(openPR) „Wie viele schriftliche Angebotsanfragen bekommt Ihr Unternehmen denn pro Tag?“, „Wie lange brauchen Ihre Mitarbeiter denn durchschnittlich für die Bearbeitung einer Eingangsrechnung?“.
Diese und ähnliche Fragen zum Thema Eingangsdokumente können in aller Regel gar nicht oder nur mittels aufwändiger Zeitermittlung im Fachbereich beantwortet werden. Dennoch stellen diese Informationen ohne Frage ein wichtiges Kontrollinstrument in der Unternehmenssteuerung dar. Denke man nur an Anforderungen aus der Qualitätssicherung wie z.B. Beschwerdemanagement, Durchlauf- und Antwortzeiten. Außerdem ist eine Kostenrechnung für eingehende Post ohne strukturierte Eingangserfassung extrem schwierig. Ein Eingriff gar in das fremdgesteuerte Verursachen von Kosten ist gar nicht möglich.
Doch wie können solche Kennzahlen ohne großen Aufwand ermittelt werden?
Die Posteingangslösung „CODING-Modul for Mailrooms“ aus dem Hause streamBASE nimmt sich unter anderem dieser Aufgabe an.
Das CODING-Modul for Mailrooms ist eine zentrale Softwarelösung für die Verarbeitung von unstrukturierter Eingangspost, Faxeingängen oder E-Mails durch den Einsatz moderner Scantechnologie und optischen Leseverfahren. Dazu wird grundsätzlich jedes Dokument, das den Weg in das Unternehmen findet, an einer zentralen Stelle erfasst – in aller Regel in der Posteingangsstelle.
Die papierbezogenen Belege werden gescannt, Faxeingänge und E-Mails direkt vom entsprechenden Eingangssystem abgeholt. Jedes Dokument erhält für die Nachvollziehbarkeit eine eindeutige Dokument-Nummer.
Danach ermittelt der sogenannte Inbox-Dienst, ein Standalone-Modul für die Übernahme von Routineaufgaben, in frei definierbaren Detailstufen einen eindeutigen Index für das Dokument. Der Index steht dabei für einen Dokumenttyp oder einen Arbeitsprozess. Gefunden und zugeordnet wird er über definierbare Suchbegriffe und deren Kombination mit anderen Elementen. Steht ein Index für ein Dokument fest (z.B. „Eingangsrechnung“) so können in einem eigenen logischen Postfach weitere Metadaten wie Rechnungskopf- und –zeilendaten, Kundennummern etc. ausgelesen werden.
Nicht erfolgreiche Indexierungen oder fehlende Feldwerte können – ebenfalls noch in der zentralen Dokumentverarbeitung – schnell und bequem an einem Nachbearbeitungsplatz ergänzt werden.
Nach Abschluss sämtlicher Vorarbeiten durch das CODING-Modul for Mailrooms verlässt das Dokument das System über eine konfigurierbare Schnittstelle. Es können neben Standard-E-Mailsystemen auch DMS- oder Archivapplikationen angesprochen werden.
Eine besonders effiziente Lösung für die Übergabe der Dokumente bietet streamBASE mit seinem neuen webbasierten „MailView“-System. „MailView“ ist ein zentraler Zwischenspeicher für alle Dokumente und sofort ohne Installation an den Arbeitsplätzen einsetzbar. Zugriffsberechtigten Benutzern werden hier klassifizierte Dokumente zur Verfügung gestellt – und das sofort nach erfolgreicher Verarbeitung in der Posteingangsstelle. Lange Wege oder komplizierte Verteilverfahren entfallen vollständig.
Der Mitarbeiter im Fachbereich hat neben der Anzeige die Möglichkeit, verschiedene Bearbeitungsstände zum Dokument anzugeben. Auch die Anforderung des Originaldokumentes aus der Poststelle wird über die MailView-Oberfläche realisiert. Der Mitarbeiter legt seine Eingangspost nicht mehr in Ordnern seines Aktenschrankes ab, er kann sie im MailView in einer Ordnerstruktur sortieren. Eine Volltextsuche in den Dokumentinhalten gibt ihm jederzeit volle Inhaltskontrolle seiner Ordner.
Das CODING-Modul for Mailrooms protokolliert für jedes einzelne Dokument den gesamten Lebensweg im Unternehmen – vom Posteingang bis zur endgültigen Bearbeitung durch den Fachbereich. Somit lassen sich in einem umfangreichen Managementreport Informationen wie „Anzahl Dokumenteingänge pro Typ“, „Durchschnittliche Verarbeitungszeiten“, „Durchschnittliche Verweilzeiten“ oder „Anzahl gelöschter Dokumente“ abfragen. Die Statistiken sind bis auf Viertelstundenbasis genau.
Auch die im MailView-System zwischengespeicherten Dokumente können statistisch ausgewertet werden. Nie wieder verschwundene Rechnungen oder nicht beantwortete Beschwerden.
Weiterführende Informationen zum CODING-Modul for Mailrooms sind auf der Internetseite www.coding-modul.de zu finden.
