Voraussetzungen für eine aussagefähige BWA

(openPR) Es ist ein unter Existenzgründern weit verbreiteter Irrtum anzunehmen, dass die monatliche BWA des Steuerberaters automatisch richtig ist, wenn nur alle Belege ordnungsgemäß zum Steuerberater gegeben werden und dieser fehlerfrei bucht. Eine zur Unternehmenssteuerung brauchbare Betriebswirtschaftliche Auswertung erhält man nur, wenn zu den normalen Buchungen des Tagesgeschäftes noch spezielle Zuatzbuchungen hinzukommen.

Kaisersesch, 09.06.08. In der Regel lässt ein Existenzgründer die Buchhaltung vom Steuerberater durchführen. Das gibt ihm zwar die notwendige Sicherheit in allen steuerlichen Angelegenheiten, aber nicht die betriebswirtschaftlichen Informationen, die er zur Steuerung seines Unternehmens braucht. Zwar erhält er mit den monatlichen Steuerermeldungen als automatisches Anhängsel der Buchhaltung eine BWA. Diese bildet das betriebliche Geschehen in der Regel aber falsch, bestenfalls unzureichend ab.

Um von einer Standart-BWA zu einer betriebswirtschaftlich sinnvollen BWA zu kommen, müssen zu den „normalen“ Buchungen des Tagesgeschäftes Zusatzbuchungen nur für BWA-Zwecke hinzukommen. Diese ändern die Buchungen des Tagesgeschäftes ab und bringen neue Informationen in die Buchhaltung ein. Der Steuerberater kann bei der Festlegung der Zusatzbuchungen helfen und wird sie in der Regel auch durchführen, da er die Buchhaltungshoheit hat. Die grundlegenden Informationen, welche Zusatzbuchungen notwendig sind, muss aber der Existenzgründer selbst liefern. Dies kann ihm keiner abnehmen, denn nur er kennt die Struktur und die Besonderheiten seines Geschäftes.

Im Folgenden werden für eine betriebswirtschaftlich unbearbeitete Standart-BWA nach dem DATEV-Schema die wichtigsten typische Mängel und der Weg ihrer Behebung aufgezeigt.

• Keine Berücksichtigung von Lagerbestandsbewegungen bei Rohwaren:

Wareneinkäufe werden mit Warenverbräuche gleichgesetzt. Dies hat zur Folge, dass immer dann, wenn größere Einkäufe getätigt werden, Verluste entstehen bzw. umgekehrt, wenn mit Rohware vom Lager produziert wird, Gewinne. Man muss also den Lagerbestand erfassen und die Veränderung zum Vormonat den gebuchten Einkäufen entgegenrechnen. Hilfsweise ist es auch möglich, den Warenverbrauch mit einem festen Prozentsatz vom Umsatz in der BWA zu berücksichtigen.

• Berücksichtigung teilfertiger Arbeiten:

Insbesondere im Bausektor und dem Maschinenbau aber auch bei Softwarehäusern gibt es längerfristige Fertigungszeiträume über den Monat hinaus. Das heißt es werden Leistungen erbracht und Ressourcen verbraucht, denen keine Umsätze im gleichen Monat entgegenstehen. Die teilfertigen Arbeiten müssen also mit Ihren Kosten geschätzt werden und als „Bestandsveränderungen unfertige Produkte“ in die BWA eingebucht werden.

• Berücksichtigung des Fertigwarenlagers:

Fertiggestellte Waren, die aber noch nicht fakturiert worden sind, müssen als Leistung berücksichtig werden. In die BWA ist also die Wertveränderung des Fertigwarenlagers zum Vormonat einzubuchen. So wird vermieden ein Verlust auszuweisen, wenn die Produktion schon abgeschlossen ist, die Rechnung aber erst im nächsten Monat geschrieben werden kann. Umgekehrt werden Scheingewinnen vermieden, wenn vom Lager verkauf wird, die Produktionskosten aber bereits im Vormonat angefallen sind.

• Berücksichtigung von Abschreibungen:

Da der Steuerberater üblicherweise die Abschreibungen erst bei den Jahresabschlussarbeiten berechnet, verzichten viele Existenzgründer auf Monatsbuchungen und stellen damit ihr Unternehmen unberechtigt besser dar als es tatsächlich ist. Für BWA-Zwecke ist deshalb immer ein monatlicher kalkulatorischer Abschreibungsbetrag zu buchen.

• Fehlende Rechnungsabgrenzungen:

Rechnungsabgrenzungsbuchungen führt der Steuerberater im Rahmen seiner Jahres-Abschlussarbeiten durch. Für größere Posten sind sie jedoch auch in der monatlichen BWA sinnvoll.

So werden z.B. Versicherungsbeiträge in der Regel nur einmal im Jahr zum Jahresanfang gezahlt. Mit dieser Zahlung aufwandsmäßig nur den Januar zu belasten, stellt diesen unberechtigt zu schlecht. Der Aufwand ist mit 1/12 in jeden Monat des Jahres einzustellen. Das Gleiche kann für die Kfz-Steuer, öffentliche Beiträge, das 13. Monatsgehalt, das Abschlusshonorar für den Steuerberater und ähnliche Einmalzahlungen gelten.
Umgekehrt können aber Rechungen für von Lieferanten bereits erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren noch fehlen. Diese sind in die BWA als Aufwand, ggf. als Schätzwert einzubuchen, damit das Monatsergebnis nicht unberechtigt zu gut ausgewiesen wird.

Korrekturbuchungen sollten immer dann durchgeführt werden, wenn ein Korrekturverzicht zum Ausweis wesentlich falscher Monatsergebnisse führt.

• Typische verhaltensbedingte Fehler:

Eine BWA kann immer noch Gewinne ausweisen, obwohl der Betrieb schon Verluste schreibt. Manche Existenzgründer werden aus mangelnder buchhalterischer Disziplin zu Schreibtischtäter. Sie gebe Lieferantenrechnungen nicht an den Steuerberater zum Buchen weiter, weil z.B. eine Rechnungsposition falsch ist. Dadurch wird nicht nur die BWA geschönt, der Existenzgründer verzichtet auch darauf die Vorsteuer rechtzeitig vom Finanzamt zurückzuholen. Dieser Fehler kann vermieden werden, wenn Sie dem Steuerberater die Rechnung zum Verbuchen geben, die Zahlung aber bis zur Klärung aussetzen.

• Die Tücken der Einnahme-Überschuss-Rechnung:

Existenzgründer und kleinere Betriebe buchen häufig nach Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen. Auch die Steuerberater raten oftmals zu dieser Wahl, weil sich so steuerliche Optimierungen leichter bewerkstelligen lassen. Solange das Geschäft gut läuft und alle Rechnungen pünktlich bezahlt werden, erscheinen Umsatz und Kosten auch zeitgerecht in der BWA.

Was aber, wenn eine Störung eintritt und z.B. die Kunden nicht mehr zeitgerecht zahlen. Die BWA weist einen Verlust aus, weil dem Ressourcenverbrauch keine Erlöse gegenüberstehen. Dabei wirtschaftet das Unternehmen korrekt. Hier braucht der Existenzgründer nicht einzugreifen, seine Aufgabe ist vielmehr, das ausstehende Geld einzutreiben.

Umgekehrt sind die Folgen noch fataler. Der Existenzgründer kann z.B. aus Geldmangel Rechnungen nur verspätet zahlen. Die nicht gezahlten Rechnungen werden dem Steuerberater nicht eingereicht. Sie werden deshalb nicht verbucht, die BWA weist noch Gewinne aus, obwohl das Unternehmen schon längst der Pleite entgegensteuert.