Digitaler Posteingang: Alles auf einem Blick!

(openPR) Was für viele Unternehmen noch Normalität ist, ist für andere schon zur längst Vergangenheit geworden: die papierbasierte Posteingangsverwaltung.
Mal kommen Rechnungen per Post, dann folgen Belegdokumente per E-Mail und der restliche Schriftverkehr wieder per Post. Ein lästiges Problem, für welches sich doch im digitalen Zeitalter so einfach eine Lösung finden lässt. Ein Posteingang in welchem alle Dokumente, Rechnungen, Belege und Bestätigungen direkt auffindbar sind. Das ist der Gedanke hinter einem digitalen Posteingang.
Alle Dokumente werden nun einheitlich erfasst, klassifiziert und digitalisiert, sodass alle Dokumente für alle Mitarbeiter immer und überall abrufbar sind. Die Kerndaten jeder Eingangsrechnung, wie z.B. Lieferantendaten, Rechnungsdatum, -nummer und Rechnungsbeträge, lassen sich vorab automatisiert erfassen. Die Rechnungsfreigabe erfolgt dann in einem digitalen Posteingangs Workflow. Hierüber können verschiedene Genehmigungsstufen berücksichtigt werden.
Der digitale Posteingang beschleunigt somit Be- und Verarbeitungszeiten, sorgt für einen sofortigen Workflow, ermöglicht einen hohen Servicegrad und, nicht zu vernachlässigen, eine deutliche Kostenersparnis. Denn durch den unternehmensinternen Bearbeitungs- und Genehmigungsprozessen fallen ca. 8,00 € an Kosten pro Eingangsrechnung an. Bei monatlich 200 Eingangsrechnungen liegen die Kosten schon bei 1600,00 €!
Durch eine gelungene Posteingangsverwaltung mit einem digitalen Posteingang lassen sich jedoch nicht nur Eingangspost und E-Mails spielend leicht managen. Es ist beispielsweise auch möglich eine Integration in Programme von Drittanbietern einzurichten. Besonders beliebt ist hierbei die Integration der Buchhaltungssoftware „DATEV“. Die vorher automatisiert erfassten Rechnungsdaten lassen sich dann vom Steuerberater ebenfalls ohne manuellen Eingabeaufwand in DATEV einlesen. Hierdurch erzielen Unternehmen eine doppelte Kostenersparnis. Eigene Ressourcen werden optimiert und die Kosten für die Buchhaltung beim Steuerberater reduzieren sich ebenfalls.
Durch einen digitalen Posteingang in einem revisionssicheren Online Archiv haben Sie nun einen zentralen Ort für Ihre Daten eingerichtet und endlich wieder Struktur und Ordnung in Ihr Unternehmen. Alles auf einem Blick!

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