(openPR) Enterprise Service Bus als Grundlage SOA basierender Geschäftsprozess-Automatisierung
2001 als Tochterunternehmen der Bayer Business Services gegründet, ist die Dynevo heute mit rund 170 Mit-arbeitern erfolgreich tätig.
Dass die Geschäftsprozesse ohne Medienbrüche komplett und automatisch IT-basiert ablaufen, verdankt sie unter anderem dem Enterprise Service Bus X4, der von der SoftProject GmbH entwickelt und bei Dynevo kundenspezifisch angepasst wurde.
Bits und Bytes als Basis effizienter Prozesse
Digitale Dokumente sind in der IT-basierten und gesteuerten Welt notwendig zur effizienten Weiterverarbeitung. Allerdings zeigt das Beispiel einer Rechnung per Fax, dass – obgleich digital erstellt – der Empfänger sie auf Papier gedruckt erhält.
„Letztlich muss die Rechnung aber in der Finanzbuchhaltung in SAP und im optischen Archiv wieder digital zur Verfügung stehen. Unsere Aufgabe war es daher, die Vielzahl verschiedener Inputs so zusammen zu führen, dass wiederum ein digitaler Output entsteht, der mit anderen Anwendungen weiter verarbeitet werden kann“, erklärt Wolfgang Joa, Produktmanager Business Document Services, Dynevo.
Die Lösung für eine integrierte Prozessabwicklung sah Dynevo in einer serviceorientierten Architektur (SOA), basierend auf dem Enterprise Service Bus X4. Er bildet die Middleware zur Verbindung aller Business Prozesse, um letzen Endes ohne Medienbrüche auf individuelle Kundenwünsche eingehen zu können.
Flexibilität trotz starker Standardisierung
Die wichtigste Anforderung an die EAI war einerseits ein hoher Standardisierungsgrad, so dass die meisten Anwendungen über bereits vorhandene Schnittstellen miteinander verbunden werden konnten. Andererseits musste das System so flexibel sein, dass auch komplexe Geschäftsprozesse schnell und einfach gestaltet werden können.
„Anfang 2006 führten wir eine Ausschreibung unter den sechs bekanntesten EAI-Anbietern durch und entschieden uns schließlich für das Integrations-Tool X4 des Ettlinger Software-Hauses SoftProject. Gründe dafür waren die über 70 vorhandenen Adapter für eine Vielzahl von Applikationen und der X4 Prozess-Designer als grafische Benutzeroberfläche“, so Joa.
Die einfache und schnelle Definition der zu integrierenden Geschäftsprozesse auf XML Basis ist ein besonderes Highlight von X4. Sie ermöglicht eine quasi industrialisierte Erstellung intelligenter und automatisierter Workflows, die es Dynevo erlauben, flexibel und schnell auf veränderte Rahmenbedingungen zu reagieren.
Darüber hinaus bringt die neue Architektur auch Kosteneinsparungen im Bereich Entwicklung, Qualitätssicherung und Betrieb.
Pilotprojekt in zwei Wochen abgeschlossen
Das Pilotprojekt sah vor, X4 auf einem dedizierten Server aufzusetzen und einen Geschäftsprozess aus dem SAP-Umfeld Human Resources (HR) zu konfigurieren.
„Konkret ging es um die Vergabe eines neuen Passwortes, mit dem die Mitarbeiter den Zugang zu ihren digital abgelegten Entgeltbescheiden erhalten. Diese Passwörter werden oft vergessen und der Aufwand, sie manuell zu erneuern, ist umfangreich und fehleranfällig“, erläutert der Produktmanager.
Um den neuen Workflow optimal zu gestalten, musste zunächst jeder Teilprozess im Unternehmen analysiert und dokumentiert werden. Der Ablaufprozess und die betroffenen Systeme sind vielfältig. Zu den wichtigsten gehören Passwortgenerator und Verschlüsselungssoftware, Datenbank und Authentifizierung, Briefausdruck und Versand an die Hausadresse des Mitarbeiters.
Erfolgreicher Testlauf
Innerhalb von zwei Wochen konfigurierte SoftProject gemeinsam mit Dynevo den Pilot-Workflow und stellte das Ergebnis auf die Probe: „Der gesamte Workflow von der Passwortanfrage auf dem Server bis zum Versand der schriftlichen Bestätigung zum Mitarbeiter nach Hause wurde durch das X4-Tool automatisch abgearbeitet.
Während der Pilotphase erhielten unsere Mitarbeiter Schulungen für den X4-Systemaufbau, die Prozessent- wicklung und die Fehlerbehandlung, so dass wir anschließend selbst in der Lage waren, mit dem neuen Tool zu arbeiten“, meint Wolfgang Joa.
Der automatische Workflow beginnt mit dem ersten Prozessschritt. Im Pilotprojekt war dies die Anfrage des Mitarbeiters nach einem neuen Passwort.
Gesteigerte Prozessautomatisierung, höhere Datenqualität
Seit der Enterprise Service Bus und damit die neue Architektur implementiert ist, hat Dynevo etwa 25 Geschäftsprozesse eigenständig gestaltet. „Ein Spezialfall war zum Beispiel die Integration spezieller For-schungsdokumente, bei denen die Farberkennung und Formatausrichtung neu programmiert werden mussten. Gerade die Farben haben in diesen Dokumenten eine besondere Bedeutung und müssen 1:1 im optischen Archiv revisionssicher abgelegt werden“, erklärt Joa.
Prozesse als Standard-Services wieder verwendbar
Der Vorteil der industrialisierten Workflows liegt auf der Hand: Die Entwickler benötigen deutlich weniger Zeit, weil sie keine Schnittstellen mehr programmieren müssen, sondern überwiegend fertige Adapter einsetzen können.
„Insgesamt sparen wir rund 50 Prozent Entwicklungszeit gegenüber der früheren Programmierung einzelner Prozesse. Auch die Qualität hat sich durch die immer wieder einsetzbaren Standards deutlich verbessert. Deshalb sind wir für zukünftige Projekte mit SoftProject weiter im Geschäft“, meint Wolfgang Joa abschließend.
