unseren Kunden garantieren, dass das Outsourcing der Poststelle grundsätzlich billiger wird, als der Betrieb in eigener Verantwortung. Dafür haben wir ein perfektes hoch qualifziertes Team, das die Wege auswählt, die für das auftraggebende Unternehmen die effizientesten sind. Das heißt reibungslose Abwicklung bei möglichst niedrigen Kosten. Wir kennen beispielsweise immer den preiswertesten – also portooptimierten – Versandweg. Hinzu kommen Preisvorteile, die wir als Großkunden gegenüber den Versendern realisieren und an unsere Geschäftspartner weitergeben. Außerdem ergeben sich Zusatznutzen für den Kunden, die weitere Kosten sparen.

???: Wie sehen solche Zusatznutzen aus?

Buckmann: Beispielsweise entstehen durch die elektronische Verarbeitung der Ein- und Ausgangspost elektronische Archive, in denen die Mitarbeiter komplette Vorgänge – je nach ihren Zu-griffsberechtigungen – abrufen können. Dadurch, dass die Unter-lagen binnen weniger Sekunden komplett zur Verfügung stehen, wird zusätzlich Zeit und Geld gespart.

??? Mal ganz praktisch – wie muss man sich so eine Übernahme vorstellen. Sie ziehen in die Nähe der Firma oder sogar in den Betrieb ein und übernehmen die Post?

Buckmann: Das hängt von den Wünschen unserer Kunden ab. Die elektronische Erfassung, Lieferung und Sammlung von Post macht es nicht zwingend notwendig, dass wir im Unternehmen agieren müssen.

???: Sie haben selbst gesagt, dass die Poststelle eine zentrale Aufgabe im Unternehmen hat. Eine Umstellung – und Outsourcing ist ja eine Umstellung – birgt aber doch auch Gefahren in sich, die dem Unternehmen schaden könnten.

Buckmann: Auch in diesem Fall kann ich Sie beruhigen. Wir übernehmen zunächst die Poststelle und führen Sie so fort, wie sie im Unternehmen etabliert ist. Das ist schon deshalb wichtig, um unseren Partner und die in seiner Firma ablaufenden Prozesse richtig kennenzulernen. Auf dieser Informationsbasis erfolgt dann Zug um Zug die Umstellung. Unser Bestreben ist es, dafür zu sorgen, dass es keine Umstellungsengpässe im Unternehmen gibt.

???: Dennoch muss man sich doch fragen, ob es sich wirklich lohnt, wegen einiger Briefe und vielleicht ein paar Päckchen gleich über Outsourcing nachzudenken.

Buckmann: Es geht nicht nur um ein paar Briefe und Päckchen. Deshalb reden wir auch lieber von Versandlogistik. Denken Sie beispielsweise mal an den Versand von Katalogen und Prospekten. Wenn diese zusammen mit Mustern versandt werden, muss man konfektionieren, eine versandkostenoptimierte Verpackung auswählen, den günstigsten Versandweg wählen und so weiter und so fort.

??? Das übernehmen Sie dann auch?

Buckmann: Ja – uns geht es darum, unseren Kunden Geld zu sparen und gleichzeitig Zeit, die sie nutzen können, um sich noch intensiver um den Kunden und die Produktpalette zu kümmern.

??? Ab wann lohnt sich denn das Outsourcing für ein Unter-nehmen.

Buckmann: Das kann man so pauschal nicht sagen. Die komplette Umstellung wird ab ca. 100 bis 150 Briefe interessant. Je nach Unternehmen kann es schon sinnvoll sein, auch einzelne Prozesse outzusourcen. Für Unternehmen mit einem geringeren Regelaufkommen, kann eine punktuelle Zusammenarbeit interessant werde. Kleinere Firmen etwa, die einmal im Monat größere Mengen versenden müssen werden bei uns aber genauso bedient wie große Unternehmen mit einem drei- oder vierstelligen Sendungsaufkommen pro Tag. Wir sind da allen Herausforderungen gewachsen. Derzeit bearbeiten wir beispielsweise zwischen 8 und 10 Millionen Dokument pro Jahr – doch unsere Grenzen bleiben nach oben offen.

??? Wir danken für dieses Gespräch.