(openPR) Webdatenbank mit neuem Managementsystem für Office-Dokumente, E-Mails, Bilder, Scans und andere Dateien
Neuwittenbek (Schleswig-Holstein), 03.04.2008 – Die Webdatenbank-Lösung ProWebDB (prowebdb.de) ermöglicht durch ein neues Dokumentenmanagement-System (ProWebDMS) ab sofort auch die Verwaltung von Dokumenten und Medien. Texte, Präsentationen, beliebige Dateien oder Fotos und Videos können damit in einer individuellen Ordnerstruktur abgelegt, organisiert und bearbeitet werden. Da ProWebDB als On-Demand-Lösung bzw. Software as a Service (SaaS) inkl. Hosting verfügbar ist, ist der Zugriff auf die Daten jederzeit von jedem Ort aus über das Internet möglich. Die Daten werden dabei über eine sichere SSL-Verbindung übertragen.
Insgesamt lassen sich fünf unterschiedliche Zugriffs-, Lese- und Bearbeitungsrechte vergeben und verschiedene Benutzerrollen zuweisen. Dies reicht von keinem Zugriff bis hin zu umfassenden Verwaltungs- und Administrationsberechtigungen. Für die Dokumente können Laufzeiten und Gültigkeitsdaten festgelegt und bestimmte, automatisch ablaufende Aktionen definiert werden (beispielsweise Benachrichtigung des Administrators oder der Bearbeiter per E-Mail, Sperrung usw.), wenn das Dokument ungültig wird.
Die Vergabe der Versionsnummern wird automatisch vom System vorgenommen. Dadurch ist sichergestellt, dass alle Anwender stets mit der neuesten Version eines Dokumentes arbeiten – unabhängig davon, wie viele Bearbeiter ein Dokument hat. Alle Metadaten werden zusätzlich in der Datenbank gespeichert, gängige Dateiformate erkennt das Dokumentenmanagementsystem selbständig. Für maximale Sicherheit und Schutz vor versehentlichem Datenverlust unterstützt ProWebDB außerdem das „nicht-destruktive Editieren“. Alle vorgenommenen Änderungen sind in der Historie des Dokuments verfügbar, frühere Versionen können dadurch bei Bedarf wieder hergestellt werden. Die Datensätze besitzen zudem eine digitale Unterschrift, mit der sie signiert und authentifiziert werden (RSA-Verfahren mit asymetrischem Schlüsselpaar).
„Ideal geeignet ist ProWebDMS vor allem für Unternehmen und Organisationen, die Dokumente von mehreren Standorten oder Niederlassungen aus anlegen, bearbeiten und verwalten möchten“, erklärt Entwickler Dr. Christian Krauss. „Hier spielt die Webapplikation ihre volle Stärke aus, denn Dateien sind jederzeit und von überall aus via Internet verfügbar und immer auf dem jeweils neuesten Stand. Das vereinfacht die Abläufe und hilft dabei, doppelte Arbeit durch Abstimmungs- und Freigabeprozesse deutlich zu reduzieren.“
Preise und Verfügbarkeit:
Das Dokumentenmanagementsystem ProWebDMS ist sowohl als Stand-alone-Software als auch als Erweiterung von ProWebDB ab sofort verfügbar. Als Einzellösung liegen die monatlichen Kosten je Benutzer abhängig von der Anzahl der Anwender zwischen 6 und 14 Euro zzgl. MwSt. Speicher auf den ProWebDB-Servern kann ab 19 Euro monatlich gemietet werden.
