(openPR) Browserbasiertes Dokumenten-Management-System ermöglicht Unternehmen, Effizienzpotenzial auszuschöpfen
Unter dem Namen „MultiArchive“ bietet die Hamburger Multi-Support Deutschland AG ein leistungsstarkes Dokumenten-Management-System für den Mittelstand. Mit der Lösung lässt sich unter anderem die Rechnungsbearbeitung in Unternehmen vollständig automatisieren. So werden Eingangsrechnungen gebündelt und automatisiert weitergeleitet. Diese Verteilung funktioniert unternehmensweit und damit auch über Standorte hinweg. Manuelle Arbeiten im Rechnungseingang werden so auf ein Minimum reduziert. Es werden nur noch Irrläufer, persönlich adressierte Anschreiben und ähnliches gesondert bearbeitet. Eine Effizienzsteigerung lässt sich vor allem durch den automatisierten Workflow erreichen, durch den die Eingangsrechungen mit Prioritäten versehen direkt an die verantwortlichen Personen geleitet werden. Nicht zuletzt bringt die Integration mit Backend-Systemen wie ERP- und CRM-Lösungen sowie Datenbanken oder der elektronischen Archivierung zusätzliche Vorteile. Die Lösung ist auch für SAP-Anwender ideal. So kann beispielsweise mit den in MultiArchive ausgelesenen Rechnungsdaten je nach gewünschtem Automatisierungsgrad in SAP eine direkte Buchung ausgelöst werden.
MultiArchive arbeitet komplett browserbasiert. Die Anmeldung erfolgt über individuelle Log-In-Daten. Dadurch wird den Anwendern der schnelle und sichere Zugang auf alle Unternehmensdaten ermöglicht. Zudem sind keine Client-Installationen erforderlich, was die Administration erheblich vereinfacht. „Wir bieten unseren Kunden darüber hinaus Serverlizenzen für eine unbegrenzte Mitarbeiterzahl“, sagt Claus Cordes, Vertriebsvorstand bei Multi-Support. „So kann jedem Mitarbeiter Zugriff auf das System gewährt werden, ohne dass bei Veränderungen im Personalstamm neue Lizenzen hinzugekauft werden müssen.“
Vom Scanning über den Workflow bis hin zur Archivierung dient MultiArchive der Erleichterung von Arbeitsabläufen. In Abhängigkeit von Höhe und Art der Rechnungen lassen sich beispielsweise Regeln vordefinieren, nach denen sie automatisch zur Zahlung freigegeben werden können. Auch ein automatischer Skontoabzug ist möglich, wenn im System eine entsprechende Regel erstellt wurde. In solch einen Workflow werden alle relevanten Abteilungen automatisch mit einbezogen. Am Ende stehen die Endkontrolle, Freigabe und Bezahlung durch die Finanzbuchhaltung. Nachdem der Workflow erfolgreich durchlaufen wurde, werden die Rechnungen mit einer Archivierungslösung inklusive aller Notizen und Bearbeitungsschritte revisionssicher und schnell abrufbar gespeichert. Für die spätere Recherche bietet MultiArchive optimale Möglichkeiten. Alle Daten können wahlweise über eine Ordnerstruktur oder eine individuelle Suchmaske mittels Index oder Volltextsuche wieder gefunden werden. Sämtliche Unternehmensdokumente wie beispielsweise E-Mail, Fax, und gescannte Dokumente lassen sich in die elektronischen Geschäftsprozesse einbinden. Neue Dokumente, die in das zentrale Archiv überführt werden sollen, lassen sich per „Drag and Drop“ oder über die Verzeichnisstruktur in MultiArchive ablegen. Die Indexwerte können angefragt oder automatisch hinzugefügt werden. Kundenrelevante Informationen lassen sich aus ERP-Systemen direkt über die Weboberfläche abrufen, sobald ein neues Dokument archiviert wird. Dass die Daten immer korrekt im Archiv abgelegt werden und alle Indexfelder gefüllt sind, wird durch die MultiArchive-eigene Validierung sichergestellt.
Das System unterstützt alle Plattformen wie Windows, Linux, Unix, Lotus Notes Domino und speziell die IBM iSeries.
