(openPR) Neustadt/Wied, 03.12.2008. Senkrecht starten nicht nur die Hubschrauber von Eurocopter. Auch die Buchhaltung des europäischen Herstellers von zivilen und militärischen Hubschraubern startet durch und hat sich mit dem DOXiS InvoiceMaster modernste Technologie – in diesem Falle Softwaretechnologie - ins Haus geholt. Dadurch wird die Bearbeitung von Eingangsrechnungen quasi aus dem Stand wesentlich effizienter. Die Belegverarbeitung wird international durch den Dienstleister Schätzl Druck & Medien erledigt.
Die 100prozentige Tochtergesellschaft des europäischen Luft- und Raumfahrtkonzerns EADS ist Weltmarktführer im Bereich zivile Hubschrauber mit Standorten in Deutschland, Frankreich und Spanien. Um die Rechnungseingangsbearbeitung in der Unternehmensgruppe effizienter zu gestalten, sollte zunächst eine moderne Invoice Management-Lösung für Eurocopter Deutschland am Standort Donauwörth eingeführt werden, die Standorte in Frankreich und Spanien sollten später einbezogen werden. Der Standort Deutschland nahm seinen Produktivbetrieb zum Januar 2008 auf, gefolgt von den Standorten Frankreich im Mai 2008 und Spanien im Juli 2008.
100% aller eingehenden Rechnungen werden gescannt und validiert. Für die Systementscheidung wurden 19 Anbieter eingehend geprüft und bewertet. Die SER-Lösung DOXiS InvoiceMaster erwies sich in den Bereichen Funktionalität, Usability und Skalierbarkeit klar als das derzeit beste am Markt verfügbare System. Der Generalunternehmer Schätzl Druck & Medien und SER konnten den Auftrageber gemeinsam als Anbieterkonsortium überzeugen.
Internationales Invoice Management
Vor dem Einsatz der intelligenten SER-Lösung benötigten die Eingangsrechnungen in der Eurocopter-Gruppe lange Laufzeiten bis zur abschließenden Verbuchung im SAP-System; einen tagesaktuellen Überblick über die Kreditorenrechnungen gab es nicht. Daher soll zukünftig ein zentrales Shared Service Center die Rechnungsbearbeitung der ganzen Eurocopter-Gruppe übernehmen. Der DOXiS InvoiceMaster in Donauwörth verarbeitet mittlerweile im Produktivbetrieb die Eingangsrechnungen aus Deutschland, Frankreich und Spanien. „Bereits kurz nach der Systemeinführung wurden 50 Prozent aller Rechnungen von der Datenerfassung bis zur Buchung im SAP-System vollautomatisch verarbeitet, was die Laufzeiten erheblich verkürzt und die Mitarbeiter in der Buchhaltung entlastet“, freut sich der ECD Projektleiter, zuständig für Datamanagement & Tools in der Eurocopter Group. Auch der Leiter Buchhaltung Finanzen & Controlling Deutschland ist mit der Effizienzsteigerung in der Kreditorenbuchhaltung sehr zufrieden. In den nächsten Wochen werden weitere Anpassungen vorgenommen, die den Automatisierungsgrad weiter stark erhöhen.
Effiziente Rechnungsbearbeitung im Outsourcingbetrieb
Rechnungslesung und Extraktion der buchungsrelevanten Daten aus den Belegen hat Eurocopter komplett an den Dienstleister Schätzl Druck & Medien übertragen. Dazu werden alle Rechnungen jeweils von den Standorten Donauwörth, Marignane und Albacete von Schätzl aufbereitet, gescannt, OCR gelesen, klassifiziert, validiert, gegen die Bestelldaten von SAP geprüft und exportiert. Das Belegvolumen pro Jahr beträgt zurzeit in Deutschland 150.000 Rechnungen mit ca. 600.000 Seiten und in Frankreich 300.000 Rechnungen mit ca. 450.000 Seiten. Spanien kommt aktuell auf ca. 10 Prozent des deutschen Dokumentvolumens. Die SAP-Daten für die Validierung werden von der Eurocopter Group täglich aktuell zur Verfügung gestellt. Über eine sichere Verbindung übergibt Schätzl die Daten an das Eurocopter-SAP-System und legt sie in einem elektronischen Archiv ab. Für das Scannen der Rechnungsbelege nutzt Schätzl die Erfassungssoftware DOXiS Capture von SER in einer Lizenz für bis zu 500.000 Images pro Monat. Automatische Klassifikation und Extraktion der Eingangsrechnungen erledigt die intelligente Invoice Management-Lösung DOXiS InvoiceMaster Rechnungsleser.
