(openPR) Hamburg. Das international agierende Unternehmen Emhart Glass SA beschreitet neue Wege in der internen Kommunikation. Auf Grundlage der intelligenten Dokumenten-Management-Lösung MultiArchive hat der führende Anbieter von Ausrüstungen, Steuerungen und Teilen für die Behälterglasindustrie automatisierte Workflows für seine geschäftskritischen Prozesse implementiert. Damit verbessert Emhart Glass maßgeblich die Interaktion zwischen seiner Zentrale in der Schweiz und den weltweit verteilten Niederlassungen. Auschlaggebend für die Einführung von Workflows sind schnellere und transparente Abläufe, geringere Kosten sowie eine höhere Produktivität.
Emhart Glass profitiert bereits seit 2004 von der MultiArchive-Lösung aus dem Hause Multi-Support. Die Software ist in das ERP-Produkt BPCS nahtlos integriert. Die mit dem System erzeugten Belege, wie Ausgangsrechnungen, Auftragsbestätigungen oder Bestellungen, gelangen direkt in das Archiv. Eingehende Rechnungen sowie weitere Buchhaltungsunterlagen werden an 13 Standorten weltweit gescannt und zur Verwaltung und revisionssicheren Aufbewahrung ebenfalls an die Dokumenten-Management-Lösung übergeben.
Die bei Emhart Glass eingesetzte Collaboration-Plattform ist Lotus Notes. Emhart Glass hat sich daher für die Notes-Variante des variablen MultiArchive Workflows entschieden.
Mit der leistungsstarken Workflow-Engine startete Emhart Glass unternehmensweit die digitale Eingangsrechnungsbearbeitung. Die zu prüfenden Rechnungen werden automatisch von den unterschiedlichen Standorten in die Postkörbe der zuständigen Mitarbeiter verteilt. Nach erfolgter Freigabe werden die Belege in der Finanzbuchhaltung verbucht und das Bearbeitungsprotokoll in MultiArchive abgelegt.
Der grafische Lotus-Notes-Prozessdesigner ermöglicht es, Abläufe ohne Programmieraufwand schnell und unkompliziert umzusetzen.
Im nächsten Schritt führte Emhart Glass einen Program-Modification-Workflow ein. Mit diesem Workflow werden weltweit Ideen zur Optimierung der Warenwirtschaft entsprechend den firmenspezifischen Anforderungen gesammelt.
Durch die einfach zu implementierende Anwendung konnte dieses Workflow-Projekt schnell konzernweit umgesetzt werden. Über die Freigabe der vorgeschlagenen Modifikationen entscheidet ein an den Workflow angebundenes Gremium. Die beschlossenen Änderungen am ERP-Programm werden über diesen Workflow getestet. Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase informiert dieser die Mitarbeiter über das Go-live.
Sämtliche Prozesse innerhalb der Workflows werden in MultiArchive protokolliert. Emhart Glass kann die ausgeführten Anpassungen jederzeit nachweisen und somit die Einhaltung der geltenden Zertifizierungsrichtlinien gewährleisten.
Mit zwei weiteren Workflows, die sich derzeit in der Testphase befinden, wird Emhart Glass den Einsatz von MultiArchive weiter ausbauen. Ein Part-Price-Request-Workflow beantwortet die Preisanfragen von Vertriebsmitarbeitern weltweit für neue oder geänderte Baugruppen und Ersatzteile.
Der zweite Workflow dient dem Prüfen von Großangeboten beispielsweise für ganze Produktionsanlagen. Diese Angebote werden ausschließlich von übergeordneten Entscheidern im Workflow nach vordefinierten Regeln geprüft.
MultiArchive erstellt automatisch für jede Person, die involviert ist, sogenannte Subflows. In diesen sind die Entscheidungen protokolliert. Der Hauptflow erhält direkt von den Subflows eine Benachrichtigung, wenn dieser erfolgreich beendet ist. Sobald alle Beteiligten das Angebot geprüft haben, wird der Vertriebsmitarbeiter automatisch informiert.
Einmal mehr beweist MultiArchive in diesen unterschiedlichen Prozessen seine Leistungsfähigkeit und Flexibilität. Die Optimierung der Abläufe erzielt bei Emhart Glass einen enormen administrativen Effizienzgewinn. Die fundierten Kenntnisse der Multi-Support Mitarbeiter über Abläufe und betriebswirtschaftliche Hintergründe sowie deren technischer Background trugen maßgeblich zum Projekterfolg bei.
Über MultiArchive
MultiArchive ermöglicht umfassendes Dokumenten-Management inklusive Prozess-Steuerung mit Anbindung an die zuverlässige IBM i-Plattform. Das Produkt beinhaltet dazu sämtliche Funktionen wie revisionssicheres Archivieren, Scannen, Recherche, COLD, E-Mail-Management und die Anbindung externer Speichersysteme.
Kernelement ist ein regelbasierter Posteingangskorb, der mit einem beliebigen Standard-Web-Browser bedienbar ist. Über Plug-Ins bzw. zertifizierte Schnittstellen fügt sich MultiArchive nahtlos in vorhandene IT-Systeme ein und ermöglicht eine direkte Datenübernahme aus ERP-Systemen und Collaboration-Plattformen, z. B. Lotus Notes und Office-Programmen.
Themenlösungen wie automatische Belegerkennung, digitale Rechnungsbearbeitung, elektronische Personalakte oder Vertragsmanagement runden das Leistungsspektrum ab. Eine schnelle Integration in bestehende IT-Umgebungen, die einfache Bedienbarkeit in einer gewohnten Arbeitsumgebung sowie der geringe Einarbeitungsaufwand beschleunigen den Return on Invest.