Wenn die komplette Rechnungslesung durch den Dienstleister erledigt ist, startet die Rechnungsprüfung innerhalb des SAP-Systems von Eurocopter. Der Prüfungsvorgang wird über den SAP Business Workflow gesteuert, der die von Schätzl übergebenen Daten übernimmt und den Eurocopter-Mitarbeitern zur Prüfung zuführt, so dass den Mitarbeitern im SAP-System auch alle dazugehörigen Dokumente als Images zur Verfügung stehen.
Über Eurocopter
Eurocopter, gegründet 1992, ist heute ein deutsch-französisch-spanischer Konzern und ein Geschäftsbereich der EADS, eines weltweit führenden Unternehmens in der Luft- und Raumfahrt, im Verteidigungsgeschäft und den dazugehörigen Dienstleistungen. Der Eurocopter-Konzern beschäftigt rund 14.000 Mitarbeiter. 2007 festigte Eurocopter seine Position als weltweite Nummer Eins am zivilen und halbstaatlichen Hubschraubermarkt mit einem Umsatz von über 4 Milliarden Euro, Aufträgen über 802 Neuhubschrauber und einem Anteil von 53 Prozent am zivilen und halbstaatlichen Markt. Zusammengerechnet stellen die Produkte des Konzerns einen Anteil von 30 Prozent am gesamten weltweiten Hubschrauberbestand.
Seine starke weltweite Präsenz unterstützen 17 Tochtergesellschaften in fünf Erdteilen sowie ein dichtes Netz von Vertriebspartnern, zugelassenen Vertragshändlern und Wartungszentren. Gegenwärtig sind mehr als 10.000 Eurocopter-Hubschrauber für über 2.800 Kunden in 140 Ländern in Betrieb. Eurocopter ist der Hersteller mit der weltweit größten Auswahl an Zivil- und Militärhubschraubern.
Über Schätzl Druck & Medien
Seit 25 Jahren ist Schätzl Druck & Medien in Donauwörth kompetenter Ansprechpartner, wenn es darum geht, Kundenanforderungen erfolgreich medial zu realisieren. Diese Kompetenz schätzen international agierende Unternehmen aus den Bereichen Versicherung, Banken, Verlagswesen, Maschinenbau und der Aeronautik.
Das breite Leistungsspektrum von Schätzl Druck & Medien garantiert bei der Erfüllung gestellter Aufgaben die jeweils richtige Antwort im Bereich Offset-, Digital- und Endlosdruck sowie Neuer Medien auf höchstem Niveau. In einer fein aufeinander abgestimmten Prozesskette entstehen so nicht nur hochqualitative Printprodukte, sondern die verschiedensten Druckmedien und Sicherheitsdrucke sowie spezialisierte Dienstleistungen rund um das Dokument und das Dokumentenmanagement.
Moderne Technologie, höchste Qualität, ständige Innovation und ein Preis, der es wert ist – so lautet die Firmendevise, mit der das Unternehmen bereits über ein Viertel Jahrhundert Erfolgsgeschichte schreibt. „Das Know-How unserer Mitarbeiter und die Fähigkeit, Erfahrungen und Erwartungen in Ergebnisse zu verwandeln, tragen dazu bei, Ihre Produktvorstellung schnell und wirtschaftlich umzusetzen“, so Geschäftsführer Ulrich Schätzl. Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.schaetzl-druck.de
